Ποιος πρέπει να εγκρίνει μια σύμβαση ανάλογα με το ποσό;

Το «ποιος πρέπει να υπογράψει;» είναι η ερώτηση που μπλοκάρει τους περισσότερους φακέλους. Χωρίς κανόνες βάσει ποσού, συνυπάρχουν δύο άκρα: όλα καταλήγουν στη Διοίκηση (σημείο συμφόρησης) ή ο καθένας υπογράφει «στη γωνιά του» (κίνδυνος). Σαφή όρια, ευθυγραμμισμένα με τις εξουσιοδοτήσεις, αποτελούν τον πυρήνα μιας διαχείρισης συμβάσεων με διακυβέρνηση.

Το θέμα αυτό βασίζεται στον οδηγό διαχείρισης συμβάσεων και στην κατανομή ρόλων μεταξύ Προμηθειών / Νομικού Τμήματος / Διοίκησης.

Οι αρχές πριν από τους αριθμούς

• Ένας μόνο ορισμός του «ποσού» (ετήσιο χωρίς ΦΠΑ, σύνολο για όλη τη διάρκεια κ.λπ.)
• Λίγα κλιμάκια (3 έως 4) ώστε να απομνημονεύονται εύκολα
• Γραπτές εξαιρέσεις (επείγον, αποκλειστικότητα, προσωπικά δεδομένα)
• Ίχνος: ποιος ενέκρινε, πότε, ποια έκδοση

Παράδειγμα πίνακα (προς προσαρμογή)

Τα παρακάτω όρια είναι ενδεικτικά. Προσαρμόστε τα στις τραπεζικές εξουσιοδοτήσεις / εξουσιοδοτήσεις υπογραφής σας και στη διάθεσή σας για ανάληψη κινδύνου.

1. Έως S1: επιχειρησιακή μονάδα ή Προμήθειες, τυποποιημένο πρότυπο, σύντομη λίστα ελέγχου.
2. Από S1 έως S2: Προμήθειες + υπεύθυνος επιχειρησιακής μονάδας· Νομικό Τμήμα αν είναι εκτός προτύπου.
3. Από S2 έως S3: + Νομικό Τμήμα σε κάθε περίπτωση· η Διοίκηση ενημερώνεται.
4. Πάνω από S3: υποχρεωτική έγκριση από τη Διοίκηση (ή την εκτελεστική επιτροπή) πριν από την υπογραφή.

Το ποσό δεν είναι το μόνο κριτήριο

Ορισμένες συμβάσεις χαμηλού ποσού παραμένουν ευαίσθητες: αποκλειστικότητα, υψηλές ποινικές ρήτρες, προσωπικά δεδομένα, ρήτρα μη ανταγωνισμού, πολυετής δέσμευση. Η πρόβλεψη μιας «κλιμάκωσης στο Νομικό Τμήμα» ανεξάρτητα από το ποσό αποτρέπει τα τυφλά σημεία. Η λίστα ελέγχου πριν από την υπογραφή συμπληρώνει τον αριθμητικό πίνακα.

Τροποποιήσεις, συμβάσεις-πλαίσιο και σωρευτικά ποσά

Μια τροποποίηση 8.000 € σε ένα πλαίσιο που είναι ήδη κοντά στο όριο της Διοίκησης μπορεί να ανεβάσει τη συνολική δέσμευση πάνω από αυτό. Αποφασίστε αν εγκρίνετε με βάση μόνο το ποσό της τροποποίησης, το σωρευτικό ποσό ή και τα δύο. Χωρίς αυτόν τον κανόνα, οι ομάδες «τεμαχίζουν» τεχνητά τις δεσμεύσεις.

Εφαρμόστε τον κανόνα στην καθημερινότητα

• Εμφανίστε το ισχύον όριο στην καρτέλα της σύμβασης
• Προωθήστε αυτόματα τη ροή εργασιών ανάλογα με το ποσό που εξήχθη
• Μετρήστε τους φακέλους «εκτός κυκλώματος» (υπογραφή μέσω e-mail χωρίς ίχνος)
• Επανεξετάστε τα όρια μία φορά τον χρόνο με τη Διοίκηση

Συχνές παγίδες

• Πολύ χαμηλό όριο → υπερφορτωμένη Διοίκηση, βιαστικές αποφάσεις
• Πολύ υψηλό όριο → βαριές δεσμεύσεις χωρίς στρατηγική ματιά
• Λάθος καταχώριση ποσού → λάθος κύκλωμα (εξ ου και η αξία της εξαγωγής)
• Προφορικό «ΟΚ» χωρίς συνημμένη έκδοση

Επικοινωνήστε τον πίνακα χωρίς ορολογία

Δημοσιεύστε τον πίνακα σε μια εσωτερική σελίδα μισής σελίδας: ορισμός του ποσού, τρία όρια, εξαιρέσεις, σημείο επαφής σε περίπτωση αμφιβολίας. Εκπαιδεύστε τις Προμήθειες και τα διευθυντικά στελέχη μία φορά· στη συνέχεια, η ροή εργασιών πρέπει να εφαρμόζει τον κανόνα. Αν κάθε έγκριση ξεκινά με συζήτηση του τύπου «ποιος υπογράφει τελικά;», ο πίνακας δεν είναι λειτουργικός.

Το DocPilot και τα όρια έγκρισης

Το DocPilot εξάγει το ποσό κατά την είσοδο (OCR + εξαγωγή), ενεργοποιεί την κατάλληλη ροή εργασιών, τηρεί το ημερολόγιο ελέγχου, επιτρέπει την αναζήτηση ολόκληρου του φακέλου και την έγκριση από κινητό. Το εισερχόμενο e-mail αποτρέπει να μένει το PDF σε ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο περιμένοντας «τον σωστό εγκρίνοντα».

Για να περάσετε από τον πίνακα σε PowerPoint στο πραγματικό κύκλωμα, χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων DocPilot: ξεκινήστε με έναν τύπο σύμβασης και δύο όρια και, στη συνέχεια, επεκταθείτε.