Διαχείριση εγγράφων & οργάνωση
Δικαιώματα πρόσβασης στα έγγραφα της επιχείρησης
Πολύ ανοιχτά, και έχετε διαρροές. Πολύ κλειστά, και δημιουργούνται ανεξέλεγκτα αντίγραφα. Δείτε μια ρεαλιστική προσέγγιση.
Τα δικαιώματα πρόσβασης είναι ο πυρήνας της διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση. Χωρίς αυτά, είτε όλοι βλέπουν τα πάντα είτε ο καθένας αποθηκεύει «στα δικά του». Και τα δύο άκρα διαλύουν το αποθετήριο.
Τρία συχνά λάθη
- Κοινή χρήση «όλοι με δικαίωμα επεξεργασίας» στον κρίσιμο φάκελο
- Υπερβολικά πολλοί ιδιωτικοί φάκελοι που γίνονται απομονωμένα «σιλό»
- Αποστολή της ευαίσθητης έκδοσης με e-mail «για να πάει πιο γρήγορα»
Ένα απλό πλαίσιο
Ξεχωρίστε ανάγνωση, κατάθεση, έγκριση και διαχείριση. Συνδέστε τα δικαιώματα με επιχειρησιακούς ρόλους και, όσο γίνεται, όχι με μεμονωμένα πρόσωπα. Η διακυβέρνηση εγγράφων ορίζει ποιος αποφασίζει για τις εξαιρέσεις.
Πώς μετράτε αν λειτουργεί
Αν οι ομάδες εξακολουθούν να δημιουργούν φακέλους «αντίγραφο για τον Χ», τα δικαιώματα είναι υπερβολικά χονδροειδή ή αργούν πολύ να δοθούν. Διορθώστε τη διαδικασία πρόσβασης πριν προσθέσετε κανόνες.
Συχνές ερωτήσεις
- Χρειάζονται δικαιώματα φάκελο προς φάκελο;
- Συνήθως όχι στην αρχή. Ρόλοι (επιχειρησιακός χρήστης, προϊστάμενος, διαχειριστής) και εύρος (τμήμα, τύπος εγγράφου) αρκούν για τις περισσότερες ΜμΕ.
- Τι κάνετε με τις περιστασιακές προσβάσεις;
- Προβλέψτε προσωρινή κοινή χρήση με ίχνος αντί να στέλνετε το PDF με e-mail — διαφορετικά ξαναδημιουργείτε αντίγραφα εκτός αποθετηρίου.
- Πώς διαχειρίζεται τα δικαιώματα το DocPilot;
- Κάθε οργανισμός έχει τον δικό του απομονωμένο χώρο· οι χρήστες βλέπουν ό,τι αφορά τον ρόλο τους, χωρίς να εκτίθεται όλο το αρχείο.
Ελέγξτε το εύρος πρόσβασης στα έγγραφα
Συγκεντρώστε τα έγγραφα στο DocPilot και δώστε στον καθένα τη χρήσιμη προβολή — όχι ολόκληρο το Drive.
Δωρεάν πόρος
Κατεβάστε τη λίστα ελέγχου: 25 σημεία για αποτελεσματική διαχείριση συμβάσεων.
Λήψη λίστας ελέγχουΕπιστροφή στο ιστολόγιο
← Όλα τα άρθρα