Συγκέντρωση από πολλές εισόδους
Email, μεταφόρτωση στο web, φωτογραφία: ένας ενιαίος χώρος ανά οργανισμό, για πολλούς χρήστες.
Διαχείριση εγγράφων
Διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: από το ταξινομημένο αρχείο στο έγγραφο που οδηγεί σε ενέργεια
Η διαχείριση εγγράφων σε μια επιχείρηση δεν περιορίζεται στο «έχουμε ένα Drive». Στόχος είναι να γνωρίζετε τι είναι ένα έγγραφο, ποιος πρέπει να ενεργήσει και πώς θα το βρείτε αργότερα. Το DocPilot απευθύνεται σε οργανισμούς που θέλουν να συγκεντρώσουν έγγραφα και συμβάσεις με ένα επίπεδο ευφυΐας και έγκρισης — χωρίς να εγκαταστήσουν ένα παραδοσιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Αποθήκευση ≠ διαχείριση
Οι κοινόχρηστοι φάκελοι συσσωρεύουν αντίγραφα. Τα ονόματα αρχείων αποκλίνουν. Κανείς δεν ξέρει αν η έκδοση «τελικό_v3» είναι υπογεγραμμένη ούτε ποιος την ενέκρινε.
- Κρίσιμα έγγραφα ανακατεμένα με πρόχειρα
- Αναζήτηση που περιορίζεται στο όνομα αρχείου
- Καμία σύνδεση μεταξύ εγγράφου και επιχειρησιακής απόφασης
- Δύσκολη ένταξη των νέων συνεργατών («πού να ψάξω;»)
Ένα ζωντανό σημείο αναφοράς, όχι αποθήκη
Το DocPilot παραλαμβάνει τα έγγραφα, προτείνει μια καρτέλα (τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, ποσά), τα κατευθύνει σε ροή εργασιών όταν χρειάζεται και στη συνέχεια τα αρχειοθετεί σε έναν χώρο με φίλτρα. Η διαχείριση εγγράφων γίνεται επιχειρησιακή διαδικασία, όχι δενδροειδής δομή φακέλων προς συντήρηση.
Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.
Οι πυλώνες μιας χρήσιμης διαχείρισης εγγράφων
Υποβοηθούμενα μεταδεδομένα
Η AI προτείνει τα πεδία· ο άνθρωπος εγκρίνει. Λιγότερη χειροκίνητη ταξινόμηση, πιο αξιόπιστα δεδομένα.
Επιχειρησιακή αναζήτηση
Φιλτράρετε ανά τύπο, προμηθευτή, ποσό, κατάσταση έγκρισης — πέρα από τη βασική αναζήτηση πλήρους κειμένου.
Δικαιώματα και πεδία πρόσβασης
Κάθε χρήστης βλέπει ό,τι αφορά τον ρόλο του, χωρίς να εκτίθεται ολόκληρο το αρχείο εγγράφων.
Συνήθεις περιπτώσεις
Διοίκηση που θέλει να «βλέπει τα ουσιώδη»
Καταστάσεις και έγγραφα προτεραιότητας χωρίς να ανοίγετε κάθε συνημμένο.
Οικονομικό τμήμα και τιμολόγια συνδεδεμένα με συμβάσεις
Αντιστοιχίστε τιμολόγια, εντολές αγοράς και συμβάσεις στο ίδιο σημείο αναφοράς.
Σταδιακή αντικατάσταση των κοινόχρηστων φακέλων
Ξεκινήστε από τις κρίσιμες ροές (συμβάσεις, εγκρίσεις) και επεκταθείτε στη συνέχεια.
Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.
Οφέλη
- Μία πηγή αλήθειας ανά οργανισμό
- Έγγραφα συνδεδεμένα με κατάσταση και υπευθύνους
- Λιγότερος χαμένος χρόνος στην αναζήτηση της σωστής έκδοσης
- Στέρεη βάση για ελέγχους και επιχειρησιακή συμμόρφωση
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Ποια η διαφορά μεταξύ διαχείρισης εγγράφων και συστήματος διαχείρισης εγγράφων;
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS — στα γαλλικά «GED», gestion électronique des documents) είναι συχνά η ονομασία του λογισμικού που υποστηρίζει τη διαχείριση εγγράφων. Στην πράξη, η «διαχείριση εγγράφων» περιγράφει την επιχειρησιακή ανάγκη· το «σύστημα διαχείρισης εγγράφων» τον τύπο της λύσης. Το DocPilot καλύπτει και τις δύο οπτικές με μια πιο ελαφριά προσέγγιση από τα παραδοσιακά συστήματα.
Μπορούμε να αποθηκεύσουμε και άλλα έγγραφα εκτός από συμβάσεις;
Ναι: προσφορές, τιμολόγια, πρόσθετες πράξεις, σαρωμένα έγγραφα, συνημμένα που λαμβάνετε μέσω email — όπου χρειάζεται καρτέλα, αναζήτηση ή έγκριση.
Πρέπει να μεταφέρουμε όλο το ιστορικό μονομιάς;
Όχι. Πολλές ομάδες ξεκινούν με τις νέες ροές και στη συνέχεια εισάγουν σταδιακά το κρίσιμο ιστορικό.
Είναι το DocPilot multi-tenant;
Ναι: κάθε οργανισμός διαθέτει τον δικό του απομονωμένο χώρο, με τους χρήστες, τις ροές και τα έγγραφά του.
Θεματική ενότητα
SEO cluster: διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση
Η βασική σελίδα του blog και 15 δορυφορικά άρθρα καλύπτουν διακριτές προθέσεις αναζήτησης — κύκλος ζωής, μεταδεδομένα, ΓΚΠΔ (GDPR), μετάβαση, κριτήρια επιλογής. Κάθε άρθρο παραπέμπει εδώ και στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocPilot. Καμία επικάλυψη με το cluster των συμβάσεων.
Κεντρική σελίδαΠλήρης οδηγός — βασική σελίδαΕμπορική σελίδαΕμπορική σελίδα — επιχειρησιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων
- ΕνημερωτικήΟ κύκλος ζωής ενός εγγράφουΑπό την καταχώριση έως την αρχειοθέτηση: τα βήματα που πρέπει να γίνουν ορατά.
- ΕνημερωτικήΜεταδεδομένα εγγράφωνΠοια πεδία να συμπληρώνετε για να βρίσκετε και να ελέγχετε.
- ΕνημερωτικήΔικαιώματα πρόσβασης στα έγγραφαΠοιος βλέπει τι, χωρίς να εκτίθεται ολόκληρο το αρχείο.
- ΕνημερωτικήΠολιτική διατήρησηςΔιάρκειες, αρμοδιότητες και ελεγχόμενη διαγραφή.
- ΕνημερωτικήΓρήγορη εύρεση ενός εγγράφουΕπιχειρησιακή αναζήτηση πέρα από το όνομα αρχείου.
- ΕνημερωτικήΈκδοση αναφοράςΜία πηγή αλήθειας, τα πρόχειρα αλλού.
- ΕνημερωτικήΔιακυβέρνηση εγγράφωνΚανόνες, ρόλοι και αποφάσεις για το σημείο αναφοράς.
- ΕνημερωτικήΓΚΠΔ και διαχείριση εγγράφωνΠρόσβαση, διατήρηση και αποδείξεις χωρίς υπερβολική ταξινόμηση.
- ΕνημερωτικήΈνταξη νέων συνεργατών: πού να ψάξουνΛιγότερα «ρώτα τη Μαρία» από την πρώτη μέρα.
- ΕνημερωτικήΨηφιοποίηση έντυπου αρχείουΙεράρχηση, σάρωση, ευρετηρίαση — χωρίς να παγώσουν όλα.
- ΕνημερωτικήΔείκτες παρακολούθησης συστήματος διαχείρισης εγγράφωνΧρήσιμοι KPI για τη διοίκηση και τα τμήματα.
- ΕμπορικήΤο κόστος της κακής διαχείρισηςΧαμένος χρόνος, κίνδυνοι και πολύ αργές αποφάσεις.
- ΕμπορικήΜετάβαση σε σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΑπό τον φάκελο δικτύου σε ένα ζωντανό σημείο αναφοράς.
- ΕμπορικήΣύστημα διαχείρισης εγγράφων στο cloud για ΜμΕCloud, υιοθέτηση και ρεαλιστικό εύρος.
- ΕμπορικήΚριτήρια επιλογής συστήματος διαχείρισης εγγράφων (ΜμΕ)Πλαίσιο απόφασης χωρίς εξάμηνο έργο.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
- ΟικονομικάΣυγκεντρώστε τιμολόγια, προσφορές, αναφορές εξόδων και στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών, εξαγάγετε ποσά και συμβαλλόμενα μέρη, εγκρίνετε μέσω ροής εργασίας και αναζητήστε χωρίς Excel. DocPilot για το οικονομικό τμήμα.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: ο πλήρης οδηγόςΠλήρης οδηγός για τη διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: ορισμός, κύκλος ζωής, μεταδεδομένα, δικαιώματα, διατήρηση και μέθοδος για να περάσετε από την απλή αποθήκευση σε ένα αξιοποιήσιμο αποθετήριο.
- Η έκδοση αναφοράς ενός εγγράφου στην επιχείρησηΠώς να διατηρείτε μια έκδοση αναφοράς για ένα έγγραφο της επιχείρησης: πηγή αλήθειας, προσχέδια, αντίγραφα και ιχνηλασιμότητα — χωρίς σύγχυση με τη διαχείριση εκδόσεων των συμβάσεων.
- Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρησηΤα στάδια του κύκλου ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρηση: καταγραφή, ευρετηρίαση, χρήση, έκδοση αναφοράς, αρχειοθέτηση — χωρίς να συγχέεται με ένα απλό αρχείο τοποθετημένο κάπου.
Για να μάθετε περισσότερα
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
- Αναζήτηση εγγράφωνΗ εύρεση ενός όρου, ενός τιμολογίου ή μιας έκδοσης παίρνει ώρες. Το DocPilot ευρετηριάζει τίτλο, OCR και μεταδεδομένα· το DocpilotAI απαντά με παραπομπές πάνω στον φάκελο.
- Διαχείριση εγγράφωνΣύνολο πρακτικών και συστημάτων (συχνά ένα DMS / σύστημα διαχείρισης εγγράφων) για τη δημιουργία, ταξινόμηση, κοινή χρήση, έγκριση και αρχειοθέτηση των εταιρικών εγγράφων.
- DocPilot vs Google DriveΑντικειμενική σύγκριση DocPilot και Google Drive: λειτουργίες, χρήσεις, αυτοματοποίηση, ροές εργασιών, αναζήτηση, OCR και διαχείριση εγγράφων. Πότε να χρησιμοποιείτε το καθένα.
Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι
Περάστε στην πράξη
Περάστε σε μια διαχείριση εγγράφων που οδηγεί σε ενέργεια
Συγκεντρώστε τα έγγραφα και τις συμβάσεις σας από σήμερα — δωρεάν δοκιμή ή καθοδηγούμενη επίδειξη.