Ενιαία παραλαβή
Μεταφόρτωση στο web, εισερχόμενο email ή κινητό: το έγγραφο μπαίνει στην ίδια ροή.
Ροή έγκρισης
Μια σαφής ροή έγκρισης, από την παραλαβή έως την αρχειοθέτηση
Ένα έγγραφο που παραλαμβάνεται είναι χρήσιμο μόνο αν περάσει από μια αξιόπιστη ροή: ποιος το αναλύει, σε ποιον ανατίθεται, ποιος εγκρίνει, ποιος ειδοποιείται, πού αρχειοθετείται. Το DocPilot τυποποιεί αυτή τη διαδρομή σε μία ενιαία ροή εργασιών, ορατή και ιχνηλάσιμη — χωρίς αυτοσχέδιες αλυσίδες email.
Τυπική διαδρομή
Έξι βήματα, ένας μόνο φάκελος
Το ίδιο έγγραφο περνά από παραλαβή, ανάλυση, ανάθεση, έγκριση, ειδοποίηση και αρχειοθέτηση — χωρίς αλλαγή εργαλείου.
01
Παραλαβή εγγράφου
Ενιαία είσοδος
02
Ανάλυση
OCR + ΤΝ
03
Ανάθεση
Δρομολόγηση
04
Έγκριση
Απόφαση
05
Ειδοποίηση
Ειδοποιήσεις
06
Αρχειοθέτηση
Αναζήτηση
Προσομοίωση DocPilot
Διαδραστική επίδειξη της ροής εργασίας
Ξεκινήστε τη ροή: η προσομοίωση σταματά στην έγκριση — εσείς αποφασίζετε για να συνεχίσουν η ειδοποίηση και η αρχειοθέτηση.
Διαδραστική επίδειξη
Παραλαβή → ανάλυση → ανάθεση → έγκριση → ειδοποίηση → αρχειοθέτηση
Παραλαβή
PDF που ήρθε μέσω εισερχόμενου email
Ανάλυση
OCR + εξαγωγή με ΤΝ
Ανάθεση
Δρομολόγηση στις Προμήθειες
Έγκριση
Ανθρώπινη απόφαση
Ειδοποίηση
Ενημέρωση εμπλεκομένων
Αρχείο
Αναζητήσιμος φάκελος
Βήμα 1 / 6
Παραλαβή εγγράφου
PDF που ήρθε μέσω εισερχόμενου email
contrat_nordlog_2026.pdf
Μέσω email · inbound@docpilot.app
Ιστορικό ροής
- Αναμονή για έναρξη…
Έτοιμο να παρουσιάσει τη ροή εργασίας του DocPilot.
Όταν η «ροή εργασιών» περιορίζεται σε ένα γραμματοκιβώτιο
Χωρίς τυποποιημένα βήματα, κάθε έγγραφο καταλήγει στο ίδιο χάος: συνημμένο, υπενθύμιση, λησμονιά. Κανείς δεν βλέπει την κατάσταση ούτε τον επόμενο υπεύθυνο.
- Έγγραφο που παραλήφθηκε αλλά ποτέ δεν διεκπεραιώθηκε πραγματικά
- Ανάλυση και ταξινόμηση «στο περίπου»
- Ασαφής ανάθεση: ποιος έχει τη σκυτάλη;
- Προφορική έγκριση χωρίς ίχνος, χειροκίνητες ειδοποιήσεις, τυχαία αρχειοθέτηση
Έξι βήματα, ένας φάκελος
Το DocPilot συνδέει παραλαβή → ανάλυση (OCR / AI) → ανάθεση → έγκριση → ειδοποίηση → αρχειοθέτηση. Ο ίδιος φάκελος περιέχει το αρχείο, την καρτέλα, την κατάσταση και το ημερολόγιο ενεργειών.
Δείτε επίσης το γλωσσάριο ροών εργασίας, τη σελίδα έγκριση συμβάσεων ή τον οδηγό αυτοματοποίηση εγκρίσεων.
Τι καλύπτει η ροή εργασιών του DocPilot
Υποβοηθούμενη ανάλυση
Το OCR και η εξαγωγή με AI προτείνουν τύπο, συμβαλλόμενα μέρη, ποσά και ημερομηνίες — προς επιβεβαίωση πριν από τη συνέχεια.
Στοχευμένη ανάθεση
Ο σωστός εγκρίνων (πρόσωπο, ρόλος ή τμήμα) σύμφωνα με τους επιχειρησιακούς σας κανόνες.
Ιχνηλάσιμη έγκριση
Έγκριση ή απόρριψη με αιτιολογία· κάθε απόφαση φέρει χρονοσήμανση στον φάκελο.
Ειδοποιήσεις
Οι συμμετέχοντες ειδοποιούνται κατά την ανάθεση και στις αλλαγές κατάστασης — χωρίς Excel υπενθυμίσεων.
Αρχειοθέτηση με δυνατότητα αναζήτησης
Μετά την έγκριση, το έγγραφο παραμένει εύκολο να βρεθεί, μαζί με την καρτέλα και το ιστορικό του.
Περιπτώσεις χρήσης της ροής
Συμβάσεις και πρόσθετες πράξεις
Νομικό τμήμα και έπειτα διοίκηση ανάλογα με το ποσό· ειδοποίηση των εμπλεκομένων· αρχειοθέτηση του υπογεγραμμένου.
Διοικητικά έγγραφα
Παραλαβή → ταξινόμηση → έγκριση από τον προϊστάμενο → ειδοποίηση ανθρώπινου δυναμικού / διοικητικού → αρχειοθέτηση.
Προμηθευτές και αγορές
Δρομολόγηση προς προμήθειες / νομικό τμήμα, έγκριση από κινητό, αποδεικτικό ελέγχου στον φάκελο.
Οφέλη
- Ορατή κατάσταση σε κάθε βήμα της διαδρομής
- Αναγνωρίσιμος υπεύθυνος χωρίς υπενθυμίσεις του τύπου «σε ποιο σημείο είναι»
- Αποφάσεις που αποδεικνύονται σε περίπτωση ελέγχου
- Λιγότερα έγγραφα που χάνονται ανάμεσα σε γραμματοκιβώτια και φακέλους
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Ποια η διαφορά από μια απλή έγκριση συμβάσεων;
Η σελίδα για την έγκριση συμβάσεων αναλύει τις επιχειρησιακές ροές (ρόλοι, απορρίψεις, όρια). Εδώ βλέπετε ολόκληρη τη διαδρομή του εγγράφου — από την παραλαβή έως την αρχειοθέτηση — που εφαρμόζεται σε συμβάσεις και άλλα έγγραφα.
Χρειάζονται έξι βήματα για κάθε έγγραφο;
Όχι. Το διάγραμμα απεικονίζει την τυπική διαδρομή. Ρυθμίζετε συντομότερες ή μακρύτερες ροές ανάλογα με τον τύπο, το ποσό ή το τμήμα.
Είναι υποχρεωτική η ανάλυση πριν από την έγκριση;
Η εξαγωγή με AI επιταχύνει τη συμπλήρωση της καρτέλας· εσείς επιβεβαιώνετε τα βασικά πεδία. Χωρίς επιβεβαίωση, η ροή εργασιών δεν ξεκινά με μη ελεγμένα δεδομένα.
Ποιος λαμβάνει τις ειδοποιήσεις;
Ο εγκρίνων στον οποίο έχει ανατεθεί το έγγραφο και, ανάλογα με τις ρυθμίσεις, οι συμμετέχοντες στον φάκελο (αιτών, τμήμα, διοίκηση). Οι ειδοποιήσεις ακολουθούν την κατάσταση της ροής εργασιών.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Νομικό τμήμαΣυγκεντρώστε NDA, συμβάσεις και πρόσθετες πράξεις, εξαγάγετε τους βασικούς όρους, εγκρίνετε μέσω κυκλώματος και αρχειοθετήστε με ιστορικό. DocPilot για νομικές ομάδες.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Διαχείριση συμβάσεωνΠρακτικός οδηγός για τη διαχείριση εταιρικών συμβάσεων: κεντρικό αρχείο, εγκρίσεις, προθεσμίες, αρχειοθέτηση. Μέθοδος, βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και checklist.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Πώς να μη χάνονται οι συμβάσεις μέσα στα e-mail;Πώς να μη χάνονται οι συμβάσεις σας στα e-mail: εισαγωγή εγγράφων, ενιαίος φάκελος και τέλος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως αρχείο.
- Πώς να αυτοματοποιήσετε την έγκριση των συμβάσεων;Πώς να αυτοματοποιήσετε την έγκριση των συμβάσεων χωρίς να χάσετε τον έλεγχο: στάδια, υπεύθυνοι, ειδοποιήσεις και ίχνος των αποφάσεων.
- Πώς να συγκεντρώσετε κεντρικά τις συμβάσεις της επιχείρησής σας;Πρακτική μέθοδος για να συγκεντρώσετε τις συμβάσεις της επιχείρησής σας: μία πηγή αλήθειας, ενιαίος φάκελος, πρόσβαση και παρακολούθηση — χωρίς εκδόσεις σκορπισμένες στα e-mail.
Για να μάθετε περισσότερα
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Ροή εργασιώνΤυποποιημένη αλληλουχία βημάτων, ρόλων και κανόνων που οδηγεί ένα έγγραφο από την παραλαβή στην έγκριση ή στην αρχειοθέτηση.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Έγκριση συμβάσεωνΟργανώστε σαφείς ροές έγκρισης συμβάσεων: βήματα, ρόλοι, ειδοποιήσεις, αιτιολογημένες απορρίψεις και ημερολόγιο ελέγχου με το DocPilot.
- OCR εγγράφωνΜετατρέψτε PDF, σαρώσεις και φωτογραφίες σε δομημένα δεδομένα. Το DocPilot συνδυάζει OCR και εξαγωγή με AI για να προσυμπληρώνει τις καρτέλες σας — με ανθρώπινη επιβεβαίωση πριν από την έγκριση.
Γλωσσάριο ροών εργασίας · Συχνές ερωτήσεις DocPilot · Λύση για αργές εγκρίσεις · Δωρεάν λίστα ελέγχου
Περάστε στην πράξη
Ενεργοποιήστε την πρώτη σας ροή έγκρισης
Ρυθμίστε παραλαβή, βήματα και ειδοποιήσεις — δωρεάν δοκιμή ή επίδειξη με την τρέχουσα διαδικασία σας.