Πώς να παρακολουθείτε τις λήξεις των συμβάσεών σας;

Η σιωπηρή ανανέωση που σας αιφνιδιάζει, η προθεσμία καταγγελίας 90 ημερών που εντοπίζεται πολύ αργά, η σύμβαση-πλαίσιο που λήγει χωρίς επαναδιαπραγμάτευση: σπάνια πρόκειται για θέμα «κακής πίστης». Είναι θέμα παρακολούθησης. Η ημερομηνία υπήρχε στο έγγραφο· δεν υπήρχε στη διαδικασία.

Τι πρέπει πραγματικά να παρακολουθείτε

• Ημερομηνία λήξης ή παράτασης
• Προθεσμία καταγγελίας (όταν υπάρχει)
• Ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να ληφθεί απόφαση (συνήθως λήξη − προθεσμία καταγγελίας)
• Υπεύθυνος της απόφασης (Προμήθειες, επιχειρησιακό τμήμα, Νομικό τμήμα, Διοίκηση)

Δεν χρειάζονται όλοι όλες τις ημερομηνίες. Κάποιος όμως πρέπει να είναι υπεύθυνος για την ημερομηνία απόφασης. Αλλιώς το ημερολόγιο μένει διακοσμητικό.

Γιατί το Excel λαχανιάζει

Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να λειτουργήσει σε μικρή κλίμακα. Γίνεται εύθραυστο μόλις το ενημερώνουν πολλά άτομα, μόλις τα PDF αλλάζουν ή όταν κανείς δεν ανοίγει το αρχείο τη σωστή στιγμή. Το πρόβλημα δεν είναι ο τύπος: είναι η απόσταση ανάμεσα στην παρακολούθηση και το πραγματικό έγγραφο.

Μια απλή και ανθεκτική μέθοδος

1. Για κάθε ενεργή σύμβαση, εντοπίστε τη λήξη και την προθεσμία καταγγελίας (ή σημειώστε «δεν βρέθηκε / δεν εφαρμόζεται»).
2. Υπολογίστε την ημερομηνία απόφασης και καταχωρίστε την στο ίδιο εργαλείο με τον φάκελο.
3. Ορίστε ρεαλιστικά κατώφλια ειδοποίησης (π.χ. 90, 30 και 7 ημέρες πριν) ανάλογα με την κρισιμότητα.
4. Αναθέστε έναν υπεύθυνο ανά προθεσμία.
5. Αντιμετωπίστε την ειδοποίηση ως στάδιο της ροής (επαναδιαπραγμάτευση, καταγγελία, παράταση), όχι ως απλό e-mail.

Η σύνδεση με την έγκριση

Μια λήξη έχει αξία μόνο αν ενεργοποιεί εργασία: επανεξέταση των όρων, έγκριση μιας τροποποιητικής πράξης, απόφαση της Διοίκησης. Συνδέστε λοιπόν την παρακολούθηση των ημερομηνιών με τη ροή λήψης αποφάσεων, αντί να τηρείτε ένα παράλληλο ημερολόγιο.

Το DocPilot και οι λήξεις

Το DocPilot προτείνει την εξαγωγή των πεδίων ημερομηνιών για να συμπληρωθεί η καρτέλα του φακέλου. Εσείς επιβεβαιώνετε αυτές τις πληροφορίες· από εκεί και πέρα γίνονται μια κατάσταση που παρακολουθείται, όχι ένα στοιχείο ξεχασμένο μέσα στο PDF.

Αν η ανανέωση των συμβάσεών σας εξαρτάται ακόμη από τη μνήμη ενός ανθρώπου ή από ένα αρχείο που σπάνια ανοίγει, δοκιμάστε να περάσετε μερικές κρίσιμες συμβάσεις στο DocPilot και δείτε αν οι ειδοποιήσεις γίνονται επιτέλους έγκαιρες αποφάσεις.