Μετάβαση στο περιεχόμενο
DocPilot

Πρόβλημα · Λήξεις συμβάσεων

Η λήξη ήταν στο PDF. Δεν ήταν στη διαδικασία.

Τρεις μήνες αργότερα από όσο έπρεπε, κάποιος ανοίγει ξανά τη σύμβαση και ανακαλύπτει προθεσμία καταγγελίας 90 ημερών. Η σύμβαση με τον προμηθευτή έχει ήδη ανανεωθεί. Η διοίκηση ρωτά γιατί κανείς δεν ειδοποίησε. Η συνηθισμένη απάντηση: η ημερομηνία ήταν «κάπου μέσα στο PDF» ή σε ένα Excel που κανείς δεν ανοίγει πια.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξη

Η απρόσμενη σιωπηρή ανανέωση

Χαρακτηριστικά σημάδια στην επιχείρηση:

  • Υπολογιστικό φύλλο λήξεων μη συγχρονισμένο με τα πραγματικά PDF
  • Προθεσμία καταγγελίας που δεν υπολογίζεται (λήξη − προθεσμία = ημερομηνία απόφασης)
  • Ο υπεύθυνος της απόφασης δεν ορίζεται ποτέ
  • Ειδοποιήσεις e-mail που αγνοούνται επειδή δεν συνδέονται με τον φάκελο

Τι κοστίζει μια ξεχασμένη λήξη

Μια ανανέωση που υφίσταστε, μια καταγγελία που δεν είναι πια δυνατή, μια χαμένη επαναδιαπραγμάτευση: το πρόβλημα δεν είναι ημερολογιακό, είναι οργανωτικό.

Δεσμευμένος προϋπολογισμός

Αυτόματη ανανέωση ενώ ήταν δυνατός ένας διαγωνισμός ή μια μείωση όγκου.

Πίεση σε νομικό τμήμα και προμήθειες

Απόφαση που πρέπει να ληφθεί επειγόντως, χωρίς χρόνο για διαπραγμάτευση ούτε για ήρεμη έγκριση.

Απώλεια εσωτερικής εμπιστοσύνης

Η διοίκηση βλέπει δυσλειτουργία στη διαχείριση, όχι «ξεχασμένη ημερομηνία».

Επαναφέρετε την ημερομηνία στο ίδιο εργαλείο με τη σύμβαση

Το DocPilot εξάγει τις χρήσιμες ημερομηνίες στην καρτέλα, τις κάνει ορατές μαζί με τον φάκελο και βασίζεται σε εργασίες / ειδοποιήσεις για την ιεράρχηση — αντί για ένα διακοσμητικό ημερολόγιο.

  1. Εξαγωγή των ημερομηνιών κατά την είσοδο

    Με την παραλαβή της σύμβασης ή της πρόσθετης πράξης, η υποβοηθούμενη εξαγωγή προτείνει λήξη, ποσά και συμβαλλόμενα μέρη· εσείς επιβεβαιώνετε πριν από την έγκριση.

  2. Η καρτέλα ως επιχειρησιακή πηγή

    Η ημερομηνία «ζει» μαζί με το έγγραφο: δεν χρειάζεστε πια ένα Excel που αποκλίνει από την πρώτη κιόλας πρόσθετη πράξη.

  3. Ιεράρχηση πριν από την ημερομηνία απόφασης

    Η αναζήτηση, τα φίλτρα και οι ειδοποιήσεις εργασιών βοηθούν να αναδεικνύονται οι φάκελοι πριν από την κρίσιμη λήξη.

Excel-φάντασμα έναντι καρτέλας συνδεδεμένης με τη σύμβαση

Παράλληλη παρακολούθηση

  • Ημερομηνίες που καταχωρίζονται με το χέρι, συχνά ελλιπείς
  • Πρόσθετες πράξεις που δεν μεταφέρονται στο υπολογιστικό φύλλο
  • Ειδοποίηση χωρίς σύνδεσμο προς το PDF ή τον υπεύθυνο

Παρακολούθηση στο DocPilot

  • Ημερομηνίες στην καρτέλα της σύμβασης (μετά από ανθρώπινη επιβεβαίωση)
  • Φάκελος, κατάσταση και ιστορικό στο ίδιο σημείο
  • Ιεράρχηση μέσω εργασιών αντί για μεμονωμένες υπενθυμίσεις

Τι κάνει μια λήξη αξιοποιήσιμη

Μεταδεδομένα καρτέλας

Λήξη και βασικά πεδία ορατά χωρίς να ανοίγετε ξανά ολόκληρο το PDF σε κάθε επισκόπηση του χαρτοφυλακίου.

Ροή εργασίας απόφασης

Όταν πλησιάζει η λήξη, η διαχείριση (επαναδιαπραγμάτευση, καταγγελία, ανανέωση) μπορεί να ακολουθήσει ένα κύκλωμα με ανάθεση — όχι μια απλή υπενθύμιση μέσω e-mail.

DocpilotAI πάνω στο κείμενο

Για να επαληθεύσετε μια προθεσμία καταγγελίας ή έναν όρο ανανέωσης, κάντε ερωτήσεις στο έγγραφο με παραπομπές αντί να ξαναδιαβάσετε 40 σελίδες.

Συχνές ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Στέλνει το DocPilot αυτόματες ειδοποιήσεις 90 / 30 ημέρες πριν;

Οι ημερομηνίες που εξάγονται στην καρτέλα, η αναζήτηση και οι ειδοποιήσεις εργασιών βοηθούν στην ιεράρχηση πριν από τη λήξη. Βαθμονομήστε τη διαδικασία (επισκόπηση χαρτοφυλακίου + εργασίες) ανάλογα με την κρισιμότητα — αντί για ένα ημερολόγιο αποσυνδεδεμένο από τον φάκελο.

Τι κάνουμε αν η προθεσμία καταγγελίας δεν αναφέρεται στο PDF;

Καταγράψτε την στην καρτέλα μετά από ανθρώπινο έλεγχο ή σημειώστε ότι λείπει. Το σημαντικό είναι η αβεβαιότητα να είναι ορατή, όχι κρυμμένη σε ένα PDF που δεν έχει διαβαστεί.

Ενημερώνουν οι πρόσθετες πράξεις τη λήξη;

Κάθε πρόσθετη πράξη μπορεί να αντιμετωπιστεί ως συνδεδεμένο έγγραφο στη διαδρομή· ενημερώστε την καρτέλα (ημερομηνίες, ποσό) κατά την επιβεβαίωση ώστε να διατηρείτε μία ενιαία πηγή.

Δείτε επίσης ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Προβλήματα και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot

Περάστε στην πράξη

Εντάξτε τις επόμενες λήξεις σας στη διαδικασία

Δοκιμάστε το DocPilot σε ένα χαρτοφυλάκιο συμβάσεων ή ζητήστε μια επίδειξη για να δείτε την εξαγωγή ημερομηνιών και την ιεράρχηση των φακέλων.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξη