Καταχώριση από πολλά κανάλια
Αποκλειστικό email, μεταφόρτωση στο web, φωτογραφία από κινητό: το έγγραφο εισέρχεται χωρίς να εξαρτάται από μια «τέλεια» κίνηση.
Λογισμικό διαχείρισης εγγράφων
Λογισμικό διαχείρισης εγγράφων: τα ουσιώδη για να αποφασίσετε, χωρίς έργο δύο ετών
Η αναζήτηση «λογισμικού διαχείρισης εγγράφων» στη Γαλλία καταλήγει συχνά σε παραδοσιακές σουίτες: άκαμπτα σχέδια ταξινόμησης, χρονοβόρα παραμετροποίηση, δύσκολη υιοθέτηση. Οι ΜμΕ και οι μεσαίες επιχειρήσεις χρειάζονται ένα εργαλείο που παραλαμβάνει τα έγγραφα, τα ευρετηριάζει, τα στέλνει για έγκριση και τα βρίσκει — γρήγορα. Το DocPilot προσφέρει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με AI σχεδιασμένο για αυτή τη διαδρομή, στα γαλλικά.
Γιατί αποτυγχάνει η επιλογή λογισμικού διαχείρισης εγγράφων
Αγοράζετε μια δομή φακέλων και λειτουργικές μονάδες· καταλήγετε με ένα συρτάρι για PDF. Χωρίς απλή είσοδο, χωρίς βοήθεια στην καρτέλα και χωρίς ροή έγκρισης, το σύστημα μένει ένας απομακρυσμένος δίσκος.
- Υλοποίηση και εκπαίδευση πολύ βαριές για μια μικρή ομάδα
- Μεταδεδομένα που μένουν κενά ελλείψει βοήθειας στη συμπλήρωση
- Ελάχιστη σύνδεση μεταξύ αρχειοθέτησης και επιχειρησιακής έγκρισης
- Περιβάλλοντα σχεδιασμένα για τον αρχειονόμο, όχι για τα επιχειρησιακά στελέχη
DocPilot: λογισμικό διαχείρισης εγγράφων προσανατολισμένο στη διαδρομή
Καταχώριση (email, μεταφόρτωση, φωτογραφία), OCR και εξαγωγή με DocpilotAI, ανθρώπινη επιβεβαίωση, ροές εργασιών, ειδοποιήσεις, αναζήτηση και ημερολόγιο ελέγχου. Επιλέγετε ένα λογισμικό που διεκπεραιώνει τα έγγραφα, όχι μόνο που τα ταξινομεί. Φιλοξενία στην Ευρωπαϊκή Ένωση.
Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.
Πλαίσιο επιλογής λογισμικού διαχείρισης εγγράφων
OCR και υποβοηθούμενη ευρετηρίαση
Τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, ποσά προτείνονται με βαθμό εμπιστοσύνης — λιγότερες κενές καρτέλες.
Ροές εργασιών και έλεγχος
Ροές έγκρισης και ημερολόγιο ενεργειών: το σύστημα αποδεικνύει ποιος αποφάσισε τι.
Χρόνος έναρξης
Αξία από τα πρώτα κιόλας έγγραφα, χωρίς μαζικό έργο ταξινόμησης πριν από την πρώτη μέρα.
Πότε το DocPilot είναι το σωστό λογισμικό διαχείρισης εγγράφων
Αντικατάσταση του Drive + Excel για τις κρίσιμες ροές
Συμβάσεις, έγγραφα προς έγκριση, φάκελοι προμηθευτών: ένα σημείο αναφοράς με κατάσταση, όχι φάκελος δικτύου.
ΜμΕ χωρίς αποκλειστικό τμήμα πληροφορικής
Παραμετροποίηση σε αυτοεξυπηρέτηση, υιοθέτηση μέσω email και κινητού.
Μεσαίες επιχειρήσεις με πολλά τμήματα
Νομικό τμήμα, προμήθειες, οικονομικό και διοικητικό τμήμα μοιράζονται το ίδιο εργαλείο με ξεχωριστές ροές.
Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.
Τι κερδίζετε
- Σαφής απόφαση αγοράς: συγκεκριμένα κριτήρια, όχι κατάλογος λειτουργικών μονάδων
- Χρήσιμο σύστημα διαχείρισης εγγράφων από τον πρώτο μήνα
- Μικρότερη εξάρτηση από ένα τέλειο σχέδιο ταξινόμησης
- Εγγενής σύνδεση έγκρισης και αρχειοθέτησης με δυνατότητα αναζήτησης
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Ποια η διαφορά μεταξύ «συστήματος διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις» και «λογισμικού διαχείρισης εγγράφων»;
Η σελίδα για το σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις περιγράφει την ανάγκη και την τοποθέτηση του προϊόντος. Αυτή η σελίδα σάς βοηθά να επιλέξετε λογισμικό: κριτήρια αγοράς, παγίδες, χρόνος έναρξης. Οι δύο αλληλοσυμπληρώνονται.
Αντικαθιστά το DocPilot ένα παραδοσιακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Για τις κρίσιμες ροές εγγράφων (συμβάσεις, εγκρίσεις, επιχειρησιακή αναζήτηση), ναι, ως επιχειρησιακό σημείο αναφοράς. Τα καθημερινά συνεργατικά πρόχειρα μπορούν να παραμείνουν στα εργαλεία Office / Drive που χρησιμοποιείτε.
Τι ισχύει για τον ΓΚΠΔ και τη φιλοξενία;
Δεδομένα με φιλοξενία στην Ευρωπαϊκή Ένωση· πρόσβαση βάσει ρόλων και ημερολόγιο ελέγχου. Κάθε πελάτης παραμένει υπεύθυνος για τις επεξεργασίες του. Λεπτομέρειες στην πολιτική απορρήτου.
Πρέπει να μεταφέρουμε όλο το ιστορικό πριν ξεκινήσουμε;
Όχι. Πολλές ομάδες ξεκινούν με τις νέες ροές και στη συνέχεια εισάγουν σταδιακά το κρίσιμο ιστορικό.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Γενική διεύθυνσηΠαρακολουθήστε εγκρίσεις, κρίσιμα έγγραφα και αρμοδιότητες μεταξύ τμημάτων: πίνακας ελέγχου, ροές εργασίας, ειδοποιήσεις και αναζήτηση. DocPilot για τη γενική διεύθυνση.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Επιλογή συστήματος διαχείρισης εγγράφων για ΜμΕ: κριτήριαΚριτήρια για να επιλέξετε σύστημα διαχείρισης εγγράφων κατάλληλο για ΜμΕ: εύρος, υιοθέτηση, μεταδεδομένα, ροές εργασιών, τιμή και χρόνος μέχρι την απόδοση — χωρίς έργο έξι μηνών.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων στο cloud για ΜμΕ: τι μετράει πραγματικάΣύστημα διαχείρισης εγγράφων στο cloud για ΜμΕ: πλεονεκτήματα, σημεία προσοχής (ασφάλεια, υιοθέτηση, κόστος) και κριτήρια για να επιλέξετε μια ελαφριά λύση.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: ποιες είναι οι διαφορές;Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: οι πρακτικές διαφορές για μια επιχείρηση (έκδοση αναφοράς, ροές εργασιών, δικαιώματα, αναζήτηση, έλεγχος).
Για να μάθετε περισσότερα
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
- Λογισμικό εγγράφων για ΜμΕΕπιλέξτε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων κατάλληλο για ΜμΕ: συνολικό κόστος, υιοθέτηση χωρίς τμήμα πληροφορικής, εισερχόμενο email, κινητό και έλεγχος. Το πλαίσιο απόφασης του DocPilot.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Γαλλικές επιχειρήσειςΤο DocPilot υποστηρίζει γαλλικές ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις: σύστημα διαχείρισης εγγράφων με AI, διαχείριση συμβάσεων, αυτοματοποίηση εγγράφων, περιβάλλον στα γαλλικά, φιλοξενία στην ΕΕ και προσέγγιση σύμφωνη με τον ΓΚΠΔ (GDPR).
Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι
Περάστε στην πράξη
Αξιολογήστε το DocPilot ως λογισμικό διαχείρισης εγγράφων
Δημιουργήστε δωρεάν λογαριασμό ή κλείστε μια επίδειξη: ξεκινήστε από τα πραγματικά σας έγγραφα, όχι από μια γενική επίδειξη.