Διαχείριση εγγράφων & οργάνωση
Η έκδοση αναφοράς ενός εγγράφου στην επιχείρηση
Μόνο μία έκδοση είναι έγκυρη. Όλα τα υπόλοιπα είναι προσχέδια, αντίγραφα ή ιστορικό.
Από Ομάδα DocPilot1 λεπτά ανάγνωσης
Χωρίς έκδοση αναφοράς, η διαχείριση εγγράφων καταλήγει σε κυνήγι PDF. Αυτό το δορυφορικό άρθρο εξετάζει την αρχή για κάθε επιχειρησιακό έγγραφο — διαφορετικά από τη διαχείριση εκδόσεων μιας σύμβασης, που είναι πιο εξειδικευμένη.
Ελάχιστοι κανόνες
- Ένας φάκελος / μία καρτέλα ανά λογικό έγγραφο
- Μια ορατή ένδειξη «τρέχον»
- Τα προσχέδια εκτός της ενεργής προβολής ή με σαφή σήμανση
- Αποφάσεις συνδεδεμένες αποκλειστικά με την τρέχουσα έκδοση
Το DocPilot διατηρεί τη διαδρομή και διευκολύνει την αναζήτηση της σωστής έκδοσης· το σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocPilot είναι σχεδιασμένο για αυτό το ζωντανό αποθετήριο.
Συχνές ερωτήσεις
- Πώς σημειώνετε την έκδοση αναφοράς;
- Με μια σαφή κατάσταση στο αποθετήριο («τρέχον») και έναν κανόνα: κάθε επιχειρησιακή απόφαση βασίζεται σε αυτή την έκδοση, όχι σε ένα συνημμένο e-mail.
- Ποια η διαφορά από τη διαχείριση εκδόσεων των συμβάσεων;
- Η αρχή είναι η ίδια, αλλά οι συμβάσεις προσθέτουν τροποποιητικές πράξεις και προθεσμίες. Εδώ ασχολούμαστε με διαδικασίες, πολιτικές, σαρώσεις και γενικά επιχειρησιακά έγγραφα.
- Τι κάνετε με τις παλιές εκδόσεις;
- Τις διατηρείτε ως ευανάγνωστο ιστορικό αν χρειάζονται για έλεγχο, χωρίς να τις αφήνετε να ανταγωνίζονται την τρέχουσα στην «ενεργή» αναζήτηση.
Μία πηγή αλήθειας ανά έγγραφο
Συγκεντρώστε τα έγγραφα στο DocPilot και σημειώστε με σαφήνεια ποιο είναι το τρέχον.
Δωρεάν πόρος
Κατεβάστε τη λίστα ελέγχου: 25 σημεία για αποτελεσματική διαχείριση συμβάσεων.
Λήψη λίστας ελέγχουΕπιστροφή στο ιστολόγιο
← Όλα τα άρθρα