Συχνές ερωτήσεις DocPilot

Το DocPilot είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με AI, multi-tenant: συγκεντρώνει έγγραφα και συμβάσεις, διαβάζει το περιεχόμενο (OCR + DocpilotAI) και στη συνέχεια συντονίζει τα κυκλώματα έγκρισης μέχρι την αρχειοθέτηση σε ένα αρχείο με δυνατότητα αναζήτησης.

Στα νομικά τμήματα, στα τμήματα προμηθειών και οικονομικών και στη γενική διεύθυνση, καθώς και στις ΜμΕ που θέλουν μια οργανωμένη διαδρομή για τα έγγραφά τους χωρίς πολύπλοκο έργο συστήματος διαχείρισης εγγράφων ή εξωτερική μηχανή BPM.

Τα διάσπαρτα έγγραφα, τις συμβάσεις που χάνονται μέσα στα e-mail, τις χειροκίνητες επανακαταχωρίσεις, τις αργές εγκρίσεις και την έλλειψη σαφούς εικόνας για την κατάσταση ενός φακέλου.

Ναι. Το DocPilot είναι ένα SaaS multi-tenant: κάθε οργανισμός διαθέτει τον δικό του χώρο. Ο ενεργός οργανισμός καθορίζεται από τη συνεδρία ταυτοποίησης, όχι από μια παράμετρο του πελάτη που μπορεί να παραποιηθεί. Η απομόνωση ενισχύεται στη βάση δεδομένων (RLS) και στην αποθήκευση αντικειμένων (αποκλειστικό πρόθεμα). Δείτε επίσης τη σελίδα Ασφάλεια.

Ο ιστότοπος και οι εφαρμογές του DocPilot φιλοξενούνται σε υποδομή cloud εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Όχι. Το προϊόν περιγράφει πρακτικές σχεδιασμού (απομόνωση multi-tenant, καταγραφή ελέγχου, αμετάβλητα πρωτότυπα, έλεγχος για ιούς κατά την εισαγωγή μέσω e-mail). Σε αυτόν τον ιστότοπο δεν διεκδικείται καμία πιστοποίηση ISO, SOC 2, HDS ούτε κάποια κανονιστική εγγύηση. Δείτε τη σελίδα Ασφάλεια.

Κατά την εισαγωγή μέσω e-mail, πραγματοποιείται έλεγχος για ιούς (ClamAV) πριν από το OCR και τη δρομολόγηση. Στις μεταφορτώσεις μέσω web ελέγχεται ο τύπος αρχείου (magic bytes) κατά την ολοκλήρωση· η πρόσβαση στα αρχεία γίνεται μέσω υπογεγραμμένων URL περιορισμένης διάρκειας.

Ναι. Ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου μόνο προσθήκης (append-only) καταγράφει τις ευαίσθητες ενέργειες και την εξέλιξη των ροών εργασίας: ποιος παρέλαβε, επιβεβαίωσε, ενέκρινε, απέρριψε ή ζήτησε τροποποίηση, και πότε.

Η υπηρεσία είναι σχεδιασμένη για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ (GDPR) (φιλοξενία στην ΕΕ, δικαιώματα των υποκειμένων, τεκμηριωμένοι εκτελούντες την επεξεργασία), χωρίς βεβαίωση απόλυτης συμμόρφωσης. Σύνοψη στη σελίδα ΓΚΠΔ· λεπτομέρειες για τις επεξεργασίες στην πολιτική απορρήτου.

Το OCR κάνει αναγνώσιμο το περιεχόμενο του αρχείου (εγγενές κείμενο ή οπτική αναγνώριση χαρακτήρων). Είναι το πρώτο βήμα της διαδικασίας ανάγνωσης, ξεχωριστό από το επιχειρησιακό κύκλωμα έγκρισης. Μπορεί επίσης να δημιουργηθεί μια προεπισκόπηση για την προβολή.

Ναι. Τα έγγραφα μπορούν να φτάσουν μέσω e-mail, μεταφόρτωσης στο web ή φωτογραφίας από κινητό. Στη συνέχεια η διαδικασία διαβάζει το αρχείο για να παραγάγει κείμενο αξιοποιήσιμο από την ταξινόμηση, την εξαγωγή και την αναζήτηση.

Ναι. Οι πάροχοι OCR (και LLM) επιλέγονται ανά οργανισμό. Το DocPilot δεν ισχυρίζεται ότι εκπαιδεύει μοντέλα με τις συμβάσεις σας.

Προτείνει έναν τύπο εγγράφου, εξάγει τα πεδία που προβλέπει αυτός ο τύπος (αριθμός, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, ποσά, βασικοί όροι κ.λπ.) και συμπληρώνει την καρτέλα με βαθμό εμπιστοσύνης και προέλευση. Εσείς επιβεβαιώνετε πριν ξεκινήσει το κύκλωμα.

Όχι. Το DocpilotAI προτείνει· οι εγκρίσεις παραμένουν ανθρώπινες και καταγράφονται. Η έγκριση, η απόρριψη ή το αίτημα τροποποίησης είναι ανθρώπινη απόφαση μέσα στη ροή εργασίας.

Το έγγραφο δεν προχωρά αυτόματα στη ροή εργασίας. Περνά σε ανθρώπινο έλεγχο: ένας εξουσιοδοτημένος χρήστης διορθώνει τα πεδία, το ιστορικό διατηρεί την προηγούμενη εξαγωγή και στη συνέχεια το κύκλωμα μπορεί να ξεκινήσει με τη διορθωμένη έκδοση. Τα πρωτότυπα δεν αντικαθίστανται ποτέ.

Επιλέγετε τον τύπο με ένα κλικ· η εξαγωγή ξεκινά ξανά σύμφωνα με το σχήμα που αντιστοιχεί σε αυτόν τον τύπο.

Μόλις το κείμενο είναι διαθέσιμο, επιλέγετε ένα ή περισσότερα έγγραφα και κάνετε μια ερώτηση. Το DocpilotAI απαντά με βάση το περιεχόμενο (βοηθός εγγράφων σε web και κινητό).

Όχι. Δεν διεκδικείται καμία εκπαίδευση με τις συμβάσεις σας. Η πολιτική OCR / μοντέλων AI (πάροχοι) μπορεί να οριστεί ανά οργανισμό.

Η σύμβαση είναι ένα επιχειρησιακό αντικείμενο διακριτό από το αρχείο: συμβαλλόμενα μέρη, ποσό, ημερομηνίες, τμήμα, υπεύθυνος, λήξη και σύνδεση με ένα ή περισσότερα έγγραφα. Η επιχειρησιακή της κατάσταση ακολουθεί την πρόοδο του κυκλώματος έγκρισης.

Όχι, αυτό δεν είναι σήμερα ο πυρήνας του προϊόντος. Το DocPilot συντονίζει τη ζωή των εγγράφων και των εγκρίσεων γύρω από τη σύμβαση (παραλαβή, ανάγνωση, κύκλωμα, αρχειοθέτηση).

Στο web: λίστα συμβάσεων (τίτλος, κωδικός, κατάσταση ροής εργασίας, τμήμα, υπεύθυνος, λήξη) και σύνδεση με το σχετικό έγγραφο. Στο κινητό: δημιουργία και παρακολούθηση μικρών συμβάσεων, συμπληρωματικά προς τα εισερχόμενα εγκρίσεων.

Όχι. Οι ροές εργασίας είναι εγγενείς: ορισμοί με εκδόσεις, μία ενεργή έκδοση ανά τύπο εγγράφου, εργασίες στα εισερχόμενα, ενέργειες έγκρισης και αμετάβλητο αρχείο καταγραφής. Το OCR και η εξαγωγή παραμένουν ξεχωριστή διαδικασία, που ενεργοποιείται πριν από το επιχειρησιακό κύκλωμα.

Κάθε οργανισμός ορίζει τα κυκλώματά του. Ένα βήμα μπορεί να ανατεθεί σε χρήστη, ρόλο, τμήμα (π.χ. νομικό) ή τομέα (π.χ. προμήθειες). Οι λειτουργίες «ένας αρκεί», «όλοι» ή απαρτία προσαρμόζουν την απόφαση στον τρόπο εργασίας της ομάδας.

Οι διαχειριστές του οργανισμού (και οι ρόλοι με τα αντίστοιχα δικαιώματα) δημοσιεύουν τους ορισμούς με εκδόσεις. Οι εγκρίνοντες διεκπεραιώνουν τις εργασίες χωρίς να τροποποιούν το κύκλωμα.

Μετά από επιτυχή δρομολόγηση του εγγράφου: επιβεβαιωμένος τύπος, επαρκής εμπιστοσύνη (ή ολοκληρωμένος ανθρώπινος έλεγχος) και ενεργή ροή εργασίας συνδεδεμένη με τον τύπο. Η εκτέλεση «κλειδώνει» στην έκδοση του κυκλώματος που ίσχυε τη στιγμή της εκκίνησης.

Οι ρόλοι συστήματος περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων: διαχειριστή οργανισμού (ομάδα, τμήματα, τομείς, ροές εργασίας), manager, εγκρίνοντα (εισερχόμενα), χρήστη (μεταφόρτωση και προβολή εντός του πεδίου του) και αναγνώστη (μόνο προβολή).

Από τη σελίδα Ομάδα, ένας διαχειριστής στέλνει πρόσκληση με συγκεκριμένο ρόλο. Ο συνεργάτης ενεργοποιεί τον λογαριασμό του μέσω του συνδέσμου που λαμβάνει με e-mail, συμπληρώνει τα στοιχεία του και επιλέγει κωδικό πρόσβασης, και στη συνέχεια εντάσσεται στον χώρο του οργανισμού.

Το web περιλαμβάνει το πλήρες σύστημα διαχείρισης εγγράφων, τη διαχείριση και τη ρύθμιση των ροών εργασίας. Το κινητό είναι σχεδιασμένο για τα εισερχόμενα εγκρίσεων (προβολή, έγκριση, απόρριψη, αίτημα τροποποίησης) και την ελαφριά παρακολούθηση συμβάσεων — όχι για να αντιγράψει ολόκληρο το σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Το DocPilot συνδυάζει έναν ρόλο (RBAC) και πεδία πρόσβασης: τμήμα, τομέα και δικαιώματα ανά έγγραφο (grants). Τα δικαιώματα ακολουθούν αυτή τη δομή· ο καθένας βλέπει μόνο το δικό του πεδίο.

Όχι απαραίτητα. Εκτός από τον ρόλο, η πρόσβαση μπορεί να περιοριστεί ανά τμήμα και ανά τομέα. Δύο εγκρίνοντες μπορούν επομένως να έχουν διαφορετικές ουρές εργασιών και διαφορετικούς φακέλους.

Η λήψη του πρωτοτύπου εξαρτάται από το δικαίωμα documents.download, που παραχωρείται ανάλογα με τον ρόλο και το πεδίο πρόσβασης — όχι αυτόματα σε όλα τα μέλη του οργανισμού.

Μέσω e-mail (διεύθυνση εισαγωγής του οργανισμού), με μεταφόρτωση στο web ή ως φωτογραφία από το κινητό. Η επεξεργασία (έλεγχος, OCR, εξαγωγή και ενδεχομένως ροή εργασίας) ξεκινά στη συνέχεια ασύγχρονα.

Όχι. Η διεπαφή web προσφέρει λίστα με φίλτρα, μεταδεδομένα (τμήμα, τομέας, ετικέτες) και αναζήτηση — όχι εξερεύνηση φακέλων. Η ορατότητα σέβεται πάντα το πεδίο πρόσβασης, χωρίς διαρροή μεταξύ οργανισμών.

Όχι. Τα πρωτότυπα είναι αμετάβλητα: κάθε νέα έκδοση προστίθεται, και το ιστορικό εκδόσεων και εξαγωγών διατηρείται. Καμία σιωπηρή αντικατάσταση.

Το έγγραφο μπορεί να περάσει σε κατάσταση τεχνικής αποτυχίας. Ελέγξτε τη μορφή και το μέγεθος και, στη συνέχεια, επανεκκινήστε την επεξεργασία ή ανεβάστε ξανά το αρχείο. Τα μεταδεδομένα και το ιστορικό παραμένουν διαθέσιμα για τη διάγνωση.

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων στο web προσφέρει αναζήτηση πλήρους κειμένου και φίλτρα. Μπορείτε να αναζητήσετε στον τίτλο, στο κείμενο OCR, στον αριθμό σύμβασης, στα συμβαλλόμενα μέρη και στις ετικέτες και έπειτα να φιλτράρετε κατά τύπο, τμήμα, τομέα, κατάσταση και ημερομηνίες.

Όχι. Η ταξινόμηση (τμήμα, τομέας, ετικέτες) βοηθά στη δρομολόγηση και στα φίλτρα, αλλά η αναζήτηση βασίζεται και στο περιεχόμενο OCR και στα εξαγόμενα πεδία. Δεν υπάρχει δομή φακέλων που πρέπει να συντηρείται με το χέρι.

Μετά την ταξινόμηση (τμήμα, τομέας) και την ανάγνωση από την AI, το έγγραφο ακολουθεί το κύκλωμά του. Κάθε εγκρίνων μπορεί να εγκρίνει, να ζητήσει τροποποίηση ή να απορρίψει. Οι αποφάσεις καταγράφονται.

Ναι. Η εφαρμογή για κινητά είναι σχεδιασμένη για τα εισερχόμενα εγκρίσεων: προβολή του εγγράφου, των εξαγόμενων δεδομένων, έγκριση, απόρριψη ή αίτημα τροποποίησης.

Ναι: ειδοποιήσεις εντός της εφαρμογής και e-mail ανάλογα με τη ρύθμιση του οργανισμού (έγγραφο που παραλήφθηκε, εργασία προς διεκπεραίωση, απόφαση που ελήφθη).

Μετά την έγκριση (ή σύμφωνα με τον επιχειρησιακό κύκλο ζωής του οργανισμού), ο φάκελος περνά σε κατάσταση «αρχειοθετημένο» και παραμένει στο κεντρικό αρχείο του οργανισμού, μαζί με το ιστορικό του.

Ναι. Η αρχειοθέτηση διατηρεί τον φάκελο στο κεντρικό αρχείο: παραμένει αναζητήσιμος, με το αρχείο καταγραφής ελέγχου και το ιστορικό εκδόσεων. Δεν πρόκειται για διαγραφή.

Ο επιχειρησιακός κύκλος ζωής περιλαμβάνει μεταξύ άλλων: πρόχειρο, υπό έλεγχο, εγκεκριμένο, απορριφθέν, ζητήθηκαν τροποποιήσεις, αρχειοθετημένο — επιπλέον της κατάστασης επεξεργασίας της διαδικασίας (εξαγωγή, δρομολόγηση, αποτυχία κ.λπ.).