Μετάβαση στο περιεχόμενο
DocPilot

Λύση · ΜμΕ

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων χρήσιμο από τον πρώτο μήνα, όχι σε έξι

Μια ΜμΕ δεν χρειάζεται ένα υπερβολικά σύνθετο σύστημα εγγράφων. Χρειάζεται να συγκεντρώσει συμβάσεις και έγγραφα, να ξέρει ποιος πρέπει να εγκρίνει και να βρίσκει την έκδοση αναφοράς — ακόμη και από ένα υποκατάστημα ή εν κινήσει. Το DocPilot συνδυάζει παραλαβή από πολλά κανάλια, OCR/DocpilotAI, ροές και ημερολόγιο ελέγχου, σε αυτοεξυπηρέτηση με τα πακέτα Starter ή Business.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξηΔωρεάν λίστα ελέγχου

Τα προβλήματα με τα έγγραφα στις ΜμΕ

Το Drive, το email και το Excel αντέχουν για λίγο. Μετά οι εκδόσεις αποκλίνουν, οι προθεσμίες περνούν και κανείς δεν ξέρει πού βρίσκεται το υπογεγραμμένο.

  • Κρίσιμα έγγραφα διάσπαρτα μεταξύ έδρας, υποκαταστημάτων και γραμματοκιβωτίων
  • Νομικό τμήμα, προμήθειες και οικονομικό τμήμα που δεν μοιράζονται το ίδιο σημείο αναφοράς
  • Εγκρίσεις που καθυστερούν ελλείψει υπευθύνου και ειδοποιήσεων
  • Η αναζήτηση της υπογεγραμμένης έκδοσης παίρνει πολύ χρόνο
  • Κανένα σαφές ιστορικό σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς

Ροή εργασιών για ΜμΕ στο DocPilot

Από το πεδίο ή το email μέχρι το κοινό αρχείο, με ανθρώπινη επιβεβαίωση εκεί όπου μετρά η ουσία.

  1. Παραλαβή από πολλά κανάλια

    Εισερχόμενο email, μεταφόρτωση στο web ή φωτογραφία από υποκατάστημα: το αρχείο μπαίνει στον χώρο της επιχείρησης, όχι σε ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο.

  2. OCR, ταξινόμηση και εξαγωγή

    Το DocpilotAI προτείνει τον τύπο (σύμβαση προμηθευτή, NDA, συνδεδεμένο τιμολόγιο…) και συμπληρώνει την καρτέλα με βαθμό εμπιστοσύνης.

  3. Επιχειρησιακός έλεγχος

    Ο αρμόδιος (προμήθειες, νομικό τμήμα, διοικητικό τμήμα) επιβεβαιώνει ή διορθώνει πριν ξεκινήσει η ροή.

  4. Έγκριση από πολλά τμήματα

    Βήματα που ανατίθενται σε ρόλο, τμήμα ή πρόσωπο· ειδοποιήσεις στο web και στο κινητό ώστε τίποτα να μη μένει σε αναμονή εκτός γραφείου.

  5. Αναζήτηση και έλεγχος

    Φίλτρα ανά τύπο, τμήμα, τομέα· ερωτήσεις στο DocpilotAI· ημερολόγιο για το ποιος παρέλαβε, επιβεβαίωσε, ενέκρινε ή απέρριψε.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες στα μέτρα της ΜμΕ

Υιοθέτηση χωρίς τμήμα πληροφορικής

Παραμετροποίηση σε αυτοεξυπηρέτηση, απλές προσκλήσεις, κανένα σχέδιο ταξινόμησης που επιβάλλεται χειροκίνητα.

Εισερχόμενο email και κινητό

Τα έγγραφα φτάνουν όπως και σήμερα· η έγκριση και η φωτογραφία από το πεδίο μετρούν όσο και το PDF της έδρας.

Δικαιώματα ανά ρόλο και τμήμα

Ο καθένας βλέπει το δικό του πεδίο. Αρκετό για τις περισσότερες ΜμΕ, χωρίς περίπλοκο σύστημα δικαιωμάτων.

Ημερολόγιο ελέγχου

Ποιος ενέκρινε, πότε — χρήσιμο για τους εσωτερικούς ελέγχους και τις διαφορές, χωρίς επινοημένη πιστοποίηση.

Περιπτώσεις χρήσης για ΜμΕ

Νομικό τμήμα + προμήθειες στο ίδιο σημείο αναφοράς

NDA, συμβάσεις προμηθευτών και πρόσθετες πράξεις με σύντομες ροές και προθεσμίες ορατές στην καρτέλα.

Οικονομικό τμήμα και συνδεδεμένα έγγραφα

Προσφορές, τιμολόγια και συμβάσεις στον ίδιο χώρο με φίλτρα, χωρίς επαναπληκτρολόγηση σε Excel.

Διοικητικό τμήμα / διοίκηση σε πολλαπλά σημεία

Λιγότερα «ρώτα τη Μαρία»· μία πηγή αλήθειας για τους νέους συνεργάτες και τα υποκαταστήματα.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για τη ΜμΕ

  • Σταδιακή αντικατάσταση του Excel + Drive στις κρίσιμες ροές
  • Έναρξη σε εβδομάδες, όχι σε τρίμηνα
  • Σαφής τιμολόγηση σε ευρώ (Starter / Business)
  • Βάση έτοιμη να μεγαλώσει προς μια μεσαία επιχείρηση με πολλά τμήματα

Συχνές ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Ποια η διαφορά από το Google Drive ή το SharePoint;

Το Drive και το SharePoint διαπρέπουν στον διαμοιρασμό αρχείων. Το DocPilot προσθέτει μεταδεδομένα, ροές έγκρισης και ημερολόγιο ελέγχου — τον κρίκο που λείπει για τις συμβάσεις και τα κρίσιμα έγγραφα.

Από πού να ξεκινήσετε χωρίς να μεταφέρετε τα πάντα;

Μια πιλοτική ροή (συμβάσεις προμηθευτών ή NDA): είσοδος μέσω email, εξαγωγή, απλή ροή έγκρισης. Έπειτα επέκταση στα άλλα τμήματα.

Είναι το DocPilot σχεδιασμένο για τη γαλλική αγορά;

Ναι: περιβάλλον και υποστήριξη στα γαλλικά, φιλοξενία στην ΕΕ, διαδρομή προσαρμοσμένη σε ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις. Δείτε επίσης τη σελίδα για τις γαλλικές επιχειρήσεις.

Χρειάζεται έργο υλοποίησης συστήματος διαχείρισης εγγράφων πολλών μηνών;

Όχι. Ο στόχος είναι ένα πρώτο χρήσιμο έγγραφο γρήγορα. Οι παραδοσιακές σουίτες διαχείρισης εγγράφων συχνά ξεπερνούν τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό μιας ΜμΕ.

Λύσεις ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Άλλα πλαίσια και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot

Περάστε στην πράξη

Δοκιμάστε το DocPilot στον ρυθμό μιας ΜμΕ

Δωρεάν λογαριασμός ή σύντομη επίδειξη: μια πραγματική ροή (συμβάσεις ή NDA), όχι παρουσίαση καταλόγου.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξηΚατεβάστε τη λίστα ελέγχου