Οδηγός χρήσης DocPilot

Ο οδηγός απευθύνεται στους επιχειρησιακούς χρήστες (μεταφόρτωση, αναζήτηση, έγκριση) και στους διαχειριστές του οργανισμού (ομάδα, κυκλώματα, τύποι εγγράφων). Περιγράφει το προϊόν όπως παρέχεται στον χώρο εργασίας web και στην εφαρμογή για κινητά.

• Υπόσχεση του προϊόντος: συγκέντρωση των συμβάσεων, αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τους, ταχύτερες εγκρίσεις.
• Η διαδρομή: παραλαβή → έλεγχος → ανάγνωση από AI → κύκλωμα έγκρισης → καταγεγραμμένη απόφαση.
• Δύο περιβάλλοντα: διαχείριση εγγράφων και διοίκηση στο web· εισερχόμενα εγκρίσεων στο κινητό.
• Ανθρώπινη βοήθεια: φόρμα επικοινωνίας του δημόσιου ιστότοπου (χωρίς ενσωματωμένα αιτήματα υποστήριξης ή chat).

1. 1

   Ενεργοποίηση λογαριασμού μέσω πρόσκλησης

   Αν λάβατε πρόσκληση, ανοίξτε τον σύνδεσμο ενεργοποίησης, συμπληρώστε το όνομα και το επώνυμό σας, επιλέξτε κωδικό πρόσβασης (τουλάχιστον 10 χαρακτήρες, με κεφαλαίο, πεζό και αριθμό) και συνδεθείτε στον χώρο του οργανισμού σας.

2. 2

   Σύνδεση

   Ανοίξτε τον χώρο εργασίας και εισαγάγετε τα στοιχεία σύνδεσής σας. Μετά τη σύνδεση, ο πίνακας ελέγχου εμφανίζει τα πρόσφατα έγγραφα, τις εργασίες στα εισερχόμενα, τα έγγραφα υπό έλεγχο AI και τις τρέχουσες συμβάσεις.

3. 3

   Προφίλ

   Στο προφίλ βλέπετε την ταυτότητά σας, τον οργανισμό και τον ρόλο σας. Από εκεί μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας.

4. 4

   Κατανοήστε το πεδίο πρόσβασής σας

   Εκτός από τον ρόλο, η πρόσβαση στα έγγραφα μπορεί να περιορίζεται ανά τμήμα. Δύο άτομα με τον ίδιο ρόλο δεν βλέπουν απαραίτητα τους ίδιους φακέλους.

tenant_admin

Διαχειρίζεται τον οργανισμό: ομάδα, τμήματα, αλυσίδες έγκρισης και ρυθμίσεις εγγράφων.

manager

Επιβλέπει τα κυκλώματα και μπορεί να ενεργεί ευρύτερα στα έγγραφα και στις εργασίες του πεδίου του.

validator

Διεκπεραιώνει τα εισερχόμενα: έγκριση, απόρριψη, αίτημα τροποποιήσεων, σχόλια.

user

Μεταφορτώνει και βλέπει έγγραφα εντός του πεδίου του· συμμετέχει ανάλογα με τα δικαιώματα που του έχουν δοθεί.

viewer

Μόνο προβολή, χωρίς ενέργειες έγκρισης ή διαχείρισης.

Τμήμα

Ποιος εγκρίνει: Νομικό, Οικονομικό, Προμήθειες, HR… Το DocpilotAI εντοπίζει αυτόματα το τμήμα ενός εγγράφου· μπορείτε να το διορθώσετε με ένα κλικ. Κάθε οργανισμός ξεκινά με μια πλήρη προεπιλεγμένη λίστα τμημάτων.

Τύπος εγγράφου

Κατάλογος ανά οργανισμό: σχήμα εξαγωγής (αναμενόμενα πεδία) και συνδεδεμένη προεπιλεγμένη αλυσίδα έγκρισης.

Από τη σελίδα Ομάδα, ένας διαχειριστής προσκαλεί μέλη με συγκεκριμένο ρόλο, τα αντιστοιχίζει σε ένα ή περισσότερα τμήματα και διαχειρίζεται τη λίστα των τμημάτων. Τα δικαιώματα πρόσκλησης και διαχείρισης είναι διαθέσιμα μόνο στους εξουσιοδοτημένους ρόλους.

Κάθε οργανισμός διαθέτει μια διεύθυνση εισαγωγής. Τα συνημμένα που λαμβάνονται γίνονται έγγραφα όπως ακριβώς και μια μεταφόρτωση μέσω web. Ένας άγνωστος παραλήπτης αγνοείται· η επεξεργασία (έλεγχος, OCR, εξαγωγή, ροή εργασίας) ξεκινά στη συνέχεια ασύγχρονα.

1. 1

   Μεταφόρτωση μέσω web

   Σύρετε και αφήστε ένα αρχείο, επιλέξτε τίτλο και τύπο· το DocpilotAI προτείνει το τμήμα, το οποίο μπορείτε να διορθώσετε, καθώς και ετικέτες. Το αρχείο αποστέλλεται στον ασφαλή χώρο αποθήκευσης και ακολουθούν ο έλεγχος για ιούς και η διαδικασία ανάγνωσης.

2. 2

   Μετά την παραλαβή

   Μια ειδοποίηση μπορεί να σας ενημερώσει ότι το έγγραφο παραλήφθηκε. Οι τεχνικές καταστάσεις (εξαγωγή, αποτυχία, έλεγχος) παραμένουν διακριτές από τις επιχειρησιακές καταστάσεις (πρόχειρο, υπό έλεγχο, εγκεκριμένο…).

• Μορφές: τύποι MIME που επιτρέπει η πλατφόρμα (κυρίως PDF και συνήθεις μορφές εικόνας).
• Μέγιστο μέγεθος: εφαρμόζεται κατά τη μεταφόρτωση· ένα πολύ μεγάλο αρχείο απορρίπτεται πριν από την επεξεργασία.
• Προστασία από ιούς: καμία επεξεργασία OCR ή ροή εργασίας δεν ξεκινά για αρχείο που εντοπίζεται ως μολυσμένο.

Επιχειρησιακός κύκλος ζωής

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Κατάσταση επεξεργασίας

Δείχνει σε ποιο σημείο βρίσκεται η διαδικασία: απαιτείται έλεγχος, εξαγωγή σε εξέλιξη, δρομολογήθηκε σε ροή εργασίας ή αποτυχία.

Εκδόσεις

Μια νέα έκδοση δεν αντικαθιστά το πρωτότυπο. Το ιστορικό εκδόσεων και εξαγωγών διατηρείται.

• Καρτέλα εγγράφου: προεπισκόπηση, εξαγόμενα πεδία, μεταδεδομένα, εκδόσεις, ετικέτες, ιστορικό, σχόλια.
• Βοηθός εγγράφων: πάντα διαθέσιμο πλαίσιο για να κάνετε ερωτήσεις σε ένα έγγραφο (και σε συνδεδεμένα έγγραφα) μόλις το κείμενο είναι διαθέσιμο.
• Ταξινόμηση: τμήμα (εντοπίζεται αυτόματα από το DocpilotAI, με δυνατότητα αλλαγής), ετικέτες και χειροκίνητα μεταδεδομένα — συχνά απαιτούνται πριν από την εκκίνηση ενός κυκλώματος.
• Λήψη του πρωτοτύπου σύμφωνα με το δικαίωμα documents.download.
• Αναζήτηση: τίτλος, κείμενο OCR, αριθμός σύμβασης, συμβαλλόμενα μέρη, ετικέτες· φίλτρα κατά τύπο, τμήμα, κατάσταση, ημερομηνίες.

1. 1

   OCR

   Το αρχείο διαβάζεται (εγγενές κείμενο ή αναγνώριση χαρακτήρων). Μπορεί να δημιουργηθεί προεπισκόπηση για την προβολή.

2. 2

   Ταξινόμηση

   Προτείνεται ένας τύπος εγγράφου με βαθμό εμπιστοσύνης. Κάτω από το όριο που έχει ρυθμίσει ο οργανισμός, απαιτείται ανθρώπινος έλεγχος.

3. 3

   Εξαγωγή

   Συμπληρώνονται τα πεδία του σχήματος του τύπου (π.χ. σύμβαση προμηθευτή: αριθμός, συμβαλλόμενα μέρη, ημερομηνίες, ποσό, νόμισμα, προθεσμία καταγγελίας, δικαιοδοσία, υπογράφοντες). Κάθε πεδίο φέρει βαθμό εμπιστοσύνης και προέλευση.

Κατά τον ανθρώπινο έλεγχο (HITL), ένας εξουσιοδοτημένος χρήστης διορθώνει τα πεδία. Το ιστορικό διατηρεί την προηγούμενη εξαγωγή· το κύκλωμα μπορεί στη συνέχεια να ξεκινήσει με τη διορθωμένη έκδοση. Τα πρωτότυπα δεν αντικαθίστανται ποτέ.

• Όρια εμπιστοσύνης που ρυθμίζονται ανά οργανισμό (ταξινόμηση και εξαγωγή).
• Πάροχοι OCR / LLM που επιλέγονται ανά οργανισμό· δεν διεκδικείται εκπαίδευση με τις συμβάσεις σας.
• Το περιεχόμενο των εγγράφων δεν καταγράφεται στα αρχεία καταγραφής της εφαρμογής.

Τύποι βημάτων

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Αλυσίδα έγκρισης

Μια διατεταγμένη λίστα ονομαστικών εγκρινόντων, ξεχωριστή για κάθε τμήμα. Το έγγραφο που δρομολογείται σε ένα τμήμα ακολουθεί την αλυσίδα του βήμα προς βήμα.

Απόφαση

Σε κάθε βήμα, ο εγκρίνων εγκρίνει (μετάβαση στο επόμενο βήμα και, τελικά, έγκριση), απορρίπτει (τέλος του κυκλώματος) ή ζητά τροποποιήσεις (επιστροφή στον συντάκτη και επανεκκίνηση από το πρώτο βήμα).

Από τα εισερχόμενα Εργασίες, ανοίξτε μια εργασία για να δείτε την προεπισκόπηση, τα εξαγόμενα πεδία και το ιστορικό. Διαθέσιμες ενέργειες: έγκριση, απόρριψη, αίτημα τροποποιήσεων, επανανάθεση, σχόλιο. Οι προθεσμίες και οι υπενθυμίσεις βοηθούν ώστε τίποτα να μη μένει αναπάντητο.

• Διαχειριστής: δημιουργία / επεξεργασία κυκλώματος (νέα έκδοση), δημοσίευση, παύση, συνέχιση ή ακύρωση μιας εκτέλεσης.
• Βοήθεια εντός πλαισίου: στις σελίδες Ροές εργασίας, ένα πλαίσιο «Κατανόηση και ρύθμιση μιας ροής εργασίας» εξηγεί βήματα, αναθέσεις, απαρτία και δημοσίευση.
• Η ροή εργασίας ξεκινά μόνο μετά από επιτυχή δρομολόγηση του εγγράφου (τύπος + εμπιστοσύνη + ενεργή ροή εργασίας).
• Κάθε ενέργεια καταγράφεται σε αμετάβλητο αρχείο για λόγους ιχνηλασιμότητας.

• Στο web: λίστα συμβάσεων (τίτλος, κωδικός, κατάσταση ροής εργασίας, τμήμα, υπεύθυνος, λήξη) και σύνδεση με το σχετικό έγγραφο.
• Στο κινητό: δημιουργία και παρακολούθηση μικρών συμβάσεων, συμπληρωματικά προς τα εισερχόμενα εγκρίσεων.
• Η επιχειρησιακή κατάσταση της σύμβασης παραμένει ευθυγραμμισμένη με την πρόοδο του κυκλώματος έγκρισης.

Τα επιχειρησιακά συμβάντα δημιουργούν ειδοποιήσεις εντός της εφαρμογής (καμπανάκι στο web) και, ανάλογα με τη ρύθμιση, e-mail. Από τις προτιμήσεις μπορείτε να προσαρμόσετε τι λαμβάνετε.

• Έγγραφο που παραλήφθηκε, ολοκλήρωση OCR / εξαγωγής, απαιτείται έλεγχος.
• Εκκίνηση ροής εργασίας, ανάθεση εργασίας, υπενθύμιση προθεσμίας.
• Απόφαση: εγκρίθηκε, απορρίφθηκε, το κύκλωμα ολοκληρώθηκε.
• Push ειδοποιήσεις στο κινητό: η αρχιτεκτονική προβλέπεται· η τρέχουσα χρήση βασίζεται στα εισερχόμενα και στις ειδοποιήσεις της εφαρμογής.

• Προβολή του εγγράφου και των εξαγόμενων πεδίων.
• Έγκριση, απόρριψη ή αίτημα τροποποίησης.
• Λήψη ειδοποιήσεων εργασιών· άμεσος σύνδεσμος (deep link) προς μια εργασία.
• Δημιουργία / παρακολούθηση ελαφριών εγγενών συμβάσεων· συνένωση πολλών φωτογραφιών σε ένα ενιαίο PDF όταν το προβλέπει η διαδρομή.
• Βοηθός εγγράφων και ξενάγηση (discovery tour) για να γνωρίσετε τις βασικές κινήσεις με την πρώτη χρήση.

• Android: λήψη του APK από την αρχική σελίδα (#mobile), χειροκίνητη εγκατάσταση.
• iOS: διανομή μέσω TestFlight (δημόσιος σύνδεσμος μόλις δημοσιευθεί στο App Store Connect).

• Απομόνωση οργανισμού μέσω του διακριτικού ταυτοποίησης, ενίσχυση στη βάση δεδομένων (RLS) και αποκλειστικό πρόθεμα στην αποθήκευση αντικειμένων.
• RBAC + πεδία πρόσβασης ανά τμήμα / δικαιώματα ανά έγγραφο.
• Αμετάβλητα πρωτότυπα: οι νέες εκδόσεις προστίθενται, χωρίς ποτέ σιωπηρή αντικατάσταση.
• Καταγραφή ελέγχου μόνο προσθήκης (append-only) για τις ευαίσθητες ενέργειες και το ημερολόγιο των ροών εργασίας.
• Έλεγχος για ιούς (ClamAV) κατά την εισαγωγή μέσω e-mail, πριν από το OCR και τη δρομολόγηση.
• Πολιτική AI: πάροχοι που επιλέγονται ανά οργανισμό· δεν διεκδικείται εκπαίδευση με τις συμβάσεις σας.

1. 1

   Ένας προμηθευτής στέλνει ένα PDF με e-mail

   Το μήνυμα φτάνει στη διεύθυνση εισαγωγής → δημιουργείται έγγραφο → OCR / εξαγωγή → έλεγχος αν η εμπιστοσύνη δεν επαρκεί → το DocpilotAI εντοπίζει το τμήμα (π.χ. Προμήθειες) και ξεκινά την αλυσίδα έγκρισής του → αρχειοθέτηση. Κάθε απόφαση παραμένει στο αρχείο καταγραφής.

2. 2

   Ένας συνεργάτης ανεβάζει μια σάρωση

   Μεταφόρτωση μέσω web → το DocpilotAI εντοπίζει το τμήμα, προσθέστε ετικέτες αν χρειάζεται → το έγγραφο εμφανίζεται στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων → μεταγενέστερη αναζήτηση κατά προμηθευτή, αριθμό ή λέξη-κλειδί OCR.

3. 3

   Ένας εγκρίνων διεκπεραιώνει την ουρά του

   Ανοίγει τα εισερχόμενα → επιλέγει μια εργασία → διαβάζει την προεπισκόπηση και την εξαγωγή → εγκρίνει, απορρίπτει ή ζητά τροποποιήσεις. Στο κινητό, η ίδια διαδρομή χωρά στα ειδικά εισερχόμενα.

4. 4

   Ένας διαχειριστής δημοσιεύει ένα κύκλωμα

   Προσκαλεί εγκρίνοντες → ρυθμίζει την αλυσίδα έγκρισης του τμήματος Προμηθειών (σειρά των ονομαστικών εγκρινόντων) → δημοσιεύει την ενεργή αλυσίδα.

1. 1

   Από τον ιστότοπο

   Ανοίξτε την ενότητα Επικοινωνία (#contact). Μια σύνοψη σας καλεί να συμπληρώσετε τη φόρμα ή να γράψετε απευθείας στη διεύθυνση που αναγράφεται (προεπιλογή: social@docpilot-app.com).

2. 2

   Φόρμα

   Δηλώστε πρώτα μια διεύθυνση e-mail για απάντηση, έπειτα το όνομά σας, προαιρετικά την εταιρεία σας, και το μήνυμά σας. Σας απαντάμε σε αυτή τη διεύθυνση· το μήνυμα διαβιβάζεται στην ομάδα του DocPilot μέσω e-mail.

3. 3

   Μέσα στον χώρο εργασίας

   Για προσφορά Enterprise, η σελίδα χρέωσης και η σελίδα Τιμές περιέχουν σύνδεσμο mailto προς την ίδια διεύθυνση επικοινωνίας. Οι ερωτήσεις χρήσης αντιμετωπίζονται πρώτα μέσω αυτής της τεκμηρίωσης, της βοήθειας εντός πλαισίου των ροών εργασίας και του βοηθού εγγράφων.