Λιγότερο πληροφοριακό χάος
Λιγότερα διπλότυπα, ανταγωνιστικές εκδόσεις και «προσωπικοί» φάκελοι.
Γλωσσάριο · Διαχείριση εγγράφων
Διαχείριση εγγράφων
Σύνολο πρακτικών και συστημάτων (συχνά ένα DMS / σύστημα διαχείρισης εγγράφων) για τη δημιουργία, ταξινόμηση, κοινή χρήση, έγκριση και αρχειοθέτηση των εταιρικών εγγράφων.
Γνωστό επίσης ως: document management · DMS · Document Management System
Τι είναι η διαχείριση εγγράφων;
Η διαχείριση εγγράφων (document management) αφορά τη διαχείριση του κύκλου ζωής των εγγράφων: καταχώριση, ταξινόμηση, ελεγχόμενη κοινή χρήση, έγκριση, διανομή και αρχειοθέτηση. Στα γαλλικά μιλούν συχνά για «gestion documentaire»· το αντίστοιχο εργαλείο είναι μια GED ή ένα DMS (Document Management System). Η διαχείριση συμβάσεων αποτελεί μια εξειδίκευσή της με επίκεντρο τις συμβατικές δεσμεύσεις.
Εύρος στην επιχείρηση
Διαδικασίες, τιμολόγια, συμβάσεις, φάκελοι προσωπικού, έγγραφα έργων: η διαχείριση εγγράφων καλύπτει ολόκληρο το σώμα εγγράφων, όχι μόνο τις συμβάσεις.
Ασφαλής πρόσβαση
Δικαιώματα ανά ρόλο ή ευαισθησία, αντί για ατελείωτους συνδέσμους κοινής χρήσης.
Ταχύτερη εργασία
Βρίσκετε και διακινείτε το σωστό έγγραφο χωρίς να κυνηγάτε τρία τμήματα.
Συνηθισμένες παγίδες
Έργο «big bang»
Η μεταφορά δέκα ετών αρχείων πριν υπάρξει μια απλή διαδικασία καθυστερεί την αξία. Δώστε προτεραιότητα στις ενεργές ροές.
Ξεχνώντας τον ανθρώπινο παράγοντα
Χωρίς ρόλους και χωρίς ελάχιστη εκπαίδευση, ακόμη και το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μένει άδειο.
Διαχείριση εγγράφων με το DocPilot
Το DocPilot συνδυάζει σύστημα διαχείρισης εγγράφων, OCR, εξαγωγή δεδομένων και ροές εργασιών για τα επιχειρησιακά έγγραφα και τις συμβάσεις — από την εισερχόμενη ροή έως το αναζητήσιμο αρχείο.
- Κεντρική καταχώριση και ταξινόμηση
- Έγκριση και ιχνηλασιμότητα
- Σημασιολογική αναζήτηση και αναζήτηση με μεταδεδομένα
Σχετικές σελίδες DocPilot
Για να μάθετε περισσότερα για το προϊόν και τους οδηγούς.
- Εταιρική διαχείριση εγγράφωνΚεντρική σελίδα και θεματική ενότητα για τη διαχείριση εγγράφων.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocPilotΛύση DMS προσανατολισμένη στην καθημερινή λειτουργία.
- Οδηγός διαχείρισης εγγράφωνΤο κεντρικό άρθρο της θεματικής ενότητας.
- Συγκρίσεις DocPilotΈναντι SharePoint, Drive, Dropbox κ.ά.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
- Γενική διεύθυνσηΠαρακολουθήστε εγκρίσεις, κρίσιμα έγγραφα και αρμοδιότητες μεταξύ τμημάτων: πίνακας ελέγχου, ροές εργασίας, ειδοποιήσεις και αναζήτηση. DocPilot για τη γενική διεύθυνση.
Οδηγοί «πώς να»
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Πώς να βρίσκετε γρήγορα ένα έγγραφο στην επιχείρησηΠώς να βρίσκετε ένα έγγραφο στην επιχείρηση χωρίς να εξαρτάστε από το όνομα αρχείου: μεταδεδομένα, επιχειρησιακά φίλτρα, καλές πρακτικές αναζήτησης.
- Η έκδοση αναφοράς ενός εγγράφου στην επιχείρησηΠώς να διατηρείτε μια έκδοση αναφοράς για ένα έγγραφο της επιχείρησης: πηγή αλήθειας, προσχέδια, αντίγραφα και ιχνηλασιμότητα — χωρίς σύγχυση με τη διαχείριση εκδόσεων των συμβάσεων.
- Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρησηΤα στάδια του κύκλου ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρηση: καταγραφή, ευρετηρίαση, χρήση, έκδοση αναφοράς, αρχειοθέτηση — χωρίς να συγχέεται με ένα απλό αρχείο τοποθετημένο κάπου.
Όροι και σελίδες προϊόντος
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΣύστημα που συγκεντρώνει τα εταιρικά έγγραφα, τα ταξινομεί με μεταδεδομένα, διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης και υποστηρίζει τον κύκλο ζωής τους.
- ΜεταδεδομέναΔομημένες πληροφορίες που συνδέονται με ένα έγγραφο (τύπος, μέρη, ημερομηνίες, ποσό, κατάσταση) και επιτρέπουν την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα και τη διαχείρισή του.
Περάστε στην πράξη
Δομήστε τη διαχείριση εγγράφων σας
Αναπτύξτε το DocPilot ως λειτουργικό κεντρικό αρχείο για τα κρίσιμα έγγραφά σας.