Λύση · Νομικό τμήμα

Ένα λειτουργικό νομικό αρχείο, όχι ένα γραμματοκιβώτιο γεμάτο PDF

Το νομικό τμήμα πρέπει να γνωρίζει ποια σύμβαση είναι σε εξέλιξη, ποιος πρέπει ακόμη να εγκρίνει και πού βρίσκεται η έκδοση αναφοράς. Το DocPilot συγκεντρώνει παραλαβή, υποβοηθούμενη εξαγωγή, κυκλώματα έγκρισης και αναζήτηση — χωρίς να αντικαθιστά το εργαλείο υπογραφής σας.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Τα επιχειρησιακά προβλήματα του νομικού τμήματος

Ο κίνδυνος σπάνια είναι η έλλειψη εγγράφων: είναι η απουσία κατάστασης, υπευθύνου και ιχνηλασιμότητας των αποφάσεων.

NDA και συμβάσεις σκορπισμένα ανάμεσα σε e-mail, Drive και προσωπικούς φακέλους
Ανταγωνιστικές εκδόσεις χωρίς σαφή πηγή αλήθειας
Εγκρίσεις διάσπαρτες σε αλληλουχίες μηνυμάτων
Η αναζήτηση ενός όρου ή μιας κρίσιμης ημερομηνίας παίρνει πολύ χρόνο
Κανένα αξιοποιήσιμο αρχείο καταγραφής σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς

Η νομική ροή εργασίας στο DocPilot

Μία ενιαία διαδρομή από το εισερχόμενο έγγραφο έως το αρχείο, με ανθρώπινη επιβεβαίωση εκεί όπου μετράει η ουσία.

Παραλαβή
Η σύμβαση, το NDA ή η πρόσθετη πράξη φτάνει μέσω εισερχόμενου e-mail, μεταφόρτωσης στο web ή φωτογραφίας — με έλεγχο για ιούς κατά την εισαγωγή μέσω e-mail.
OCR, ταξινόμηση και εξαγωγή
Η διαδικασία διαβάζει το PDF, προτείνει έναν τύπο (NDA, σύμβαση προμηθευτή, παροχή υπηρεσιών, πρόσθετη πράξη…) και συμπληρώνει την καρτέλα (συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες).
Έλεγχος και επιβεβαίωση
Όταν το απαιτεί ο βαθμός εμπιστοσύνης ή ο τύπος, ένας νομικός επιβεβαιώνει ή διορθώνει πριν ξεκινήσει το κύκλωμα.
Κύκλωμα έγκρισης
Βήματα που ανατίθενται σε ρόλο, τμήμα ή πρόσωπο: έγκριση, απόρριψη ή αίτημα τροποποιήσεων, με ειδοποιήσεις.
Αναζητήσιμο αρχείο
Το εγκεκριμένο έγγραφο παραμένει ευρετηριασμένο (τίτλος, OCR, ετικέτες, τύπος)· το DocpilotAI απαντά σε ερωτήσεις για το κείμενο με παραπομπές.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες χρήσιμες για το νομικό τμήμα

Νομικοί τύποι εγγράφων

Κατάλογος που περιλαμβάνει NDA, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, πρόσθετες πράξεις, μισθώσεις, γενικούς όρους και εντολές — για ταξινόμηση χωρίς χειροκίνητο σχέδιο ταξινόμησης.

Ροές εργασίας πολλών βημάτων

Απαρτία, SLA, απόρριψη και αίτημα τροποποιήσεων: το κύκλωμα αντικατοπτρίζει την πραγματική νομική σας αλυσίδα.

DocpilotAI πάνω στον φάκελο

Κάντε μια ερώτηση για μια σύμβαση (και τα συνδεδεμένα έγγραφα) για να βρείτε έναν όρο ή μια ημερομηνία χωρίς να ξαναδιαβάσετε όλο το PDF.

Ιστορικό αποφάσεων

Σχόλια, ενέργειες έγκρισης και εκδόσεις: ένα ίχνος για να προετοιμάσετε μια διαφορά ή να απαντήσετε σε έναν έλεγχο.

Νομικές περιπτώσεις χρήσης

Εισερχόμενα και εξερχόμενα NDA

Παραλαβή, εξαγωγή συμβαλλομένων μερών και ημερομηνιών, νομική έγκριση και στη συνέχεια αρχειοθέτηση με δυνατότητα αναζήτησης.

Σύμβαση-πλαίσιο και πρόσθετες πράξεις

Κρατήστε τη σύμβαση-πλαίσιο και κάθε πρόσθετη πράξη στην ίδια διαδρομή, με ορατά ποσά και λήξεις.

Προετοιμασία φακέλου αντιδικίας

Έκδοση αναφοράς, ιστορικό έγκρισης και συνδεδεμένα έγγραφα στο ίδιο σημείο.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για το νομικό τμήμα

Λιγότερος χρόνος χαμένος στην αναζήτηση της «σωστής έκδοσης»
Εγκρίσεις ορατές, με δυνατότητα υπενθύμισης και ειδοποιήσεις
Υποβοηθούμενη εξαγωγή των βασικών πληροφοριών χωρίς συστηματική επανακαταχώριση
Γρήγορες απαντήσεις σε επιχειρησιακές ερωτήσεις χάρη στο DocpilotAI
Πεδίο πρόσβασης ανά ρόλους, τμήματα και τομείς

Συχνές ερωτήσεις

Αντικαθιστά το DocPilot ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής;

Όχι. Το DocPilot καλύπτει την παραλαβή, την εξαγωγή, την εσωτερική έγκριση και την αρχειοθέτηση. Η υπογραφή μπορεί να παραμείνει στο τρέχον εργαλείο σας· το υπογεγραμμένο PDF επιστρέφει στη συνέχεια στο DocPilot.

Μπορούμε να προσαρμόσουμε το κύκλωμα ανάλογα με τον τύπο σύμβασης;

Ναι. Δημοσιεύετε ροές εργασίας με βήματα που ανατίθενται σε χρήστη, ρόλο, τμήμα ή τομέα — για παράδειγμα πρώτα στο νομικό τμήμα και έπειτα στη διοίκηση.

Πώς βρίσκουμε γρήγορα έναν όρο;

Μέσω της αναζήτησης εγγράφων (ευρετηριασμένα OCR και μεταδεδομένα) ή του DocpilotAI, που απαντά με βάση το περιεχόμενο του εγγράφου με αποσπάσματα που μπορούν να παρατεθούν.

Ποιος βλέπει τους ευαίσθητους φακέλους;

Η πρόσβαση είναι multi-tenant και ελέγχεται μέσω ρόλων (διαχειριστής, manager, εγκρίνων, χρήστης, αναγνώστης) καθώς και μέσω των τμημάτων και τομέων που ορίζονται στον οργανισμό.

Άλλοι ρόλοι

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Οδηγοί και σελίδες προϊόντος

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις ανά ρόλο · Αρχική σελίδα DocPilot