Λύση · Όμιλοι

Διακυβέρνηση εγγράφων χωρίς διετή υλοποίηση παραδοσιακής σουίτας

Ένας όμιλος χρειάζεται αποδείξεις, σαφή πεδία πρόσβασης και ροές που διασχίζουν πολλές διευθύνσεις — χωρίς να εγκαταστήσει ένα παραδοσιακό, άκαμπτο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Το DocPilot απομονώνει κάθε οργανισμό (multi-tenant), εφαρμόζει ρόλους, τμήματα και τομείς, καταγράφει τις αποφάσεις και προσφέρει πακέτο Enterprise (όρια χρήσης, υποστήριξη, προηγμένες απαιτήσεις ασφάλειας) κατόπιν προσφοράς.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Οι προκλήσεις των εγγράφων σε επίπεδο ομίλου

Ο κίνδυνος δεν είναι πλέον μόνο επιχειρησιακός: είναι η ικανότητα να αποδεικνύετε, να διαχωρίζετε και να προωθείτε τις αποφάσεις στο σωστό επίπεδο.

Μεγάλοι όγκοι και πολλοί εγκρίνοντες: αδιαφανείς ουρές έγκρισης
Ανάγκη διαχωρισμού ανά τμήμα ή τομέα χωρίς πολλαπλασιασμό των απομονωμένων αποθετηρίων αρχείων
Απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας για εσωτερικό έλεγχο, έλεγχο ή διαφορά
Δύσκολη υιοθέτηση των παραδοσιακών σουιτών διαχείρισης εγγράφων / CLM που απαιτούν πολύ χρόνο παραμετροποίησης
Ανάγκη για υποστήριξη και προσαρμοσμένα όρια χρήσης, πέρα από την αυτοεξυπηρέτηση

Ροή εργασιών για ομίλους στο DocPilot

Η ίδια διαδρομή προϊόντος, διαστασιολογημένη για δομημένους οργανισμούς: ανθρώπινη επιβεβαίωση, πλούσιες ροές, αξιοποιήσιμος έλεγχος.

Ελεγχόμενη εισαγωγή
Εισερχόμενο email, μεταφόρτωση στο web ή κινητό· έλεγχος για ιούς κατά την είσοδο μέσω email· σύνδεση με το πεδίο (τμήμα / τομέας) του οργανισμού.
Ανάγνωση και εξαγωγή
Το OCR και το DocpilotAI προτείνουν τύπο και μεταδεδομένα· η πολιτική OCR / μοντέλων AI μπορεί να οριστεί ανά οργανισμό.
Έλεγχος πριν από τη ροή
Ανθρώπινη επιβεβαίωση όταν το απαιτεί ο βαθμός ή ο τύπος — φραγμός πριν δεσμευτούν πολλές διευθύνσεις.
Ροές μεταξύ διευθύνσεων
Βήματα, απαρτία, SLA, απόρριψη και αίτημα τροποποιήσεων· ειδοποιήσεις για την τήρηση των προθεσμιών μεταξύ νομικού τμήματος, προμηθειών, οικονομικού τμήματος και διοίκησης.
Αρχείο και αποδείξεις
Ιστορικό εκδόσεων, σχόλια, ενέργειες έγκρισης και ημερολόγιο ελέγχου: ποιος είδε, επιβεβαίωσε, ενέκρινε ή απέρριψε, και πότε.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Δυνατότητες κατάλληλες για έναν μεγάλο οργανισμό

Απομόνωση multi-tenant

Κάθε οργανισμός διαθέτει τον δικό του χώρο και τα δικά του δεδομένα, απομονωμένα από τους άλλους πελάτες.

Δικαιώματα ανά ρόλο, τμήμα και τομέα

Τα λεπτομερή δικαιώματα εφαρμόζονται πάνω στο σημείο αναφοράς: ο καθένας βλέπει μόνο το δικό του πεδίο.

Ημερολόγιο ελέγχου και εκδόσεις

Διατήρηση των πρωτοτύπων, ιστορικό εκδόσεων και καταγεγραμμένες ενέργειες — βάση για ελέγχους και διαφορές.

Πακέτο Enterprise

Κατόπιν προσφοράς: προσαρμοσμένα όρια χρήσης και ρόλοι, αποκλειστική υποστήριξη ένταξης, προηγμένες απαιτήσεις ασφάλειας — πέρα από τα Starter / Business.

Περιπτώσεις χρήσης για ομίλους

Οριζόντιες ροές νομικού τμήματος και προμηθειών

Συμβάσεις-πλαίσιο, πρόσθετες πράξεις και NDA με διαδοχή εγκρινόντων και αποδείξεις αποφάσεων.

Παρακολούθηση από τη γενική διεύθυνση

Οι φάκελοι που απαιτούν απόφαση ανεβαίνουν μαζί με το πλαίσιό τους (καρτέλα, ιστορικό) και εγκρίνονται από web και κινητό.

Απάντηση σε έλεγχο ή διαφορά

Βρείτε την έκδοση αναφοράς, τις εγκρίσεις και τα συνδεδεμένα έγγραφα χωρίς να ανασυνθέτετε μια αλυσίδα email.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για έναν όμιλο

Διακυβέρνηση της πρόσβασης χωρίς μαζικό χειροκίνητο σχέδιο ταξινόμησης
Αξιοποιήσιμες αποδείξεις (έλεγχος, εκδόσεις, αποφάσεις)
Επιχειρησιακή διαδρομή σε εβδομάδες αντί για διετές έργο συστήματος διαχείρισης εγγράφων
Υποστήριξη Enterprise όταν το επιβάλλουν οι όγκοι και οι απαιτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Διαχειρίζεται το DocPilot πολλές θυγατρικές σε έναν λογαριασμό;

Κάθε οργανισμός στο DocPilot είναι ένας απομονωμένος χώρος (multi-tenant). Τα εσωτερικά δικαιώματα (ρόλοι, τμήματα, τομείς) δομούν τα πεδία πρόσβασης μέσα σε αυτόν τον χώρο. Για ξεχωριστές οντότητες, διαστασιολογούμε το πακέτο (συχνά Enterprise) σύμφωνα με τη διακυβέρνησή σας — χωρίς να υποσχόμαστε μια ενοποίηση σε επίπεδο μητρικής εταιρείας που δεν παρέχεται.

Ποιες πιστοποιήσεις ασφάλειας δηλώνονται;

Καμία πιστοποίηση ISO, SOC 2 ή HDS δεν δηλώνεται στον ιστότοπο. Αντίθετα, παρέχονται: φιλοξενία στην ΕΕ, απομόνωση multi-tenant, πρόσβαση ανά πεδίο, ημερολόγιο ελέγχου, δημόσια πολιτική απορρήτου.

Πότε να περάσετε στο Enterprise;

Όταν τα όρια χρήσης των Starter / Business, η ανάγκη υποστήριξης ή ειδικές απαιτήσεις ασφάλειας ξεπερνούν την αυτοεξυπηρέτηση. Επικοινωνήστε μαζί μας για προσφορά.

Αντικαθιστά το DocPilot ένα εργαλείο υπογραφής ή έναν δικηγόρο;

Όχι. Το DocPilot δομεί τη διαδρομή των εγγράφων (παραλαβή, εξαγωγή, εσωτερική έγκριση, αρχείο). Η υπογραφή και η νομική συμβουλή παραμένουν εκτός του πεδίου του προϊόντος.

Λύσεις ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Άλλα πλαίσια και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot