Λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων

Λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων: συγκεντρώστε, εγκρίνετε, προλάβετε κάθε προθεσμία

Το DocPilot είναι το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων για ομάδες που δεν διαθέτουν βαρύ σύστημα CLM: κάθε σύμβαση φτάνει μέσω email, μεταφόρτωσης ή φωτογραφίας, η AI ετοιμάζει την καρτέλα, η ροή έγκρισης τυποποιεί την απόφαση και οι προθεσμίες μαζί με την υπογεγραμμένη έκδοση παραμένουν ορατές. Ένα επιχειρησιακό σημείο αναφοράς, στα γαλλικά, με φιλοξενία στην ΕΕ.

Δοκιμάστε δωρεάν Δείτε την επίδειξη Ζητήστε επίδειξη

Τα προβλήματα που λύνει το DocPilot

Δεν είναι το PDF που κοστίζει ακριβά: είναι η απουσία κατάστασης, υπευθύνου και ορατής προθεσμίας. Προμήθειες, νομικό τμήμα και διοίκηση ρωτούν ο ένας τον άλλον «σε ποιο σημείο βρίσκεται η σύμβαση», ενώ το Excel και το Drive γίνονται εξ ανάγκης η πηγή αλήθειας.

Πολλαπλές εκδόσεις χωρίς μία ενιαία πηγή αλήθειας
Προθεσμίες και προειδοποιήσεις που εντοπίζονται πολύ αργά
Εγκρίσεις διάσπαρτες σε αλυσίδες email
Κανένα σαφές ιστορικό σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς
Υπολογιστικά φύλλα που αποκλίνουν μόλις τα ενημερώσουν δύο άτομα
Συμβάσεις προμηθευτών και NDA ανακατεμένες χωρίς αξιόπιστη κατάσταση

Ροή εργασίας

Έξι βήματα, ένας μόνο φάκελος σύμβασης

Κάθε σύμβαση (ή πρόσθετη πράξη) φτάνει μέσω email, μεταφόρτωσης ή φωτογραφίας. Το OCR και η AI προτείνουν τύπο, συμβαλλόμενα μέρη, ποσό, ημερομηνίες και προειδοποίηση· εσείς επιβεβαιώνετε· το έγγραφο ακολουθεί την κατάλληλη ροή. Μετά την έγκριση παραμένει διαθέσιμο στην αναζήτηση — με το ιστορικό των αποφάσεων και τις ειδοποιήσεις λήξης.

01
Παραλαβή
Email / ανέβασμα
02
Εξαγωγή
OCR + ΤΝ
03
Καρτέλα
Βασικά πεδία
04
Έγκριση
Ροή
05
Προθεσμίες
Καταγγελία
06
Αρχειοθέτηση
Αναζήτηση

Δείτε επίσης την έγκριση συμβάσεων, το OCR για συμβάσεις και τον πλήρη οδηγό.

Επίδειξη

Από το PDF που λάβατε στη μοναδική πηγή αλήθειας

Διαδραστική προσομοίωση: η καρτέλα συμπληρώνεται και η ροή σταματά στην έγκριση — εσείς αποφασίζετε για να συνεχίσουν οι προθεσμίες και η αρχειοθέτηση.

Επίδειξη — διαχείριση συμβάσεων

Παραλαβή → εξαγωγή → καρτέλα → έγκριση → προθεσμίες → αρχειοθέτηση

Παραλαβή
Εισερχόμενο PDF ή σάρωση
Εξαγωγή
OCR + βασικά πεδία
Καρτέλα
Μέρη, ποσό, ημερομηνίες
Έγκριση
Επιχειρησιακή ροή
Προθεσμίες
Καταγγελία & ανανέωση
Αρχείο
Μοναδική πηγή αλήθειας

Βήμα 1 / 6

Παραλαβή

Εισερχόμενο PDF ή σάρωση

cadre_alpes_services_2026.pdf

Μέσω email · symvaseis@i-etairia-sas.gr

Ιστορικό φακέλου

Αναμονή για έναρξη…

Έτοιμο να παρουσιάσει τον κύκλο ζωής στο DocPilot.

Δοκιμάστε με τις δικές σας συμβάσεις Δείτε τη δωρεάν δοκιμή

Λειτουργίες για τον έλεγχο των συμβάσεών σας

Δομημένη καρτέλα σύμβασης

Ποσό, προμηθευτής, λήξη, προειδοποίηση: τα πεδία που χρειάζεστε για να θέσετε προτεραιότητες, χωρίς χειροκίνητο σχέδιο ταξινόμησης.

Είσοδος από πολλά κανάλια

Εισερχόμενο email, μεταφόρτωση στο web ή φωτογραφία από κινητό: η σύμβαση δεν περιμένει τη «σωστή» κίνηση ταξινόμησης.

Ροές έγκρισης

Νομικό τμήμα, προμήθειες, διοίκηση: κάθε βήμα έχει υπεύθυνο, κατάσταση και ειδοποίηση.

Παρακολούθηση προθεσμιών

Προειδοποιήσεις και ανανεώσεις ορατές έξω από τα συνημμένα, ώστε να αποφασίζετε πριν από την αυτόματη ανανέωση.

Αναζήτηση και φίλτρα

Βρείτε μια σύμβαση ανά συμβαλλόμενο, τύπο, ποσό ή ημερομηνία — χωρίς να ανοίξετε δέκα κοινόχρηστους φακέλους.

Ημερολόγιο ελέγχου

Ποιος ενέκρινε, πότε και με ποιο σχόλιο: ένα ίχνος χρήσιμο τόσο για την εκτελεστική επιτροπή όσο και για έναν έλεγχο.

Περιπτώσεις χρήσης

Σύμβαση-πλαίσιο και πρόσθετες πράξεις

Κρατήστε τη σύμβαση-πλαίσιο και κάθε πρόσθετη πράξη στον ίδιο φάκελο, με ενημερωμένα ποσά και ημερομηνίες.

Παρακολούθηση ανανεώσεων

Προετοιμάστε επαναδιαπραγμάτευση ή καταγγελία χάρη στις προθεσμίες που εξάγονται, χωρίς παράλληλο υπολογιστικό φύλλο.

Συμβάσεις προμηθευτών

Προμήθειες και οικονομικό τμήμα μοιράζονται την ίδια κατάσταση, τα ίδια ποσά και το ίδιο ιστορικό έγκρισης.

Διαδικασία NDA

Σύντομη ροή ώστε οι συμφωνίες εμπιστευτικότητας να μη χάνονται πια στα γραμματοκιβώτια.

Πολλαπλά σημεία

Τα υποκαταστήματα στέλνουν σαρώσεις· η έδρα διατηρεί μία ενιαία εικόνα χωρίς βαρύ σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Προετοιμασία ελέγχου ή διαφοράς

Υπογεγραμμένη έκδοση, ιστορικό έγκρισης και συνδεδεμένα έγγραφα στο ίδιο σημείο.

Γιατί να επιλέξετε το DocPilot

Έναρξη την ίδια μέρα, χωρίς εξάμηνο έργο πληροφορικής
Λιγότερα «σε ποιο σημείο είναι;» μεταξύ τμημάτων
Αποφάσεις έγκρισης ορατές και με δυνατότητα υπενθύμισης
Προθεσμίες και προειδοποιήσεις αξιοποιήσιμες έξω από τα συνημμένα
Αρχειοθέτηση με δυνατότητα αναζήτησης μετά την υπογραφή
Περιβάλλον στα ελληνικά, δεδομένα με φιλοξενία στην ΕΕ

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το DocPilot λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων (CLM);

Το DocPilot καλύπτει τον επιχειρησιακό κύκλο ζωής: παραλαβή, εξαγωγή βασικών πληροφοριών, εσωτερική έγκριση, παρακολούθηση προθεσμιών και αρχειοθέτηση. Δεν είναι μια πλήρης σουίτα CLM με υποβοηθούμενη σύνταξη όρων ή προηγμένη συνεργατική διαπραγμάτευση — είναι το εργαλείο που ταιριάζει σε ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις που θέλουν γρήγορα ένα χρήσιμο σημείο αναφοράς.

Αντικαθιστά το DocPilot ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής;

Όχι. Το DocPilot εστιάζει στην παραλαβή, την εξαγωγή, την εσωτερική έγκριση και την αρχειοθέτηση. Η ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να παραμείνει στο εργαλείο που ήδη χρησιμοποιείτε· η υπογεγραμμένη σύμβαση επιστρέφει στη συνέχεια στο DocPilot.

Για ποιους τύπους συμβάσεων;

Συμβάσεις προμηθευτών, NDA, πρόσθετες πράξεις, υπογεγραμμένες προσφορές που λειτουργούν ως δεσμεύσεις, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών — όπου χρειάζεται παρακολούθηση, έγκριση και μεταγενέστερη αναζήτηση.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για να ξεκινήσετε;

Δημιουργείτε έναν χώρο εργασίας, προσκαλείτε τους εγκρίνοντες, ορίζετε μια απλή ροή και συνδέετε τη διεύθυνση email υποβολής. Οι πρώτες συμβάσεις μπορούν να διεκπεραιωθούν την ίδια μέρα.

Πώς συγκρίνεται το DocPilot με το Excel + Drive;

Το Excel και το Drive αποθηκεύουν· δεν προσφέρουν αξιόπιστη κατάσταση, ροή έγκρισης ή ημερολόγιο ελέγχου. Το DocPilot προσθέτει δομημένη καρτέλα, ροές εργασιών και ειδοποιήσεις λήξης από τη στιγμή που το έγγραφο εισέρχεται. Δείτε επίσης τα κριτήρια επιλογής λογισμικού.

Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στη διαχείριση συμβάσεων;

Η παραλαβή μέσω email, η εξαγωγή των βασικών πληροφοριών (τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες, προειδοποιήσεις), η δρομολόγηση στη σωστή ροή ανάλογα με τον τύπο ή το ποσό, οι ειδοποιήσεις και οι υπενθυμίσεις λήξης. Το DocPilot δεν συντάσσει συμβάσεις: η σύνταξη και η διαπραγμάτευση παραμένουν στα υποδείγματα και στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε.

Αντικαθιστά η αυτοματοποίηση τον νομικό ή τον υπεύθυνο προμηθειών;

Όχι. Αφαιρεί την επαναλαμβανόμενη εργασία ώστε να εστιάζουν στην ανάλυση, τη διαπραγμάτευση και τη λήψη αποφάσεων. Οι εγκρίσεις παραμένουν ανθρώπινες αποφάσεις, καταγεγραμμένες στο ημερολόγιο ελέγχου.

Πώς επιλέγετε λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων;

Δοκιμάστε τέσσερα σημεία με τις πραγματικές σας συμβάσεις: είσοδο από πολλά κανάλια (email, μεταφόρτωση, φωτογραφία), υποβοηθούμενη εξαγωγή με βαθμό εμπιστοσύνης, ροές που ρυθμίζονται χωρίς προγραμματισμό και ιχνηλασιμότητα των αποφάσεων. Ο οδηγός μας «Πώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων» αναλύει το πλαίσιο αξιολόγησης.

Λειτουργεί το λογισμικό σε κινητά;

Ναι. Η εφαρμογή για κινητά (Android και iOS) σας επιτρέπει να φωτογραφίζετε μια σύμβαση, να βλέπετε τις καρτέλες και να εγκρίνετε εν κινήσει.

Εμβάθυνση

Εμβαθύνετε στη διαχείριση συμβάσεων

Η μέθοδος αναφοράς και πρακτικά άρθρα: κύκλος ζωής, προειδοποιήσεις, πρόσθετες πράξεις, ρόλοι, έλεγχος, κριτήρια επιλογής.

Οδηγός αναφοράςΔιαχείριση συμβάσεων στην επιχείρηση: η μέθοδος Κριτήρια αγοράςΠώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων

Λύσεις ανά τμήμα

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Για να μάθετε περισσότερα

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Λύσεις ανά ρόλο · Συχνές ερωτήσεις DocPilot · Δωρεάν λίστα ελέγχου