Διαχείριση εγγράφων & οργάνωση
Μεταδεδομένα εγγράφων: τα ελάχιστα χρήσιμα
Λίγα καλά επιλεγμένα πεδία αξίζουν περισσότερο από μια τέλεια δομή φακέλων που κανείς δεν τηρεί.
Τα μεταδεδομένα δεν είναι πολυτέλεια για αρχειονόμους. Είναι οι λαβές που σας επιτρέπουν να βρείτε ένα έγγραφο χωρίς να ξέρετε το όνομα του αρχείου. Αυτό το δορυφορικό άρθρο του οδηγού διαχείρισης εγγράφων εστιάζει στα ελάχιστα χρήσιμα — όχι στη συνολική οργάνωση ενός αρχείου (που καλύπτεται αλλού).
Η παγίδα των πάρα πολλών πεδίων
Μια φόρμα με είκοσι πεδία μένει κενή ήδη από τον πρώτο μήνα. Οι ομάδες την παρακάμπτουν, τα δεδομένα μένουν φτωχά, η αναζήτηση αποτυγχάνει. Καλύτερα πέντε συμπληρωμένα πεδία παρά δεκαπέντε που αγνοούνται.
- Τύπος (σύμβαση, τιμολόγιο, διαδικασία, άλλο)
- Συμβαλλόμενοι ή επιχειρησιακό πλαίσιο
- Ημερομηνία του εγγράφου
- Κατάσταση (προσχέδιο, τρέχον, αρχειοθετημένο)
- Υπεύθυνος του φακέλου
Μεταδεδομένα vs δομή φακέλων
Μια βαθιά δομή φακέλων επιβάλλει μία μόνο διαδρομή. Τα μεταδεδομένα επιτρέπουν πολλαπλά φίλτρα (ανά προμηθευτή ΚΑΙ ανά έτος ΚΑΙ ανά κατάσταση). Για τη συνολική οργάνωση, δείτε επίσης πώς να οργανώσετε ένα αρχείο εγγράφων.
Κάντε τη συμπλήρωση βιώσιμη
- Περιορίστε τα υποχρεωτικά πεδία στο κρίσιμο εύρος
- Προσυμπληρώστε μέσω OCR / τεχνητής νοημοσύνης όπου είναι δυνατό
- Μη δέχεστε εισαγωγή «χωρίς τύπο» στις ευαίσθητες ροές
- Επανεξετάζετε τα αχρησιμοποίητα πεδία κάθε τρίμηνο
Συχνές ερωτήσεις
- Ποια μεταδεδομένα είναι απαραίτητα;
- Τύπος εγγράφου, κάτοχος ή τμήμα, ημερομηνία εγγράφου, κατάσταση (προσχέδιο / τρέχον / αρχειοθετημένο) και τουλάχιστον ένα επιχειρησιακό αναγνωριστικό (προμηθευτής, έργο, πελάτης).
- Πρέπει να τα ευρετηριάσετε όλα από την πρώτη μέρα;
- Όχι. Ορίστε ένα ελάχιστο σύνολο για ένα κρίσιμο εύρος και μετά εμπλουτίστε το. Το OCR και η εξαγωγή δεδομένων με τεχνητή νοημοσύνη επιταχύνουν την πρόταση πεδίων.
- Ποια η διαφορά από ένα σχέδιο ταξινόμησης;
- Το σχέδιο ταξινόμησης οργανώνει φακέλους. Τα μεταδεδομένα κάνουν δυνατή την αναζήτηση ακόμη κι αν η δομή φακέλων είναι απλή. Τα δύο αλληλοσυμπληρώνονται· το άρθρο «πώς να οργανώσετε ένα αρχείο εγγράφων» καλύπτει τη συνολική οργάνωση.
Δομήστε τις καρτέλες σας με το DocPilot
Αφήστε το OCR και την τεχνητή νοημοσύνη να προτείνουν τα πεδία, επιβεβαιώστε και στη συνέχεια φιλτράρετε ανά τύπο, συμβαλλόμενο ή κατάσταση.
Δωρεάν πόρος
Κατεβάστε τη λίστα ελέγχου: 25 σημεία για αποτελεσματική διαχείριση συμβάσεων.
Λήψη λίστας ελέγχουΕπιστροφή στο ιστολόγιο
← Όλα τα άρθρα