Λύση · Προμήθειες

Προμήθειες που ξέρουν σε ποιο σημείο βρίσκεται κάθε δέσμευση προς προμηθευτή

Οι αγοραστές ταχυδακτυλουργούν ανάμεσα σε προσφορές, εντολές αγοράς, συμβάσεις προμηθευτών και πρόσθετες πράξεις. Το DocPilot συγκεντρώνει αυτά τα έγγραφα, εξάγει τις χρήσιμες πληροφορίες (συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες) και τα προωθεί στο σωστό κύκλωμα έγκρισης.

Δοκιμάστε δωρεάν Ζητήστε επίδειξη Δωρεάν λίστα ελέγχου

Τα επιχειρησιακά προβλήματα των Προμηθειών

Χωρίς ενιαίο κεντρικό αρχείο, ο κύκλος των προμηθευτών χάνεται ανάμεσα σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπολογιστικά φύλλα λήξεων και κοινόχρηστους φακέλους.

Συμβάσεις προμηθευτών και πρόσθετες πράξεις που δεν βρίσκονται τη στιγμή της επαναδιαπραγμάτευσης
Λήξεις και προθεσμίες καταγγελίας που ανακαλύπτονται πολύ αργά
Διασταυρούμενες εγκρίσεις προμηθειών / νομικού / οικονομικού μέσα σε e-mail
Προσφορές και εντολές αγοράς που δεν συνδέονται με την τελική δέσμευση
Χειροκίνητες υπενθυμίσεις για να μάθετε ποιος πρέπει ακόμη να υπογράψει ή να εγκρίνει

Η ροή εργασίας των Προμηθειών στο DocPilot

Από το εισερχόμενο έγγραφο του προμηθευτή έως την απόφαση, με τους σωστούς εγκρίνοντες σε κάθε βήμα.

Καταγραφή του εγγράφου
Αποκλειστικό εισερχόμενο e-mail του οργανισμού, μεταφόρτωση από το web ή φωτογραφία που μετατρέπεται σε PDF μέσα στην εφαρμογή.
Ταξινόμηση και καρτέλα
Η διαδικασία ξεχωρίζει σύμβαση προμηθευτή, προσφορά, εντολή αγοράς, τιμολόγιο… και εξάγει ποσό, προμηθευτή, ημερομηνίες.
Επιχειρησιακή δρομολόγηση
Η ροή εργασίας αναθέτει τα βήματα στο τμήμα Προμηθειών και στη συνέχεια στο νομικό ή στο οικονομικό τμήμα, σύμφωνα με τον δημοσιευμένο ορισμό σας.
Απόφαση και παρακολούθηση
Εισερχόμενα εργασιών: έγκριση, απόρριψη ή αίτημα τροποποιήσεων· ειδοποιήσεις εντός της εφαρμογής και μέσω e-mail.
Προβολή των συμβάσεων
Η λίστα συμβάσεων σας επιτρέπει να βρίσκετε τις δεσμεύσεις που παρακολουθούνται, συνδεδεμένες με τα έγγραφα και τις ροές εργασίας.

Δείτε επίσης πώς λειτουργεί το DocPilot και την τεκμηρίωση.

Λειτουργίες χρήσιμες για τις Προμήθειες

Τύποι προμηθειών στον κατάλογο

Συμβάσεις προμηθευτών, προσφορές, εντολές αγοράς, τιμολόγια: η ταξινόμηση και η εξαγωγή ευθυγραμμίζονται με τα πραγματικά σας έγγραφα.

Κυκλώματα πολλών τμημάτων

Αναθέστε ένα βήμα σε τμήμα, τομέα, ρόλο ή πρόσωπο — ιδανικό για Προμήθειες → Νομικό → Οικονομικό.

Ειδοποιήσεις και σύνοψη

Οι εγκρίνοντες ενημερώνονται για τα έγγραφα που παραλήφθηκαν, τις εργασίες και τις αποφάσεις, χωρίς συστηματικές χειροκίνητες υπενθυμίσεις.

Αναζήτηση και φίλτρα

Βρείτε έναν προμηθευτή, ένα ποσό ή έναν τύπο εγγράφου μέσω του ευρετηρίου (τίτλος, OCR, ετικέτες, μεταδεδομένα).

Περιπτώσεις χρήσης Προμηθειών

Ανανέωση σύμβασης-πλαισίου

Εξαγόμενη λήξη, κύκλωμα επανέγκρισης, υπογεγραμμένη έκδοση αρχειοθετημένη και αναζητήσιμη.

Έγκριση προσφοράς και στη συνέχεια εντολής αγοράς

Κάθε έγγραφο ακολουθεί τη δική του ροή εργασίας· το ιστορικό των αποφάσεων παραμένει συνδεδεμένο με το έγγραφο.

Διαφορά με προμηθευτή

Βρείτε γρήγορα τη σύμβαση, τις πρόσθετες πράξεις και την αλληλουχία των εγκρίσεων για να προετοιμάσετε μια απάντηση.

Περισσότερα σενάρια στο blog του DocPilot.

Οφέλη για τις Προμήθειες

Λιγότερα παράλληλα υπολογιστικά φύλλα λήξεων
Ορατότητα στην κατάσταση κάθε έγκρισης
Λιγότερη επανακαταχώριση μεταξύ PDF και Excel
Σαφής συνεργασία με το νομικό και το οικονομικό τμήμα
Αξιοποιήσιμο αρχείο μετά την υπογραφή

Συχνές ερωτήσεις

Διαχειρίζεται το DocPilot τις συμβάσεις προμηθευτών;

Ναι, για τον κύκλο παραλαβή → εξαγωγή → έγκριση → αρχειοθέτηση. Η λίστα των συμβάσεων είναι διαθέσιμη στην εφαρμογή· η επιχειρησιακή παρακολούθηση γίνεται μέσω των εγγράφων και των ροών εργασίας.

Μπορεί μια εντολή αγοράς να εγκριθεί από το οικονομικό τμήμα μετά τις Προμήθειες;

Ναι. Δημοσιεύστε μια ροή εργασίας πολλών βημάτων με ανάθεση ανά τμήμα, ρόλο ή χρήστη και με ενέργειες έγκρισης / απόρριψης / αιτήματος τροποποιήσεων.

Πώς φτάνουν τα έγγραφα των προμηθευτών;

Μέσω της διεύθυνσης εισερχόμενου e-mail του οργανισμού, μεταφόρτωσης στο web (συμπεριλαμβανομένων φωτογραφιών που μετατρέπονται σε PDF) ή της εφαρμογής για κινητά.

Πώς προλαβαίνουμε μια ανανέωση;

Οι ημερομηνίες που εξάγονται στην καρτέλα του εγγράφου, η αναζήτηση και οι ειδοποιήσεις εργασιών βοηθούν στην ιεράρχηση των φακέλων πριν από τη λήξη — χωρίς ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο.

Άλλοι ρόλοι

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Οδηγοί και σελίδες προϊόντος

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Κέντρο δωρεάν πόρων · Όλες οι λύσεις ανά ρόλο · Αρχική σελίδα DocPilot