Μετάβαση στο περιεχόμενο
DocPilot

Πρόβλημα · Χαμένες συμβάσεις

Η σύμβαση υπάρχει. Κανείς δεν ξέρει πού βρίσκεται.

Ένας προμηθευτής στέλνει πίσω το υπογεγραμμένο PDF. Ο συνάδελφος Α το κατεβάζει. Ο συνάδελφος Β έχει μια έκδοση με σημειώσεις. Η διοίκηση ζητά «την ισχύουσα σύμβαση» για μια σύσκεψη αύριο. Και ξεκινά το κυνήγι: γραμματοκιβώτια, Drive, συνημμένα, φάκελοι με όνομα «final_v3_OK».

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξη

Η πιο συνηθισμένη σκηνή — και η πιο δαπανηρή

Χαρακτηριστικά σημάδια στην επιχείρηση:

  • Πολλές ανταγωνιστικές εκδόσεις χωρίς ένδειξη «αναφοράς»
  • Το υπογεγραμμένο δεν βρίσκεται ποτέ στο ίδιο σημείο με το εγκεκριμένο προσχέδιο
  • Οι πρόσθετες πράξεις ζουν σε άλλη αλληλουχία e-mail
  • Κανείς δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι το PDF που άνοιξε είναι το σωστό

Τι κοστίζει μια σύμβαση που δεν βρίσκεται

Δεν είναι μόνο ο χρόνος που χάνεται στην αναζήτηση. Είναι μια απόφαση που λαμβάνεται με βάση λάθος έκδοση, μια προθεσμία καταγγελίας που χάνεται ή μια διαπραγμάτευση που ξεκινά ξανά από λανθασμένη βάση.

Αποφάσεις με βάση ξεπερασμένο αντίγραφο

Ποσό, SLA ή προθεσμία καταγγελίας διαβάζονται σε ένα «σχεδόν τελικό» PDF — ενώ η υπογεγραμμένη έκδοση λέει κάτι άλλο.

Υπενθυμίσεις σε αλυσίδα

Νομικό τμήμα, προμήθειες και διοίκηση στέλνουν ο ένας στον άλλον το ίδιο αρχείο χωρίς να ξέρουν ποιος έχει την πηγή αλήθειας.

Κίνδυνος σε διαφορά ή έλεγχο

Χωρίς ιστορικό και αξιόπιστη θέση αποθήκευσης, η ανασύσταση του φακέλου γίνεται έρευνα.

Πώς το DocPilot σταματά την εξαφάνιση των συμβάσεων

Η σύμβαση δεν είναι πια ένα συνημμένο που ταξιδεύει: γίνεται ένας ενιαίος φάκελος, που καταγράφεται κατά την είσοδο, εμπλουτίζεται, εγκρίνεται και στη συνέχεια αρχειοθετείται με δυνατότητα αναζήτησης.

  1. Καταγραφή στην πηγή

    Εισερχόμενο e-mail του οργανισμού, μεταφόρτωση μέσω web ή φωτογραφία: το PDF εισέρχεται στο DocPilot αντί να μένει φυλακισμένο σε ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο.

  2. Καρτέλα και τύπος αναγνωρίζονται

    Το OCR και η εξαγωγή προτείνουν τον τύπο (σύμβαση, NDA, πρόσθετη πράξη…), τα συμβαλλόμενα μέρη, τα ποσά και τις ημερομηνίες — εσείς επιβεβαιώνετε πριν από την έγκριση.

  3. Κύκλωμα και έπειτα ενιαίο αρχείο

    Μόλις ολοκληρωθεί η ροή εργασίας, το έγγραφο αναφοράς παραμένει ευρετηριασμένο μαζί με το ιστορικό των αποφάσεων — δεν χρειάζεται πια να ανοίγετε ξανά δέκα αλληλουχίες e-mail.

Πριν: κυνήγι PDF / Μετά: κεντρικό αρχείο

Χωρίς κεντρικό αρχείο

  • Η «πραγματική» σύμβαση είναι αυτή που κάποιος έχει ακόμη τοπικά
  • Οι πρόσθετες πράξεις δεν συνδέονται με τη σύμβαση-πλαίσιο
  • Η αναζήτηση ξεκινά με «έχεις το e-mail του Μαρτίου;»

Με το DocPilot

  • Μία ενιαία καταχώριση για κάθε σύμβαση ή πρόσθετη πράξη
  • Κατάσταση και έκδοση αναφοράς ορατές μέσα στον φάκελο
  • Αναζήτηση και DocpilotAI για να βρείτε όρο ή ημερομηνία χωρίς να ψάχνετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Τι αποτρέπει στην πράξη την απώλεια

Αποκλειστικά εισερχόμενα e-mail

Οι συμβάσεις που αποστέλλονται στη διεύθυνση εισαγωγής του οργανισμού εισάγονται (με έλεγχο για ιούς) — δεν εξαρτώνται πια από ένα ατομικό γραμματοκιβώτιο.

Ιστορικό αποφάσεων

Σχόλια, εγκρίσεις και απορρίψεις παραμένουν συνδεδεμένα με τον φάκελο: ξέρετε πώς φτάσατε στην εγκεκριμένη έκδοση.

Ευρετήριο τίτλου + OCR

Βρείτε μια σύμβαση κατά προμηθευτή, λέξη-κλειδί ή τύπο χωρίς να ανοίγετε ξανά τη δομή των κοινόχρηστων φακέλων.

Συχνές ερωτήσεις

Συχνές ερωτήσεις

Αντικαθιστά το DocPilot την ηλεκτρονική υπογραφή;

Όχι. Το DocPilot συγκεντρώνει την παραλαβή, την εσωτερική έγκριση και την αρχειοθέτηση. Η υπογραφή γίνεται στο εργαλείο που ήδη χρησιμοποιείτε· το υπογεγραμμένο PDF επιστρέφει στη συνέχεια στο DocPilot.

Τι κάνουμε με τις συμβάσεις που έχουν ήδη χαθεί στα e-mail;

Μπορείτε να τις ανεβάσετε ξανά (μεταφόρτωση ή φωτογραφία). Το OCR και η ταξινόμηση βοηθούν να ανασυσταθεί μια αξιοποιήσιμη βάση· το όφελος φαίνεται κυρίως στις επόμενες ροές.

Πώς ξεχωρίζουμε το προσχέδιο από την υπογεγραμμένη έκδοση;

Μέσω της κατάστασης της ροής εργασίας, των μεταδεδομένων της καρτέλας και του ιστορικού: το εγκεκριμένο έγγραφο (ή το αρχειοθετημένο μετά την υπογραφή) γίνεται το σημείο αναφοράς της ομάδας.

Δείτε επίσης ανά ρόλο

Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.

Πρακτικοί οδηγοί

Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.

Σχετικά άρθρα

Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.

Προβλήματα και σχετικές σελίδες

Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.

Όλες οι λύσεις · Αρχική σελίδα DocPilot

Περάστε στην πράξη

Σταματήστε να ψάχνετε τη σύμβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Ξεκινήστε μια δοκιμή με τις επόμενες εισερχόμενες συμβάσεις σας ή ζητήστε μια επίδειξη για να δείτε την καταγραφή μέσω e-mail και το αρχείο με δυνατότητα αναζήτησης.

Δοκιμάστε δωρεάνΖητήστε επίδειξη