Πρόβλημα · Αναζήτηση εγγράφων

Η αναζήτηση ενός εγγράφου δεν θα έπρεπε να είναι ολόκληρο έργο.

Χρειάζεστε τον όρο ευθύνης της σύμβασης του 2024, ή το τιμολόγιο του προμηθευτή Χ του Μαρτίου, ή το πρακτικό που αναφέρει μια απόφαση. Ανοίγετε φακέλους, κάνετε αναζητήσεις στα Windows, κυλάτε αλληλουχίες e-mail. Το περιεχόμενο υπάρχει — αλλά είναι απρόσιτο χωρίς ευρετήριο και καρτέλα.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη

Το μισό πρωινό του «ακόμα ψάχνω»

Χαρακτηριστικά σημάδια στην επιχείρηση:

Κρυπτικά ονόματα αρχείων (final, final2, apostoli_OK)
Σαρωμένα PDF που δεν είναι αναζητήσιμα εκτός εργαλείου OCR
Το «σωστό» έγγραφο είναι εκείνο του οποίου θυμάστε το κανάλι
Οι επιχειρησιακές ερωτήσεις («ποια προθεσμία καταγγελίας;») απαιτούν πλήρη επανανάγνωση

Το κόστος μιας χειροκίνητης αναζήτησης

Κάθε αργή αναζήτηση είναι χρόνος έμπειρων στελεχών που καταναλώνεται, μια απόφαση που καθυστερεί και μερικές φορές μια λάθος απάντηση επειδή δεν βρέθηκε το σωστό έγγραφο.

Χαμένος χρόνος υψηλής αξίας

Νομικοί, αγοραστές και managers αφιερώνουν την εξειδίκευσή τους στο ψάξιμο αντί για τη λήψη αποφάσεων.

Κατά προσέγγιση απαντήσεις

Χωρίς παραπομπή και ενιαία πηγή, απαντάτε «από μνήμης» — υψηλός κίνδυνος για ποσά και προθεσμίες.

Καθυστερημένη ένταξη

Ένας νέος συνεργάτης δεν μπορεί να στηριχθεί σε μια αναζητήσιμη βάση· εξαρτάται από το άτυπο δίκτυο.

Ευρετηρίαση για να βρίσκετε, ερωτήσεις για να κατανοείτε

Το DocPilot συνδυάζει την αναζήτηση εγγράφων (τίτλος, OCR, ετικέτες, τύπος) με το DocpilotAI πάνω στον φάκελο για ερωτήσεις περιεχομένου — με αποσπάσματα που μπορούν να παρατεθούν.

OCR από την εισαγωγή
Το κείμενο του PDF γίνεται αξιοποιήσιμο: η αναζήτηση δεν εξαρτάται πια μόνο από το όνομα του αρχείου.
Καρτέλα + φίλτρα
Τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ετικέτες: περιορίστε τα αποτελέσματα χωρίς να επιβάλλετε άκαμπτη δομή φακέλων.
Ερωτήσεις πάνω στον φάκελο
Το DocpilotAI απαντά με βάση το έγγραφο (και τα συνδεδεμένα έγγραφα) με παραπομπές — ιδανικό για έναν όρο ή μια ημερομηνία χωρίς να τα ξαναδιαβάσετε όλα.

Ψάξιμο έναντι ευρετηρίου

Χειροκίνητη αναζήτηση

Ψάχνετε πού τοποθετήθηκε το αρχείο, όχι τι περιέχει
Οι σαρώσεις παραμένουν βουβές εικόνες
Σύγκριση δύο εκδόσεων = δύο PDF ανοιχτά δίπλα-δίπλα

Αναζήτηση με το DocPilot

Ευρετήριο τίτλου + OCR + μεταδεδομένων
Επιχειρησιακά φίλτρα (τύπος, κατάσταση, ετικέτες)
Απαντήσεις του DocpilotAI με αποσπάσματα που μπορούν να παρατεθούν

Δυνατότητες που συντομεύουν την αναζήτηση

Αναζήτηση πλήρους κειμένου

Βρείτε ένα τιμολόγιο, μια σύμβαση ή ένα πρακτικό με λέξεις-κλειδιά που υπάρχουν στο περιεχόμενο OCR.

DocpilotAI με πλαίσιο

Κάντε μια ερώτηση για έναν συγκεκριμένο φάκελο· η απάντηση βασίζεται στο ευρετηριασμένο κείμενο, όχι σε μια «παραίσθηση» εκτός εγγράφου.

Πεδία πρόσβασης και δικαιώματα

Η αναζήτηση σέβεται την οργάνωση (τμήματα, ρόλοι): βρίσκετε γρήγορα χωρίς να εκθέτετε ολόκληρο το αρχείο εγγράφων.

Συχνές ερωτήσεις

Λειτουργεί η αναζήτηση σε σαρωμένα PDF;

Ναι: η διαδικασία OCR κάνει το κείμενο ευρετηριάσιμο. Η ποιότητα εξαρτάται από την αναγνωσιμότητα της σάρωσης· η ανθρώπινη επιβεβαίωση παραμένει χρήσιμη για τα κρίσιμα πεδία.

Αντικαθιστά το DocpilotAI τη νομική ανάγνωση;

Όχι. Επιταχύνει τον εντοπισμό ενός όρου ή μιας πληροφορίας. Η απόφαση και η ανθρώπινη έγκριση επί της ουσίας παραμένουν απαραίτητες.

Μπορούμε να αναζητήσουμε μόνο μέσα σε ένα τμήμα;

Ναι, μέσω των πεδίων πρόσβασης (τμήματα / τομείς) και των δικαιωμάτων: η αναζήτηση εντάσσεται στην οργάνωση, όχι σε ένα ενιαίο, επίπεδο ευρετήριο για όλους.

Δείτε επίσης ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Προβλήματα και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot

Περάστε στην πράξη

Μετατρέψτε τα PDF σας σε αναζητήσιμη βάση

Ξεκινήστε μια δοκιμή και ανεβάστε μερικά κρίσιμα έγγραφα ή ζητήστε μια επίδειξη αναζήτησης + DocpilotAI σε έναν πραγματικό φάκελο.