Σύστημα διαχείρισης εγγράφων · ορισμός

Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση; Ορισμός, λειτουργία, οφέλη

Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (DMS, στα γαλλικά «GED») περιλαμβάνει τις πρακτικές και τα εργαλεία που επιτρέπουν την παραλαβή, την ταξινόμηση, την αναζήτηση, την έγκριση και την αρχειοθέτηση των εγγράφων της επιχείρησης έξω από τα γραμματοκιβώτια και τους κοινόχρηστους φακέλους. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων δεν είναι ένας απλός δίσκος στο cloud: συνδέει κάθε έγγραφο με μεταδεδομένα, δικαιώματα πρόσβασης, εκδόσεις και, συχνά, ροές έγκρισης.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Γιατί οι επιχειρήσεις υιοθετούν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Χωρίς κοινό σημείο αναφοράς, κάθε τμήμα επινοεί τη δική του δομή φακέλων. Οι εκδόσεις πολλαπλασιάζονται, τα δικαιώματα γίνονται αδιαφανή και ένας έλεγχος μετατρέπεται σε ολόκληρο έργο.

Πολλαπλές εκδόσεις χωρίς μία πηγή αλήθειας
Έγγραφα κλεισμένα σε προσωπικά γραμματοκιβώτια
Δικαιώματα πρόσβασης που κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει
Αναζήτηση που εξαρτάται από τη μνήμη των συνεργατών
Αρχεία που φεύγουν μαζί με τους συνεργάτες

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Το έγγραφο εισέρχεται (μεταφόρτωση, email, σάρωση ή φωτογραφία), ευρετηριάζεται με μεταδεδομένα (τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, κατάσταση) και ταξινομείται σύμφωνα με δικαιώματα πρόσβασης, και στη συνέχεια ακολουθεί ροή έγκρισης όταν χρειάζεται. Μόλις εγκριθεί, παραμένει διαθέσιμο στην αναζήτηση, με εκδόσεις και ιχνηλασιμότητα, μέχρι το τέλος του χρόνου διατήρησής του. Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης εγγράφων προσθέτει OCR και εξαγωγή με AI ώστε τα μεταδεδομένα να συμπληρώνονται χωρίς να τα πληκτρολογούν οι ομάδες.

Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.

Οι λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Καταχώριση και ψηφιοποίηση

Μεταφόρτωση στο web, αποκλειστική διεύθυνση email, σάρωση ή φωτογραφία από κινητό: όλα τα κανάλια καταλήγουν στο ίδιο σημείο αναφοράς.

Ευρετηρίαση και μεταδεδομένα

Τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, ποσά, κατάσταση: οι πληροφορίες που σας επιτρέπουν να βρίσκετε ένα έγγραφο και να θέτετε προτεραιότητες.

Αναζήτηση

Αναζήτηση πλήρους κειμένου (χάρη στο OCR) και επιχειρησιακά φίλτρα, αντί να ψάχνετε σε μια δομή φακέλων.

Δικαιώματα πρόσβασης και εκδόσεις

Ο καθένας βλέπει ό,τι αφορά τον ρόλο του· μία μόνο έκδοση ισχύει και οι προηγούμενες παραμένουν διαθέσιμες για προβολή.

Ροές έγκρισης

Βήματα, υπεύθυνοι και ειδοποιήσεις για τα έγγραφα που δεσμεύουν την επιχείρηση.

Αρχειοθέτηση και ιχνηλασιμότητα

Χρόνοι διατήρησης, ιστορικό ενεργειών και ημερολόγιο ελέγχου: το σύστημα αποδεικνύει ποιος έκανε τι και πότε.

Παραδείγματα χρήσης στην επιχείρηση

Συμβάσεις

Υπογεγραμμένη έκδοση, συνδεδεμένες πρόσθετες πράξεις, ορατές προθεσμίες και προειδοποιήσεις: ο φάκελος της σύμβασης παραμένει πλήρης.

Τιμολόγια και λογιστικά παραστατικά

Αντιστοίχιση με προσφορές και εντολές αγοράς, έγκριση και διατήρηση.

Φάκελοι ανθρώπινου δυναμικού

Πρόσβαση μόνο για τα κατάλληλα προφίλ, πλήρη δικαιολογητικά εργαζομένων, ελεγχόμενη διατήρηση.

Διαδικασίες και έγγραφα ποιότητας

Μία μόνο έκδοση σε ισχύ, διαθέσιμη στις σωστές ομάδες, με ιστορικό αναθεωρήσεων.

Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.

Τα οφέλη ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Μία μόνο έκδοση αναφοράς ανά έγγραφο
Έγγραφα που βρίσκονται σε δευτερόλεπτα, όχι σε ώρες
Δικαιώματα πρόσβασης σαφή και επαληθεύσιμα
Καταγεγραμμένες εγκρίσεις, χρήσιμες τόσο σε έλεγχο όσο και σε διαφορά
Ένα αρχείο που δεν εξαρτάται πλέον από τις αποχωρήσεις
Λιγότερη επαναπληκτρολόγηση χάρη στο OCR και την AI

Συχνές ερωτήσεις

Τι σημαίνει DMS (σύστημα διαχείρισης εγγράφων);

DMS σημαίνει Document Management System, δηλαδή σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (στα γαλλικά GED ή GEIDE). Ο όρος περιγράφει τόσο την προσέγγιση όσο και το λογισμικό που συγκεντρώνει, ευρετηριάζει, προστατεύει και αρχειοθετεί τα έγγραφα.

Ποια η διαφορά ανάμεσα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και το Google Drive ή το SharePoint;

Ένας χώρος κοινής χρήσης αποθηκεύει αρχεία σε φακέλους. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων προσθέτει επιχειρησιακά μεταδεδομένα, καταστάσεις, δικαιώματα ανά ρόλο, ροές έγκρισης και ημερολόγιο ελέγχου. Πολλές επιχειρήσεις κρατούν το Drive για τα πρόχειρα και χρησιμοποιούν το σύστημα διαχείρισης εγγράφων για τα έγγραφα αναφοράς.

Ποια η διαφορά ανάμεσα σε σύστημα διαχείρισης εγγράφων και διαχείριση εγγράφων;

Η διαχείριση εγγράφων είναι η προσέγγιση: κανόνες ταξινόμησης, δικαιωμάτων και διατήρησης. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι το εργαλείο που την εφαρμόζει στην καθημερινότητα.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να εγκατασταθεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων;

Εξαρτάται από το πεδίο εφαρμογής. Ξεκινώντας από μια πιλοτική ροή (για παράδειγμα τις συμβάσεις προμηθευτών) και ελάχιστα μεταδεδομένα, μια ΜμΕ μπορεί να είναι έτοιμη σε λίγες ημέρες· τα υπόλοιπα επεκτείνονται ροή προς ροή.

Ποιες παγίδες πρέπει να αποφύγετε;

Να συγχέετε την κοινή χρήση αρχείων με ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και να μοντελοποιείτε υπερβολικά από την πρώτη μέρα: πάρα πολλοί τύποι και πεδία σκοτώνουν την υιοθέτηση. Ξεκινήστε από τα απολύτως απαραίτητα και εμπλουτίστε στη συνέχεια.

Είναι το DocPilot σύστημα διαχείρισης εγγράφων;

Ναι: το DocPilot συγκεντρώνει, ευρετηριάζει, προστατεύει την πρόσβαση και καταγράφει τις ενέργειες στα έγγραφα. Προσθέτει εξαγωγή με AI και ροές έγκρισης από τη στιγμή που το έγγραφο εισέρχεται. Για να συγκρίνετε λύσεις, δείτε τη σελίδα μας για το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων.

Λύσεις ανά τμήμα

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Για να μάθετε περισσότερα

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι