Λύση · Ανθρώπινο δυναμικό

Πλήρεις φάκελοι HR, προσβάσιμοι μόνο στα σωστά πρόσωπα

Το HR χειρίζεται ευαίσθητα έγγραφα: συμβάσεις εργασίας, μισθοδοσία, έγγραφα ταυτότητας, βεβαιώσεις. Το DocPilot τα συγκεντρώνει, τα ταξινομεί, τα περνά από ελεγχόμενο κύκλωμα έγκρισης και τα κάνει αναζητήσιμα — με δικαιώματα ανά ρόλο και ανά τμήμα.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Τα επιχειρησιακά προβλήματα του HR

Η εμπιστευτικότητα και η παρακολούθηση των ατομικών φακέλων υποφέρουν μόλις τα αρχεία κυκλοφορούν εκτός ενός ελεγχόμενου κεντρικού αρχείου.

Συμβάσεις εργασίας και πρόσθετες πράξεις σκορπισμένες
Έγγραφα ταυτότητας και δικαιολογητικά δύσκολο να βρεθούν
Εγκρίσεις από managers εκτός εργαλείου (e-mail, μηνύματα)
Υπερβολικά ευρείες προσβάσεις σε προσωπικούς φακέλους
Καμία σαφής εικόνα για τα έγγραφα που είναι ακόμη υπό έλεγχο

Η ροή εργασίας του HR στο DocPilot

Από το έγγραφο που παραλαμβάνεται έως τον ταξινομημένο φάκελο, με ελεγχόμενη έγκριση και πεδίο πρόσβασης.

Συλλογή
Μεταφόρτωση από τον εργαζόμενο ή το HR, εισερχόμενο e-mail ή φωτογραφία μέσω της εφαρμογής — για συμβάσεις, εκκαθαριστικά, έγγραφα ταυτότητας.
Ταξινόμηση HR
Τύποι του καταλόγου: σύμβαση εργασίας, μισθοδοσία, έγγραφο ταυτότητας, βεβαίωση… με υποβοηθούμενη εξαγωγή των χρήσιμων πεδίων.
Έλεγχος HR
Έλεγχος αν το ζητά η ταξινόμηση· διόρθωση των μεταδεδομένων πριν από τη δρομολόγηση.
Έγκριση από manager / HR
Ροές εργασίας με βήματα ανά ρόλο ή πρόσωπο: έγκριση, απόρριψη ή αίτημα τροποποιήσεων.
Ελεγχόμενη διατήρηση
Αναζητήσιμο αρχείο· περιορισμένη πρόσβαση μέσω ρόλων και τμημάτων — οι αναγνώστες βλέπουν μόνο το δικό τους πεδίο.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες χρήσιμες για το HR

Τύποι HR στον κατάλογο

Συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας, βεβαιώσεις: προσαρμοσμένη ταξινόμηση και εξαγωγή.

Ρόλοι και τμήματα

Διαχωρίστε HR, managers και αναγνώστες· συνδέστε τα έγγραφα με το αρμόδιο τμήμα.

Κυκλώματα έγκρισης

Αναθέστε την έγκριση μιας πρόσθετης πράξης ή μιας βεβαίωσης στον σωστό manager, με ειδοποιήσεις.

DocpilotAI (ελεγχόμενη χρήση)

Κάντε ερωτήσεις σε ένα έγγραφο HR για να βρείτε μια ημερομηνία ή έναν όρο χωρίς να ανοίξετε ολόκληρο τον φάκελο — με σεβασμό στα δικαιώματα πρόσβασης.

Περιπτώσεις χρήσης HR

Ένταξη νέου εργαζομένου

Συλλογή εγγράφων, ταξινόμηση, έγκριση από το HR, αναζητήσιμος φάκελος.

Πρόσθετη πράξη σε σύμβαση εργασίας

Μεταφόρτωση, εξαγωγή, κύκλωμα manager → HR, ιστορικό της απόφασης.

Απάντηση σε εσωτερικό αίτημα

Γρήγορη αναζήτηση μιας βεβαίωσης ή ενός εκκαθαριστικού χωρίς ψάξιμο στα γραμματοκιβώτια.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για το HR

Πληρέστεροι και λιγότερο διάσπαρτοι φάκελοι
Καταγεγραμμένες εγκρίσεις από τους managers
Περιορισμένη πρόσβαση ανά ρόλο και τμήμα
Λιγότερες υπενθυμίσεις για «το έγγραφο που λείπει»
Εξοικονόμηση χρόνου στις διοικητικές αναζητήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το DocPilot σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRIS);

Όχι. Το DocPilot είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με OCR, εξαγωγή και ροές εργασίας. Συμπληρώνει ένα HRIS συγκεντρώνοντας και εγκρίνοντας τα έγγραφα του HR.

Πώς περιορίζουμε την πρόσβαση στους ευαίσθητους φακέλους;

Μέσω των ρόλων (συμπεριλαμβανομένου του viewer), των τμημάτων και των τομέων του οργανισμού, σε ένα απομονωμένο μοντέλο multi-tenant.

Μπορούμε να επεξεργαστούμε σαρωμένα έγγραφα ταυτότητας;

Ναι. Προβλέπονται μεταφόρτωση, OCR και ταξινόμηση ως «έγγραφο ταυτότητας»· η ανθρώπινη έγκριση παραμένει συνιστώμενη για αυτόν τον τύπο εγγράφου.

Μπορούν οι ομάδες να εγκρίνουν από το κινητό;

Ναι. Η εφαρμογή για κινητά καλύπτει έγγραφα, εισερχόμενα εργασιών, ειδοποιήσεις και βοηθό — χρήσιμο για τους managers που ταξιδεύουν.

Άλλοι ρόλοι

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Οδηγοί και σελίδες προϊόντος

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις ανά ρόλο · Αρχική σελίδα DocPilot