Μετάβαση στο περιεχόμενο
DocPilot

Συμβάσεις προμηθευτών

Διαχείριση συμβάσεων προμηθευτών: από το συνημμένο στην επιχειρησιακή παρακολούθηση

Οι συμβάσεις προμηθευτών συγκεντρώνουν τον επιχειρησιακό κίνδυνο: αυξήσεις τιμών, SLA, προειδοποιήσεις, σιωπηρή ανανέωση. Οι προμήθειες και το νομικό τμήμα χρειάζονται τον ίδιο ενημερωμένο φάκελο. Το DocPilot συγκεντρώνει αυτές τις συμβάσεις, εξάγει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για τον έλεγχο και συντονίζει την έγκριση μεταξύ τμημάτων.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξηΔωρεάν λίστα ελέγχου

Η σύμβαση προμηθευτή χαμένη στο email

Ο πωλητής του προμηθευτή στέλνει το PDF μαζί με την εντολή αγοράς. Ο αγοραστής το αρχειοθετεί «κάπου». Η προειδοποίηση 90 ημερών γίνεται αντιληπτή μόνο εκ των υστέρων.

  • Καμία ενιαία εικόνα των τρεχουσών δεσμεύσεων
  • Προειδοποιήσεις και ημερομηνίες λήξης που λείπουν από τα εργαλεία προμηθειών
  • Απόκλιση μεταξύ υπογεγραμμένης προσφοράς, εντολής αγοράς και σύμβασης-πλαισίου
  • Υπεργολάβοι και πολλαπλά συνημμένα χωρίς σωστή σύνδεση

Ένας ζωντανός φάκελος προμηθευτή στο DocPilot

Παραλάβετε τη σύμβαση (ή την πρόσθετη πράξη) μέσω email ή μεταφόρτωσης, επικυρώστε την καρτέλα (προμηθευτής, ποσό, λήξη, προειδοποίηση), ξεκινήστε τη ροή προμήθειες → νομικό τμήμα → διοίκηση όταν χρειάζεται και διατηρήστε το έγγραφο διαθέσιμο στην αναζήτηση για ανανεώσεις και διαφορές.

Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες χρήσιμες για τις προμήθειες

Εξαγωγή πεδίων προμηθευτή

Στοιχεία προμηθευτή, ποσά, ημερομηνίες και προειδοποιήσεις προτείνονται αυτόματα για ταχύτερη διεκπεραίωση.

Ροή προμηθειών / νομικού τμήματος

Ξεκαθαρίστε ποιος αμφισβητεί την τιμή και ποιος τον όρο, χωρίς να μπερδεύονται οι αλυσίδες email.

Συσχέτιση εγγράφων

Κρατήστε συμβάσεις, πρόσθετες πράξεις και συνδεδεμένα έγγραφα στον ίδιο χώρο του οργανισμού.

Ειδοποιήσεις μέσω παρακολούθησης ημερομηνιών

Οι προθεσμίες που εξάγονται χρησιμεύουν στην ιεράρχηση των ανανεώσεων — πριν από τον αγώνα της τελευταίας στιγμής.

Περιπτώσεις χρήσης για τις προμήθειες

Ανανέωση χωρίς συνεχείς υπενθυμίσεις

Προβλέψτε τις λήξεις συμβάσεων χάρη στις ημερομηνίες της καρτέλας, όχι χάρη στη μνήμη του καθενός.

Υπεργολάβος με πολλά συνημμένα

Συγκεντρώστε τη σύμβαση-πλαίσιο και τα παραρτήματα που φτάνουν σε πολλές αποστολές.

Υπογεγραμμένη προσφορά ≠ σύμβαση

Χειριστείτε την υπογεγραμμένη προσφορά ως δέσμευση προς έγκριση και αρχειοθέτηση, μέχρι την οριστική σύμβαση.

Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για τις προμήθειες και το νομικό τμήμα

  • Λιγότερες ανανεώσεις «έκπληξη»
  • Καλύτερη συνεργασία προμηθειών–νομικού τμήματος
  • Φάκελοι προμηθευτών έτοιμοι σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς
  • Λιγότερος χρόνος στην αναζήτηση της σωστής έκδοσης

Συχνές ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Αντικαθιστά το DocPilot ένα εργαλείο προμηθειών / ERP;

Όχι. Το DocPilot συμπληρώνει το ERP διαχειριζόμενο το συμβατικό έγγραφο, την έγκριση και την αρχειοθέτησή του. Οι παραγγελίες και τα τιμολόγια για αναλυτική λογιστική παραμένουν στο σύστημα προμηθειών σας.

Μπορούμε να διαχειριζόμαστε πολλούς προμηθευτές στον ίδιο χώρο;

Ναι. Ο χώρος του οργανισμού φιλοξενεί όλες τις συμβάσεις σας· τα φίλτρα και τα μεταδεδομένα σάς επιτρέπουν να εστιάσετε σε έναν προμηθευτή.

Πώς αντιμετωπίζονται οι πρόσθετες πράξεις;

Ως αυτοτελή έγγραφα, συνδεδεμένα με την ίδια διαδρομή έγκρισης, με τα δικά τους ποσά και ημερομηνίες όταν χρειάζεται.

Μπορούν οι ομάδες προμηθειών να εγκρίνουν από κινητό;

Ναι. Η έγκριση από κινητό αποτρέπει τις καθυστερήσεις κατά τις μετακινήσεις ή τις απογραφές προμηθευτών.

Λύσεις ανά τμήμα

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Για να μάθετε περισσότερα

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι

Περάστε στην πράξη

Ελέγξτε τις συμβάσεις προμηθευτών σας χωρίς παράλληλο υπολογιστικό φύλλο

Δοκιμάστε το DocPilot ή ζητήστε μια επίδειξη με έμφαση στις προμήθειες και το νομικό τμήμα.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξηΚατεβάστε τη λίστα ελέγχου