Λύση · Μεσαίες επιχειρήσεις

Μια μεσαία επιχείρηση χρειάζεται ένα κοινό σημείο αναφοράς, όχι πέντε Drive

Σε μια μεσαία επιχείρηση, ο όγκος και ο αριθμός των εγκρινόντων ξεπερνούν τους αυτοσχεδιασμούς με email / Excel. Το DocPilot προσφέρει μια ενιαία διαδρομή — παραλαβή, εξαγωγή με DocpilotAI, επιβεβαίωση, ροές πολλαπλών βημάτων με SLA και ειδοποιήσεις — απομονώνοντας ταυτόχρονα την πρόσβαση ανά ρόλο, τμήμα και τομέα. Πακέτο Business σε αυτοεξυπηρέτηση· Enterprise κατόπιν προσφοράς αν το απαιτεί η διακυβέρνηση.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Τι φρενάρει μια μεσαία επιχείρηση στα κρίσιμα έγγραφα

Κάθε τμήμα έχει τις συνήθειές του. Χωρίς κοινό σημείο αναφοράς, οι χρόνοι κύκλου εκτοξεύονται και η διοίκηση χάνει την ορατότητα.

Ροές νομικό τμήμα → προμήθειες → οικονομικό τμήμα → διοίκηση που χάνονται στα email
Ασαφή δικαιώματα: πάρα πολλοί βλέπουν τα πάντα ή κανείς δεν βρίσκει τον φάκελο
Προθεσμίες και πρόσθετες πράξεις δύσκολο να παρακολουθηθούν σε επίπεδο πολλών τμημάτων
Χρονοβόρα προετοιμασία ελέγχου ή εσωτερικού ελέγχου
Εργαλεία «enterprise» πολύ βαριά, ελαφριά εργαλεία πολύ περιορισμένα

Ροή εργασιών για μεσαίες επιχειρήσεις στο DocPilot

Μια ελεγχόμενη διαδρομή από το εισερχόμενο έγγραφο μέχρι το αρχείο, με βήματα και πεδία πρόσβασης που αντικατοπτρίζουν την πραγματική οργάνωση.

Κεντρική παραλαβή
Εισερχόμενο email του χώρου σας, μεταφόρτωση στο web ή κινητό: όλα καταλήγουν στον ίδιο χώρο, συνδεδεμένα με το σωστό τμήμα ή τομέα.
Ταξινόμηση και εξαγωγή
Το OCR + DocpilotAI προτείνουν τύπο και πεδία (συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες)· ο βαθμός καθοδηγεί την ανθρώπινη επιβεβαίωση.
Επιχειρησιακή επιβεβαίωση
Ο αρμόδιος του τμήματος επιβεβαιώνει ή διορθώνει πριν από την έναρξη της ροής — απαραίτητο όταν διαδέχονται η μία την άλλη πολλές ομάδες.
Ροή πολλαπλών βημάτων
Απαρτία, SLA, απόρριψη και αίτημα τροποποιήσεων: ειδοποιήσεις κατά την ανάθεση και σε περίπτωση υπέρβασης. Έγκριση από web και κινητό.
Παρακολούθηση και αρχείο
Αναζήτηση ανά τύπο, τμήμα, τομέα· ερωτήσεις στο DocpilotAI· ημερολόγιο ελέγχου για τους ελέγχους και τη διοίκηση.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες προσαρμοσμένες στην κλίμακα μιας μεσαίας επιχείρησης

Τμήματα και τομείς

Οργανώστε έγγραφα και δικαιώματα σύμφωνα με τη δική σας επιχειρησιακή δομή — όχι μόνο με κοινόχρηστους φακέλους.

Πλούσιες ροές εργασιών

Πολλαπλά βήματα, ανάθεση ανά ρόλο / τμήμα / πρόσωπο, SLA και ειδοποιήσεις για λιγότερες ουρές που λιμνάζουν.

DocpilotAI στον φάκελο

Ερωτήσεις σε ένα ή περισσότερα επιλεγμένα έγγραφα, για να προετοιμάσετε μια νομική εξέταση ή μια επιτροπή χωρίς να ξαναδιαβάσετε όλα τα PDF.

Business ή Enterprise

Business για να εγκρίνετε περισσότερους φακέλους, συχνότερα. Enterprise κατόπιν προσφοράς: όρια χρήσης, υποστήριξη και ειδικές ανάγκες.

Περιπτώσεις χρήσης για μεσαίες επιχειρήσεις

Συμβάσεις-πλαίσιο και πρόσθετες πράξεις σε πολλά τμήματα

Σύμβαση-πλαίσιο, πρόσθετες πράξεις και συνδεδεμένα έγγραφα στην ίδια διαδρομή, με διαδοχικές εγκρίσεις από νομικό τμήμα και προμήθειες.

Εγκρίσεις από τη διοίκηση

Η γενική διεύθυνση διεκπεραιώνει τους φακέλους που απαιτούν την απόφασή της από το web ή το κινητό, με σαφές ιστορικό.

Προετοιμασία εσωτερικού ελέγχου

Έκδοση αναφοράς, ενέργειες έγκρισης και σχόλια συνδεδεμένα με το έγγραφο — λιγότερη χειροκίνητη ανασύνθεση.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για τη μεσαία επιχείρηση

Ένα κοινό σημείο αναφοράς για νομικό τμήμα, προμήθειες, οικονομικό τμήμα και διοίκηση
Πιο προβλέψιμοι χρόνοι κύκλου χάρη στα SLA και τις ειδοποιήσεις
Διακυβέρνηση της πρόσβασης χωρίς έργο παραδοσιακού συστήματος διαχείρισης εγγράφων
Μετάβαση στο Enterprise αν το απαιτήσουν οι όγκοι ή η ανάγκη υποστήριξης

Συχνές ερωτήσεις

Αντικαθιστά το DocPilot μια σουίτα CLM «enterprise»;

Το DocPilot καλύπτει την επιχειρησιακή διαδρομή (είσοδος, εξαγωγή, έγκριση, αρχείο, έλεγχος). Δεν είναι πλήρες CLM ούτε εργαλείο υπογραφής. Πολλές μεσαίες επιχειρήσεις δεν χρειάζονται εξάμηνο έργο CLM για να αποκτήσουν καλύτερο έλεγχο.

Πώς διαχειρίζεστε πολλά τμήματα χωρίς να τα ανακατεύετε όλα;

Μέσω των ρόλων, των τμημάτων και των τομέων: ο καθένας βλέπει μόνο το δικό του πεδίο, ενώ όλοι μοιράζονται το ίδιο προϊόν και τις ίδιες ροές όταν χρειάζεται.

Αρκεί το Starter για μια μεσαία επιχείρηση;

Συχνά όχι, μόλις αυξηθεί ο αριθμός των χρηστών και των εγκρίσεων. Το Business έχει σχεδιαστεί για αυτούς τους όγκους· το Enterprise συζητείται κατόπιν προσφοράς.

Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα;

Σε υποδομή cloud στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Απομόνωση multi-tenant: κάθε οργανισμός έχει τον δικό του χώρο.

Λύσεις ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Άλλα πλαίσια και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot