Πώς να μη χάνονται οι συμβάσεις μέσα στα e-mail;

Το e-mail είναι εξαιρετικό κανάλι παραλαβής. Είναι όμως κακό αποθετήριο. Όταν μια σύμβαση ζει σε δεκατέσσερις αλυσίδες μηνυμάτων, με τρία σχεδόν πανομοιότυπα PDF, ο κίνδυνος δεν είναι μόνο να «χαθεί» το αρχείο: είναι να μην ξέρετε πλέον ποιο από αυτά ισχύει.

Γιατί οι συμβάσεις χάνονται στα e-mail

• Πολλοί παραλήπτες κατεβάζουν το αρχείο και το μετονομάζουν ο καθένας με τον τρόπο του
• Οι απαντήσεις θάβουν το συνημμένο μέσα στο ιστορικό
• Οι απουσίες αφήνουν την υπογεγραμμένη έκδοση σε ένα γραμματοκιβώτιο χωρίς πρόσβαση
• Οι εγκρίσεις δίνονται ως απάντηση («οκ από μένα») χωρίς ισχυρή σύνδεση με το αρχείο

Χρυσός κανόνας: το e-mail ενεργοποιεί, το αποθετήριο διατηρεί

Κρατήστε το e-mail ως σημείο εισόδου, αν έτσι δουλεύουν οι συνεργάτες σας. Όμως μόλις ένα έγγραφο δεσμεύει την επιχείρηση, πρέπει να καταλήγει σε έναν ενιαίο φάκελο, με συγκεκριμένη κατάσταση. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παύει να είναι το μέρος όπου «τακτοποιούμε» τα έγγραφα.

Πρακτικές που μπορείτε να εφαρμόσετε

Μια αποκλειστική διεύθυνση ή κανάλι εισαγωγής

Ένα γραμματοκιβώτιο ή alias αποκλειστικά για τα έγγραφα προς επεξεργασία μειώνει τον θόρυβο. Ακόμη καλύτερα: ένας μηχανισμός που δημιουργεί αυτόματα έναν φάκελο από το συνημμένο, αντί για χειροκίνητη λήψη σε ένα προσωπικό Drive.

Κόψτε (ως κουλτούρα) το «σου επισυνάπτω την τελική έκδοση»

Αντικαταστήστε αυτό το αντανακλαστικό με έναν σύνδεσμο προς τον φάκελο αναφοράς ή με κατάθεση στο εργαλείο που έχετε επιλέξει. Τα συνημμένα εργασίας μπορούν να συνεχίσουν· οι εκδόσεις αναφοράς όχι.

Ορίστε έναν υπεύθυνο φακέλου

Χωρίς υπεύθυνο, τα e-mail παραμένουν ο ελάχιστος κοινός παρονομαστής. Ένας υπεύθυνος φακέλου (Προμήθειες, νομική υποστήριξη, office manager…) διασφαλίζει ότι ό,τι φτάνει ταξινομείται σωστά.

Τι κάνετε με όσα ήδη υπάρχουν;

Μην επιχειρήσετε να εξαγάγετε δέκα χρόνια συνημμένων με μιας. Εντοπίστε τις ενεργές συμβάσεις, ανακτήστε την υπογεγραμμένη έκδοση, καταθέστε την στο αποθετήριο και έπειτα αλλάξτε τον κανόνα για τα εισερχόμενα. Το ιστορικό καθαρίζει στη συνέχεια όποτε προκύψει ευκαιρία (ανανέωση, διαφορά, έλεγχος).

Πώς προσεγγίζει το θέμα το DocPilot

Το DocPilot μπορεί να λαμβάνει ένα έγγραφο μέσω e-mail και να το εντάσσει σε φάκελο με καρτέλα και ροή έγκρισης. Το συνημμένο ενεργοποιεί την επεξεργασία· δεν είναι πλέον ο τόπος φύλαξης ούτε έγκρισης.

Αν η ομάδα σας εξακολουθεί να χάνει χρόνο κατεβάζοντας συνημμένα για να τα ταξινομήσει «κάπου», αυτό ακριβώς είναι το είδος τριβής που το DocPilot στοχεύει να εξαλείψει.