Καταχώριση και εισαγωγή
Διεύθυνση υποβολής ανά οργανισμό, μεταφόρτωση, καταχώριση από κινητό — ακόμη και από υποκατάστημα ή εν κινήσει.
Σύστημα διαχείρισης εγγράφων
Σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις: τα ουσιώδη, χωρίς την πολυπλοκότητα του παρελθόντος
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις πρέπει να διασφαλίζει καταχώριση, ευρετηρίαση, αναζήτηση, δικαιώματα πρόσβασης και ιχνηλασιμότητα. Οι παραδοσιακές λύσεις προσθέτουν συχνά άκαμπτα σχέδια ταξινόμησης και μακροχρόνια έργα. Το DocPilot προσφέρει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με AI: το έγγραφο εισέρχεται, η καρτέλα συμπληρώνεται, η ροή έγκρισης ξεκινά και το αρχείο παραμένει αξιοποιήσιμο.
Γιατί τα κλασικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων φρενάρουν τις ΜμΕ
Η ανάγκη είναι πραγματική (συγκέντρωση, εύρεση, ιχνηλασιμότητα), αλλά το κόστος εγκατάστασης και υιοθέτησης ξεπερνά συχνά το άμεσο όφελος για μικρές ομάδες.
- Βαριά παραμετροποίηση πριν από το πρώτο χρήσιμο έγγραφο
- Περιβάλλον σχεδιασμένο για αρχειονόμους, όχι για τα επιχειρησιακά στελέχη
- Ελάχιστη βοήθεια στη συμπλήρωση των μεταδεδομένων
- Ροές εργασιών ανύπαρκτες ή αποκομμένες από την καθημερινότητα (email, κινητό)
DocPilot, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων προσανατολισμένο στη διαδρομή
Καταχώριση (email, μεταφόρτωση, φωτογραφία), OCR και εξαγωγή με DocpilotAI, επιβεβαίωση, ροές εργασιών, ειδοποιήσεις, αναζήτηση, ημερολόγιο ελέγχου, εφαρμογή για κινητά. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων γίνεται το σημείο όπου διεκπεραιώνετε, όχι μόνο εκεί όπου ταξινομείτε.
Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.
Λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων που καλύπτονται
Υποβοηθούμενη ευρετηρίαση
Μεταδεδομένα που προτείνονται αυτόματα, με βαθμό εμπιστοσύνης, ώστε να μην υπάρχουν κενές καρτέλες.
Αναζήτηση και προβολή
Επιχειρησιακά φίλτρα και πρόσβαση ανάλογα με τους ρόλους του χώρου εργασίας.
Διατήρηση και απόδειξη ενεργειών
Ιστορικό εγκρίσεων και ενεργειών: χρήσιμο για να αποδείξετε ποιος αποφάσισε τι.
Προφίλ που επιλέγουν το DocPilot ως σύστημα διαχείρισης εγγράφων
ΜμΕ χωρίς αποκλειστικό τμήμα πληροφορικής
Ανάγκη για λειτουργικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων χωρίς μαζικό έργο ταξινόμησης.
Μεσαίες επιχειρήσεις με πολλά τμήματα
Νομικό τμήμα, προμήθειες και οικονομικό τμήμα μοιράζονται το ίδιο σημείο αναφοράς με ξεχωριστές ροές.
Ομάδες που ήδη δουλεύουν με email
Η εισαγωγή μέσω email περιορίζει την αλλαγή συνηθειών.
Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.
Τα οφέλη ενός ελαφριού συστήματος διαχείρισης εγγράφων
- Αξία από τα πρώτα κιόλας έγγραφα
- Υιοθέτηση μέσω των καναλιών που ήδη χρησιμοποιούνται (email, κινητό)
- Μικρότερη εξάρτηση από ένα τέλειο σχέδιο ταξινόμησης
- Εγγενής σύνδεση έγκρισης και αρχειοθέτησης
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το DocPilot σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Ναι, με την έννοια ότι συγκεντρώνει, ευρετηριάζει, προστατεύει την πρόσβαση και καταγράφει τις ενέργειες στα έγγραφα. Το διαφοροποιητικό στοιχείο είναι η εξαγωγή με AI και οι ενσωματωμένες ροές έγκρισης.
Αντικαθιστά το SharePoint ή ένα Drive;
Για τις κρίσιμες ροές εγγράφων (συμβάσεις, έγγραφα προς έγκριση), ναι, ως επιχειρησιακό σημείο αναφοράς. Τα αρχεία συνεργατικής εργασίας (τα καθημερινά πρόχειρα Office) μπορούν να παραμείνουν στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε.
Τι ισχύει για τη συμμόρφωση και τον ΓΚΠΔ;
Το DocPilot είναι multi-tenant, με ημερολόγιο ελέγχου και ρόλους. Κάθε πελάτης παραμένει υπεύθυνος για τις επεξεργασίες του· το DocPilot ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία στο πλαίσιο της σύμβασης. Για λεπτομέρειες, δείτε την πολιτική απορρήτου.
Υπάρχει εφαρμογή για κινητά;
Ναι, σε Android και iOS: καταχώριση, προβολή και έγκριση εν κινήσει.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
- Γενική διεύθυνσηΠαρακολουθήστε εγκρίσεις, κρίσιμα έγγραφα και αρμοδιότητες μεταξύ τμημάτων: πίνακας ελέγχου, ροές εργασίας, ειδοποιήσεις και αναζήτηση. DocPilot για τη γενική διεύθυνση.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Η έκδοση αναφοράς ενός εγγράφου στην επιχείρησηΠώς να διατηρείτε μια έκδοση αναφοράς για ένα έγγραφο της επιχείρησης: πηγή αλήθειας, προσχέδια, αντίγραφα και ιχνηλασιμότητα — χωρίς σύγχυση με τη διαχείριση εκδόσεων των συμβάσεων.
- Μεταδεδομένα εγγράφων: τα ελάχιστα χρήσιμαΠοια μεταδεδομένα εγγράφων να συμπληρώνετε στην επιχείρηση για να βρίσκετε, να φιλτράρετε και να παρακολουθείτε — χωρίς εγκυκλοπαιδικό σχέδιο ταξινόμησης.
- Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρησηΤα στάδια του κύκλου ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρηση: καταγραφή, ευρετηρίαση, χρήση, έκδοση αναφοράς, αρχειοθέτηση — χωρίς να συγχέεται με ένα απλό αρχείο τοποθετημένο κάπου.
Για να μάθετε περισσότερα
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Διάσπαρτα έγγραφαΓραμματοκιβώτια, τοπικοί δίσκοι, Drive και κοινόχρηστοι φάκελοι κατακερματίζουν τα έγγραφά σας. Το DocPilot συγκεντρώνει καταγραφή, ταξινόμηση και αναζήτηση σε ένα ενιαίο κεντρικό αρχείο.
- Αναζήτηση εγγράφωνΗ εύρεση ενός όρου, ενός τιμολογίου ή μιας έκδοσης παίρνει ώρες. Το DocPilot ευρετηριάζει τίτλο, OCR και μεταδεδομένα· το DocpilotAI απαντά με παραπομπές πάνω στον φάκελο.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΣύστημα που συγκεντρώνει τα εταιρικά έγγραφα, τα ταξινομεί με μεταδεδομένα, διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης και υποστηρίζει τον κύκλο ζωής τους.
Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι
Περάστε στην πράξη
Δοκιμάστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων σχεδιασμένο για τις συμβάσεις και τα έγγραφά σας
Ξεκινήστε δωρεάν ή ζητήστε μια επίδειξη προσαρμοσμένη στον οργανισμό σας.