Έγκριση συμβάσεων

Έγκριση συμβάσεων: μια σαφής ροή αντί για ατελείωτες υπενθυμίσεις

Η έγκριση συμβάσεων συχνά αποτυγχάνει λόγω έλλειψης διαδικασίας: το PDF κυκλοφορεί, τα σχόλια χάνονται, η απόρριψη δεν αιτιολογείται, η διοίκηση δεν βλέπει πού κολλάει η διαδικασία. Το DocPilot τυποποιεί τη ροή — ποιος εγκρίνει, με ποια σειρά, με ποιες ειδοποιήσεις — κρατώντας το έγγραφο και την καρτέλα του στο επίκεντρο.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Όταν η έγκριση γίνεται «μέσω chat»

Ένα προφορικό ναι, ένα emoji, ένα email «εντάξει από μένα»: τίποτα δεν συνδέεται με το έγγραφο. Σε περίπτωση αμφιβολίας, κανείς δεν βρίσκει την απόφαση.

Ασαφής σειρά έγκρισης (το νομικό τμήμα πριν ή μετά τις προμήθειες;)
Χειροκίνητες υπενθυμίσεις που ξεχνιούνται
Απορρίψεις χωρίς αξιοποιήσιμη αιτιολογία για τη διόρθωση
Καμία συνολική εικόνα των φακέλων σε αναμονή

Ροές έγκρισης στο DocPilot

Μετά την εξαγωγή και την επιβεβαίωση της καρτέλας, η σύμβαση μπαίνει σε ροή: βήματα, εγκρίνοντες, ειδοποιήσεις. Έγκριση ή αιτιολογημένη απόρριψη από το web ή το κινητό. Κάθε ενέργεια καταγράφεται.

Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες στην υπηρεσία της έγκρισης

Ροές πολλαπλών βημάτων

Διαδοχή νομικού τμήματος, προμηθειών, διοίκησης ανάλογα με τον τύπο ή το ποσό.

Ειδοποιήσεις και ουρά αναμονής

Κάθε εγκρίνων βλέπει τι τον περιμένει· οι υπενθυμίσεις δεν εξαρτώνται πλέον από παρακολούθηση σε Excel.

Αιτιολογημένη απόρριψη

Ένα δομημένο σχόλιο αποτρέπει τα ασαφή πήγαινε-έλα και επιταχύνει τη διόρθωση.

Έγκριση από κινητό

Εγκρίνετε μια πρόσθετη πράξη από το τρένο ή από τις εγκαταστάσεις ενός πελάτη, χωρίς να χάνεται το ίχνος.

Παραδείγματα ροών

Όριο ανάλογα με το ποσό

Κάτω από X €: μόνο οι προμήθειες. Πάνω από αυτό: νομικό τμήμα και έπειτα διοίκηση.

NDA και τυποποιημένες συμβάσεις

Σύντομη ροή για τα ήδη οριοθετημένα υποδείγματα, μακρά ροή για τις παρεκκλίσεις.

Επείγουσες πρόσθετες πράξεις

Ιεράρχηση στην ουρά και έγκριση από κινητό ώστε να μη μπλοκάρεται μια συναλλαγή.

Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη

Ρητές αρμοδιότητες σε κάθε βήμα
Μετρήσιμοι χρόνοι έγκρισης
Απόδειξη για το ποιος αποφάσισε, χρήσιμη σε έλεγχο
Λιγότερες καθυστερήσεις λόγω απουσιών (ορατότητα + κινητό)

Συχνές ερωτήσεις

Μπορούμε να έχουμε πολλές ροές έγκρισης;

Ναι. Ορίζετε ροές εργασιών προσαρμοσμένες στους τύπους εγγράφων ή στους εσωτερικούς κανόνες (ποσό, είδος σύμβασης κ.λπ.).

Τι συμβαίνει σε περίπτωση απόρριψης;

Η απόρριψη καταγράφεται με αιτιολογία. Το έγγραφο μπορεί να διορθωθεί και να επιστρέψει στη ροή, ανάλογα με την οργάνωσή σας.

Πρέπει όλοι οι εγκρίνοντες να έχουν λογαριασμό;

Ναι, οι συμμετέχοντες στη ροή είναι χρήστες του χώρου εργασίας του οργανισμού, με τα κατάλληλα δικαιώματα.

Πώς ιεραρχείτε χωρίς Excel;

Οι ουρές αναμονής, οι καταστάσεις και τα μεταδεδομένα (ποσό, λήξη) σας επιτρέπουν να διεκπεραιώνετε πρώτα ό,τι είναι κρίσιμο — χωρίς παράλληλο υπολογιστικό φύλλο.

Λύσεις ανά τμήμα

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Για να μάθετε περισσότερα

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι

Περάστε στην πράξη

Δομήστε τις εγκρίσεις των συμβάσεών σας

Ρυθμίστε μια πρώτη ροή σε λίγα λεπτά — δωρεάν δοκιμή ή επίδειξη με την τρέχουσα διαδικασία σας.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Κατεβάστε τη λίστα ελέγχου