Απόρρητο
Πολιτική απορρήτου
Τι κάνουν το DocPilot και η εφαρμογή του για κινητά με τα δεδομένα σας και πώς μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας. Τελευταία ενημέρωση: 25 Σεπτεμβρίου 2026.
Η παρούσα μετάφραση παρέχεται μόνο για διευκόλυνσή σας· νομικά δεσμευτική είναι αποκλειστικά η γαλλική έκδοση.
1. Ποιος είναι ο υπεύθυνος;
Το DocPilot εκδίδει την πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων DocPilot (ιστότοπος, εφαρμογή web, εφαρμογή για κινητά «DocPilot Mobile» και API).
Για τα έγγραφα και τους λογαριασμούς των χρηστών του, κάθε πελάτης-οργανισμός είναι υπεύθυνος επεξεργασίας· το DocPilot ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, εντός των ορίων της σύμβασης που τους συνδέει. Το DocPilot είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα του ιστότοπου (φόρμα επικοινωνίας) και για την τεχνική λειτουργία της υπηρεσίας.
2. Ποια δεδομένα υφίστανται επεξεργασία;
- Λογαριασμός: όνομα, επώνυμο, επαγγελματική διεύθυνση email, οργανισμός, ρόλος και δικαιώματα. Ο κωδικός πρόσβασης δεν αποθηκεύεται ποτέ σε απλό κείμενο.
- Έγγραφα: τα αρχεία που ανεβαίνουν (PDF, εικόνες, φωτογραφίες από την εφαρμογή για κινητά), τα email που λαμβάνονται στη διεύθυνση κατάθεσης του οργανισμού, το αναγνωρισμένο κείμενο (OCR), οι πληροφορίες που εξάγονται και τα μεταδεδομένα της καρτέλας.
- Δραστηριότητα: αποφάσεις έγκρισης, σχόλια, ερωτήσεις προς τον βοηθό, αρχείο καταγραφής ελέγχου (χρήστης, ενέργεια, ημερομηνία).
- Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, αναγνωριστικό αιτήματος, αρχεία καταγραφής σφαλμάτων, έκδοση της εφαρμογής. Στο κινητό, ένα αναγνωριστικό εγκατάστασης και, εφόσον οι ειδοποιήσεις είναι ενεργοποιημένες, ένα διακριτικό ειδοποιήσεων.
- Ιστότοπος: τα πεδία της φόρμας επικοινωνίας (όνομα, email, εταιρεία, μήνυμα).
3. Εφαρμογή για κινητά
- Κάμερα: χρησιμοποιείται μόνο όταν φωτογραφίζετε ένα έγγραφο. Οι φωτογραφίες αποστέλλονται στον οργανισμό σας και δεν διατηρούνται αλλού στο τηλέφωνο.
- Φωτογραφίες και αρχεία: χρησιμοποιείται ο επιλογέας του συστήματος· η εφαρμογή δεν έχει πρόσβαση στη συλλογή ή στα αρχεία σας πέρα από όσα επιλέγετε.
- Ειδοποιήσεις: όταν είναι ενεργοποιημένες, το διακριτικό ειδοποιήσεων διαβιβάζεται στο Firebase Cloud Messaging (Google) για την παράδοση των ειδοποιήσεων.
- Τοπική αποθήκευση: τα διακριτικά συνεδρίας διατηρούνται στον ασφαλή χώρο αποθήκευσης του τηλεφώνου· μια προσωρινή μνήμη μόνο για ανάγνωση με τις πιο πρόσφατες εγκρίσεις, έγγραφα και ειδοποιήσεις διατηρείται για προβολή εκτός σύνδεσης. Τα δεδομένα αυτά διαγράφονται κατά την αποσύνδεση και την απεγκατάσταση.
- Δεν ενσωματώνεται κανένα SDK διαφήμισης ούτε κανένα εργαλείο παρακολούθησης συμπεριφοράς.
4. Για ποιον σκοπό;
- Παροχή της υπηρεσίας: παραλαβή, αναγνώριση, εξαγωγή, έγκριση, αναζήτηση και προβολή των εγγράφων.
- Ασφάλεια της υπηρεσίας: ταυτοποίηση, απομόνωση των οργανισμών, αρχείο καταγραφής ελέγχου, πρόληψη καταχρήσεων.
- Απάντηση στα αιτήματα που αποστέλλονται μέσω της φόρμας επικοινωνίας.
- Τήρηση των νόμιμων υποχρεώσεων του DocPilot.
Οι επεξεργασίες αυτές βασίζονται στην εκτέλεση της σύμβασης με τον πελάτη-οργανισμό, στο έννομο συμφέρον του DocPilot να διασφαλίζει την υπηρεσία του και στο αίτημά σας όταν επικοινωνείτε μαζί μας.
5. Αναγνώριση και εξαγωγή από το DocpilotAI
Το κείμενο και οι πληροφορίες ενός εγγράφου εξάγονται από μηχανές OCR και γλωσσικά μοντέλα. Κάθε οργανισμός επιλέγει στις ρυθμίσεις του τις επιτρεπόμενες μηχανές και τους επιτρεπόμενους παρόχους. Τα έγγραφα δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση μοντέλων.
6. Ποιος έχει πρόσβαση;
- Τα μέλη του οργανισμού σας, ανάλογα με τα δικαιώματά τους (ρόλοι, τμήματα).
- Οι τεχνικές ομάδες του DocPilot, για τη λειτουργία και την υποστήριξη, με υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
- Οι εκτελούντες την επεξεργασία που είναι απαραίτητοι για την υπηρεσία: φιλοξενία στην Ευρωπαϊκή Ένωση, αποστολή email, ειδοποιήσεις κινητών, μηχανές OCR και μοντέλα που επιλέγει ο οργανισμός σας.
Τα δεδομένα δεν πωλούνται ούτε μεταβιβάζονται σε τρίτους για εμπορικούς σκοπούς.
7. Για πόσο χρονικό διάστημα;
- Έγγραφα, καρτέλες και αρχεία καταγραφής ελέγχου: για όσο διαρκεί η σύμβαση του οργανισμού και στη συνέχεια διαγραφή ή επιστροφή κατόπιν αιτήματός του.
- Λογαριασμοί: για όσο διάστημα ο χρήστης είναι ενεργός στον οργανισμό.
- Τεχνικά αρχεία καταγραφής: έως δώδεκα μήνες.
- Φόρμα επικοινωνίας: έως δώδεκα μήνες μετά την τελευταία επικοινωνία.
9. Τα δικαιώματά σας
Μπορείτε να ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό ή φορητότητα των δεδομένων σας, καθώς και να αντιταχθείτε σε επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον.
Για τα δεδομένα που διαχειρίζεται ο οργανισμός σας, απευθυνθείτε πρώτα στον διαχειριστή DocPilot του οργανισμού. Μπορείτε επίσης να γράψετε στο DocPilot στη διεύθυνση που αναφέρεται παρακάτω· απαντάμε εντός ενός μηνός. Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στη CNIL (τη γαλλική αρχή προστασίας δεδομένων).
10. Διαγραφή του λογαριασμού και των δεδομένων
Μπορείτε να διαγράψετε τον λογαριασμό σας από την εφαρμογή για κινητά: Προφίλ > Διαγραφή του λογαριασμού μου και στη συνέχεια επιβεβαίωση με τον κωδικό πρόσβασης. Τα προσωπικά σας στοιχεία (όνομα, email, φωτογραφία) διαγράφονται αμέσως και ο λογαριασμός δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί. Αν είστε το μοναδικό μέλος του οργανισμού σας, ο οργανισμός κλείνει και η συνδρομή του καταγγέλλεται· διαφορετικά, πρέπει να οριστεί άλλος διαχειριστής πριν από τη διαγραφή.
Χωρίς πρόσβαση στην εφαρμογή, ζητήστε τη διαγραφή από τον διαχειριστή του οργανισμού σας ή γράψτε στο DocPilot αναφέροντας τη διεύθυνση email σας και τον οργανισμό σας. Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου διατηρούν μια ανωνυμοποιημένη αναφορά στις προηγούμενες ενέργειες, για το διάστημα που προβλέπεται στο σημείο σχετικά με τη διατήρηση.
Η απεγκατάσταση της εφαρμογής για κινητά διαγράφει την τοπική προσωρινή μνήμη και τα διακριτικά συνεδρίας, αλλά όχι τον λογαριασμό σας ούτε τα έγγραφα του οργανισμού σας.
11. Ασφάλεια
- Κρυπτογράφηση των επικοινωνιών (HTTPS) μεταξύ των εφαρμογών και της API.
- Απομόνωση των οργανισμών σε επίπεδο βάσης δεδομένων.
- Διακριτικά συνεδρίας περιορισμένης διάρκειας, που ανανεώνονται μέσω αποκλειστικού καναλιού για το κινητό.
- Αρχείο καταγραφής ελέγχου για τις σημαντικές ενέργειες.
12. Προσέγγιση ως προς τον ΓΚΠΔ
Το DocPilot περιγράφει συγκεκριμένες πρακτικές (φιλοξενία στην ΕΕ, δικαιώματα των υποκειμένων, τεκμηριωμένοι εκτελούντες την επεξεργασία) χωρίς να διεκδικεί απόλυτη συμμόρφωση ούτε πιστοποίηση. Μια σύνοψη είναι διαθέσιμη στη σελίδα ΓΚΠΔ (GDPR).
13. Τροποποιήσεις
Η παρούσα πολιτική μπορεί να αλλάζει μαζί με την υπηρεσία. Η ημερομηνία ενημέρωσης εμφανίζεται στο πάνω μέρος της σελίδας· οι σημαντικές αλλαγές γνωστοποιούνται στους πελάτες-οργανισμούς.
14. Επικοινωνία
Για κάθε ερώτηση ή αίτημα σχετικά με τα δεδομένα σας: social@docpilot-app.com.