Διαχείριση εγγράφων & οργάνωση
Πολιτική διατήρησης εγγράφων στην επιχείρηση
Το να τα κρατάτε όλα «για κάθε ενδεχόμενο» δεν είναι πολιτική. Δείτε πώς να ορίσετε απλούς και εφαρμόσιμους κανόνες.
Μια πολιτική διατήρησης μετατρέπει την ατέρμονη αποθήκευση σε συνειδητή διαχείριση εγγράφων. Χωρίς αυτήν, το αρχείο διογκώνεται, η αναζήτηση υποβαθμίζεται και ο νομικός κίνδυνος αυξάνεται.
Τι πρέπει να ξεκαθαρίζει μια πολιτική
- Διάρκεια διατήρησης ανά κατηγορία εγγράφων
- Υπεύθυνος για την απόφαση απόσυρσης
- Θέση του αρχείου έναντι του χώρου εργασίας
- Τρόποι καταστροφής ή ανωνυμοποίησης
Αποφύγετε το «όλα στο ίδιο σημείο»
Αν ανακατεύετε προσχέδια, ενεργά έγγραφα και αρχεία, κανείς δεν εμπιστεύεται την αναζήτηση. Διαχωρίστε τουλάχιστον ανά κατάσταση. Για το ιστορικό έντυπο υλικό, δείτε την ψηφιοποίηση έντυπων αρχείων.
Συχνές ερωτήσεις
- Από πού να ξεκινήσετε μια πολιτική διατήρησης;
- Από τους πιο κρίσιμους τύπους εγγράφων (συμβάσεις, ανθρώπινο δυναμικό, οικονομικά) και ρεαλιστικές διάρκειες εγκεκριμένες από το Νομικό τμήμα ή τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO), όχι από μια εξαντλητική απογραφή.
- Πρέπει να διαγράφονται όλα αυτόματα;
- Όχι απαραίτητα από την πρώτη μέρα. Ξεκινήστε σημειώνοντας την κατάσταση «προς αρχειοθέτηση / προς επανεξέταση» και μετά τυποποιήστε τις αποσύρσεις.
- Σχέση με τον ΓΚΠΔ;
- Ναι: η διατήρηση για περισσότερο χρόνο από όσο χρειάζεται μπορεί να αποτελεί κίνδυνο. Δείτε το ειδικό άρθρο για τον ΓΚΠΔ (GDPR) και τη διαχείριση εγγράφων.
Κάντε τις καταστάσεις ορατές στο DocPilot
Ξεχωρίστε τα τρέχοντα από τα αρχειοθετημένα, κρατήστε αποδεικτικό της διαδρομής και περιορίστε το «ζωντανό» αρχείο.
Δωρεάν πόρος
Κατεβάστε τη λίστα ελέγχου: 25 σημεία για αποτελεσματική διαχείριση συμβάσεων.
Λήψη λίστας ελέγχουΕπιστροφή στο ιστολόγιο
← Όλα τα άρθρα