Αναζήτηση και αναφορές
Φίλτρα, πίνακες ελέγχου και ειδοποιήσεις βασίζονται σε δομημένα πεδία.
Γλωσσάριο · Διαχείριση εγγράφων
Μεταδεδομένα
Δομημένες πληροφορίες που συνδέονται με ένα έγγραφο (τύπος, μέρη, ημερομηνίες, ποσό, κατάσταση) και επιτρέπουν την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα και τη διαχείρισή του.
Γνωστό επίσης ως: metadata · περιγραφικά δεδομένα
Τι είναι τα μεταδεδομένα εγγράφων;
Τα μεταδεδομένα περιγράφουν το έγγραφο χωρίς να είναι απαραίτητα το ίδιο το περιεχόμενο: τύπος (σύμβαση, προσφορά…), συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνία λήξης, προθεσμία καταγγελίας, υπεύθυνος, κατάσταση. Μετατρέπουν ένα αρχείο σε επιχειρησιακό αντικείμενο. Χωρίς μεταδεδομένα, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων περιορίζεται σε μια δομή φακέλων — εύθραυστη μόλις αυξηθεί ο όγκος.
Γιατί τα χρειάζονται οι επιχειρήσεις
Το φιλτράρισμα «όλων των συμβάσεων προμηθευτών που λήγουν σε 90 ημέρες» είναι αδύνατο μόνο με ονόματα αρχείων.
Διαλειτουργικότητα
Τα μεταδεδομένα τροφοδοτούν οικονομικά, νομικό τμήμα ή προμήθειες χωρίς επαναπληκτρολόγηση.
Διακυβέρνηση
Δικαιώματα και διατήρηση ελέγχονται καλύτερα ανά τύπο και ευαισθησία παρά ανά δομή φακέλων.
Συνηθισμένες παγίδες
Εγκυκλοπαιδική φόρμα
Πάρα πολλά υποχρεωτικά πεδία = ελλιπείς φάκελοι. Ορίστε μια ελάχιστη χρήσιμη βάση.
Μεταδεδομένα που δεν ενημερώνονται ποτέ
Μια κατάσταση κολλημένη στο «σε εξέλιξη» για δύο χρόνια καταστρέφει την εμπιστοσύνη στο κεντρικό αρχείο.
Τα μεταδεδομένα στο DocPilot
Κάθε έγγραφο ή σύμβαση έχει μια δομημένη καρτέλα. Το OCR και η τεχνητή νοημοσύνη προτείνουν τιμές· ο άνθρωπος επιβεβαιώνει. Τα μεταδεδομένα τροφοδοτούν την αναζήτηση, τις ροές εργασιών και τις λήξεις.
- Δομημένη καρτέλα εγγράφου / σύμβασης
- Υποβοηθούμενη πρόταση και έπειτα ανθρώπινη επικύρωση
- Φίλτρα και ειδοποιήσεις στα βασικά πεδία
Σχετικές σελίδες DocPilot
Για να μάθετε περισσότερα για το προϊόν και τους οδηγούς.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
Οδηγοί «πώς να»
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Μεταδεδομένα εγγράφων: τα ελάχιστα χρήσιμαΠοια μεταδεδομένα εγγράφων να συμπληρώνετε στην επιχείρηση για να βρίσκετε, να φιλτράρετε και να παρακολουθείτε — χωρίς εγκυκλοπαιδικό σχέδιο ταξινόμησης.
- Πώς να βρίσκετε γρήγορα ένα έγγραφο στην επιχείρησηΠώς να βρίσκετε ένα έγγραφο στην επιχείρηση χωρίς να εξαρτάστε από το όνομα αρχείου: μεταδεδομένα, επιχειρησιακά φίλτρα, καλές πρακτικές αναζήτησης.
- Δείκτες παρακολούθησης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρησηΠοιους δείκτες να παρακολουθείτε σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων: υιοθέτηση, ποιότητα μεταδεδομένων, χρόνοι, περιστατικά — χωρίς διακοσμητικούς πίνακες ελέγχου.
Όροι και σελίδες προϊόντος
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
- Διαχείριση εγγράφωνΣύνολο πρακτικών και συστημάτων (συχνά ένα DMS / σύστημα διαχείρισης εγγράφων) για τη δημιουργία, ταξινόμηση, κοινή χρήση, έγκριση και αρχειοθέτηση των εταιρικών εγγράφων.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΣύστημα που συγκεντρώνει τα εταιρικά έγγραφα, τα ταξινομεί με μεταδεδομένα, διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης και υποστηρίζει τον κύκλο ζωής τους.
Περάστε στην πράξη
Από το όνομα αρχείου στην επιχειρησιακή καρτέλα
Δομήστε τα έγγραφά σας στο DocPilot για να τα βρίσκετε και να τα διαχειρίζεστε.