Λύση · Οικονομικά

Οικονομικά έγγραφα που διεκπεραιώνονται, όχι που στοιβάζονται στο γραμματοκιβώτιο

Το οικονομικό τμήμα δέχεται μια συνεχή ροή τιμολογίων, προσφορών, αναφορών εξόδων και δικαιολογητικών. Το DocPilot τα καταγράφει, διαβάζει το περιεχόμενο (OCR + εξαγωγή), τα δρομολογεί στους σωστούς εγκρίνοντες και τα κάνει αναζητήσιμα — με σαφή κατάσταση σε κάθε βήμα.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Τα επιχειρησιακά προβλήματα του οικονομικού τμήματος

Το σημείο συμφόρησης δεν είναι μόνο η καταχώριση: είναι η έλλειψη χαρακτηρισμού και υπευθύνου για κάθε έγγραφο.

Τιμολόγια και προσφορές πνιγμένα σε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια
Ποσά και προμηθευτές που καταχωρίζονται ξανά με το χέρι
Εγκρίσεις προϋπολογισμού χωρίς SLA ούτε ορατή προτεραιότητα
Αναφορές εξόδων και στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών δύσκολο να βρεθούν εκ των υστέρων
Κανένας σαφής σύνδεσμος ανάμεσα στο έγγραφο και την απόφαση έγκρισης

Η ροή εργασίας του οικονομικού τμήματος στο DocPilot

Ένα κύκλωμα σχεδιασμένο για να επιταχύνει τη διεκπεραίωση χωρίς να χάνεται ο έλεγχος στα ποσά.

Είσοδος των εγγράφων
Τιμολόγια και δικαιολογητικά μέσω εισερχόμενου e-mail, μεταφόρτωσης ή φωτογραφίας· έλεγχος για ιούς κατά την εισαγωγή μέσω e-mail.
Ανάγνωση και εξαγωγή
OCR και στη συνέχεια υποβοηθούμενη εξαγωγή (τύπος τιμολόγιο, προσφορά, αναφορά εξόδων, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού…) με προτεινόμενα ποσά και συμβαλλόμενα μέρη.
Έλεγχος αν χρειάζεται
Ανθρώπινη επιβεβαίωση του τύπου ή των πεδίων όταν το ζητά η ταξινόμηση.
Έγκριση προϋπολογισμού
Ροές εργασίας με βήματα οικονομικού τμήματος / manager, απαρτία και ενέργειες APPROVE / REJECT / REQUEST_CHANGES.
Παρακολούθηση και αναζήτηση
Πίνακας ελέγχου εργασιών και πρόσφατων εγγράφων· ευρετηριασμένη αναζήτηση για να βρείτε ένα έγγραφο κατά προμηθευτή ή ποσό.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες χρήσιμες για το οικονομικό τμήμα

Κατάλογος οικονομικών εγγράφων

Τιμολόγια, προσφορές, εντολές αγοράς, αναφορές εξόδων, στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών: τύποι που προβλέπονται για ταξινόμηση και εξαγωγή.

Εισερχόμενα εγκρίσεων

Οι εργασίες προς διεκπεραίωση συγκεντρώνονται· κάθε απόφαση αφήνει ένα σχόλιο και μια κατάσταση κύκλου ζωής.

Στοχευμένες ειδοποιήσεις

Ειδοποιήσεις για παραλαβή, εξαγωγή, εργασίες και αποφάσεις — με ρυθμιζόμενες προτιμήσεις καναλιών.

Πίνακας ελέγχου

Προβολή πρόσφατων εγγράφων, εκκρεμών εργασιών και στοιχείων προς χαρακτηρισμό για να ιεραρχήσετε τον φόρτο της ημέρας.

Περιπτώσεις χρήσης του οικονομικού τμήματος

Κύκλωμα έγκρισης τιμολογίων

Παραλαβή μέσω e-mail → εξαγωγή ποσού / προμηθευτή → έγκριση από manager → αναζητήσιμο αρχείο.

Έλεγχος αναφοράς εξόδων

Φωτογραφία ή PDF, ταξινόμηση, βήμα εγκρίνοντος, ιστορικό της απόφασης.

Αναζήτηση πριν από το κλείσιμο

Βρείτε ένα τιμολόγιο ή στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού με λέξεις-κλειδιά OCR χωρίς να ανοίξετε δέκα κοινόχρηστους φακέλους.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για το οικονομικό τμήμα

Μικρότερος χρόνος από την παραλαβή έως την απόφαση
Λιγότερα λάθη επανακαταχώρισης στα ποσά
Ορατή ιεράρχηση μέσω εργασιών και ειδοποιήσεων
Έγγραφα που βρίσκονται εύκολα για εσωτερικό έλεγχο ή διαφορά με προμηθευτή
Σαφής συνεργασία με τις Προμήθειες και τη διοίκηση

Συχνές ερωτήσεις

Αντικαθιστά το DocPilot το ERP ή το λογιστικό μου σύστημα;

Όχι. Το DocPilot συντονίζει την καταγραφή, τον χαρακτηρισμό και την έγκριση των εγγράφων. Η εξαγωγή ή η προηγμένη λογιστική ενοποίηση δεν αποτελεί τον πυρήνα της τρέχουσας διαδρομής.

Ποιες πληροφορίες εξάγονται από ένα τιμολόγιο;

Η διαδικασία εξαγωγής προτείνει πεδία ανάλογα με τον τύπο (συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες κ.λπ.). Μπορείτε να τα διορθώσετε πριν ή κατά τη διάρκεια του κυκλώματος.

Πώς διαχειριζόμαστε τα επείγοντα του τέλους του μήνα;

Τα SLA στα βήματα της ροής εργασίας, τα εισερχόμενα εργασιών και οι ειδοποιήσεις βοηθούν να αναδεικνύονται οι κρίσιμες εγκρίσεις.

Διατηρούνται τα πρωτότυπα;

Ναι. Τα έγγραφα υποστηρίζουν εκδόσεις, προεπισκόπηση και λήψη· τα πρωτότυπα παραμένουν διαθέσιμα μαζί με το ιστορικό τους.

Άλλοι ρόλοι

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Οδηγοί και σελίδες προϊόντος

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις ανά ρόλο · Αρχική σελίδα DocPilot