Σύστημα διαχείρισης εγγράφων multi-tenant
Λίστα, λεπτομέρειες, εκδόσεις, προσωρινή διαγραφή (soft-delete), αρχειοθέτηση/επαναφορά: ένα ενιαίο κεντρικό αρχείο ανά οργανισμό.
Λύση · Διοικητικές υπηρεσίες
Διοικητική διαχείριση εγγράφων χωρίς χάος στο Drive ούτε Excel παρακολούθησης
Οι γενικές διοικητικές υπηρεσίες δέχονται τα πάντα: αλληλογραφία, πρακτικά, Kbis (γαλλικό πιστοποιητικό εγγραφής εταιρείας), βεβαιώσεις, εκθέσεις. Το DocPilot προσφέρει ένα λειτουργικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων — καταγραφή από πολλά κανάλια, καρτέλα που συμπληρώνεται από την AI, απλά κυκλώματα και αναζητήσιμο αρχείο — χωρίς βαρύ έργο ταξινόμησης.
Τα επιχειρησιακά προβλήματα των διοικητικών υπηρεσιών
Όταν όλοι αποθηκεύουν «κάπου», οι διοικητικές υπηρεσίες γίνονται οι μόνες που ξέρουν πού να ψάξουν — μέχρι τη μέρα που κανείς δεν βρίσκει τίποτα.
- Αλληλογραφία και διοικητικά έγγραφα διάσπαρτα
- Ασυνεπή ονόματα αρχείων, φάκελοι που πολλαπλασιάζονται
- Καμία σαφής κατάσταση (πρόχειρο, υπό έλεγχο, αρχειοθετημένο)
- Χειροκίνητη διαβίβαση στα σωστά τμήματα
- Μακροχρόνια εξοικείωση των νέων συνεργατών με τα έγγραφα
Η ροή εργασίας των διοικητικών υπηρεσιών στο DocPilot
Μια απλή διαδρομή για χαρακτηρισμό, δρομολόγηση και αρχειοθέτηση χωρίς τριβές.
Καταγραφή από πολλά κανάλια
Εισερχόμενο e-mail του οργανισμού, μεταφόρτωση στο web, φωτογραφίες→PDF ή μεταφόρτωση από το κινητό.
Υποβοηθούμενος χαρακτηρισμός
OCR, ταξινόμηση (αλληλογραφία, πρακτικό, Kbis, βεβαίωση, έκθεση…) και επεξεργάσιμα μεταδεδομένα.
Οργάνωση
Ετικέτες, τμήματα και τομείς: το έγγραφο συνδέεται με το σχετικό επιχειρησιακό πεδίο.
Ελαφριά δρομολόγηση
Σύντομες ροές εργασίας για έγκριση ή ενημέρωση από το σωστό τμήμα.
Μόνιμη αναζήτηση
Ευρετήριο τίτλου + OCR + ετικετών: βρείτε ένα Kbis ή ένα πρακτικό χωρίς να ανοίξετε ξανά τη δομή φακέλων.
Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.
Λειτουργίες χρήσιμες για τις διοικητικές υπηρεσίες
Οργάνωση (τμήματα & τομείς)
Δομήστε την επιχείρηση μέσα στο DocPilot για να δρομολογείτε και να φιλτράρετε τα έγγραφα ανά πεδίο.
Ομάδα και προσκλήσεις
Προσκαλέστε συνεργάτες και εγκρίνετε τις προσβάσεις μέσω ρόλων (διαχειριστής, manager, εγκρίνων, χρήστης, αναγνώστης).
Σχόλια και ιστορικό
Οι συζητήσεις και οι ενέργειες παραμένουν συνδεδεμένες με το έγγραφο — χρήσιμο για τη διοικητική παρακολούθηση.
Περιπτώσεις χρήσης διοικητικών υπηρεσιών
Εισερχόμενη αλληλογραφία της ημέρας
Παραλαβή μέσω e-mail ή σάρωσης, ταξινόμηση, δρομολόγηση στο αρμόδιο τμήμα, αρχειοθέτηση.
Εταιρικός φάκελος (Kbis, καταστατικό, πρακτικά)
Νομικά/διοικητικά έγγραφα συγκεντρωμένα, αναζητήσιμα, με ενημερωμένες εκδόσεις.
Ενημερωμένες βεβαιώσεις
Μεταφόρτωση, εξαγωγή ημερομηνιών όταν υπάρχουν, υπενθύμιση μέσω εργασιών/ειδοποιήσεων αντί για υπολογιστικό φύλλο.
Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.
Οφέλη για τις διοικητικές υπηρεσίες
- Λιγότεροι κοινόχρηστοι φάκελοι «για όλα»
- Ταξινόμηση υποβοηθούμενη από την AI αντί για χειροκίνητη
- Σαφής διαβίβαση στα τμήματα μέσω ροών εργασίας
- Γρήγορη αναζήτηση για απάντηση στα εσωτερικά αιτήματα
- Απλούστερη ένταξη νέων συνεργατών χάρη σε ένα ενιαίο κεντρικό αρχείο
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζεται να ορίσουμε ένα σύνθετο σχέδιο ταξινόμησης;
Όχι. Το DocPilot βασίζεται σε τύπους, ετικέτες, τμήματα και τομείς, καθώς και στην αναζήτηση πλήρους κειμένου OCR — όχι σε υποχρεωτική άκαμπτη δομή φακέλων.
Ποιος μπορεί να διαχειρίζεται τον χώρο της επιχείρησης;
Οι διαχειριστές του οργανισμού διαχειρίζονται το προφίλ του οργανισμού, τους χρήστες, τα τμήματα, τους τομείς, τις ροές εργασίας και τη συνδρομή από τις σελίδες επιχείρηση / ομάδα.
Μπορούμε να αρχειοθετούμε χωρίς να διαγράφουμε;
Ναι. Τα έγγραφα υποστηρίζουν αρχειοθέτηση και επαναφορά, καθώς και προσωρινή διαγραφή (soft-delete) ανάλογα με τα δικαιώματα.
Υπάρχει τεκμηρίωση για τις ομάδες;
Ναι. Η τεκμηρίωση του προϊόντος και το κέντρο πόρων του DocPilot συνοδεύουν την εκκίνηση.
Άλλοι ρόλοι
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Νομικό τμήμαΣυγκεντρώστε NDA, συμβάσεις και πρόσθετες πράξεις, εξαγάγετε τους βασικούς όρους, εγκρίνετε μέσω κυκλώματος και αρχειοθετήστε με ιστορικό. DocPilot για νομικές ομάδες.
- Γενική διεύθυνσηΠαρακολουθήστε εγκρίσεις, κρίσιμα έγγραφα και αρμοδιότητες μεταξύ τμημάτων: πίνακας ελέγχου, ροές εργασίας, ειδοποιήσεις και αναζήτηση. DocPilot για τη γενική διεύθυνση.
- ΟικονομικάΣυγκεντρώστε τιμολόγια, προσφορές, αναφορές εξόδων και στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών, εξαγάγετε ποσά και συμβαλλόμενα μέρη, εγκρίνετε μέσω ροής εργασίας και αναζητήστε χωρίς Excel. DocPilot για το οικονομικό τμήμα.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Πολιτική διατήρησης εγγράφων στην επιχείρησηΟρίστε μια πολιτική διατήρησης εγγράφων: διάρκειες, αρμοδιότητες, αρχειοθέτηση και καταστροφή — για μια διαχείριση εγγράφων που μπορεί να εφαρμοστεί.
- Διακυβέρνηση εγγράφων στην επιχείρησηΕφαρμογή διακυβέρνησης εγγράφων στην επιχείρηση: ρόλοι, κανόνες εισαγωγής, αποφάσεις και επανεξέταση — για ένα αποθετήριο που αντέχει στον χρόνο.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: ποιες είναι οι διαφορές;Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: οι πρακτικές διαφορές για μια επιχείρηση (έκδοση αναφοράς, ροές εργασιών, δικαιώματα, αναζήτηση, έλεγχος).
Οδηγοί και σελίδες προϊόντος
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Διάσπαρτα έγγραφαΓραμματοκιβώτια, τοπικοί δίσκοι, Drive και κοινόχρηστοι φάκελοι κατακερματίζουν τα έγγραφά σας. Το DocPilot συγκεντρώνει καταγραφή, ταξινόμηση και αναζήτηση σε ένα ενιαίο κεντρικό αρχείο.
- DocPilot vs SharePointΑντικειμενική σύγκριση DocPilot και SharePoint: λειτουργίες, χρήσεις, αυτοματοποίηση, ροές εργασιών, αναζήτηση, OCR και διαχείριση εγγράφων. Πότε να χρησιμοποιείτε το καθένα.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις ανά ρόλο · Αρχική σελίδα DocPilot
Περάστε στην πράξη
Αντικαταστήστε το χάος των εγγράφων με ένα ενιαίο κύκλωμα
Δοκιμάστε το DocPilot στις καθημερινές διοικητικές σας ροές — δωρεάν ή μέσω επίδειξης.