Εισαγωγή μέσω email
Μία διεύθυνση DocPilot ανά οργανισμό: το συνημμένο ενεργοποιεί τη διαδρομή χωρίς αντιγραφή-επικόλληση.
Αυτοματοποίηση
Αυτοματοποίηση συμβάσεων: αφαιρέστε τη χειροκίνητη εργασία, διατηρήστε τον έλεγχο
Η αυτοματοποίηση των συμβάσεων δεν σημαίνει υπογραφή χωρίς ανάγνωση. Σημαίνει κατάργηση των βημάτων χωρίς αξία: λήψη, μετονομασία, αντιγραφή, υπενθυμίσεις. Το DocPilot αυτοματοποιεί την είσοδο, την εξαγωγή και τη δρομολόγηση· οι αποφάσεις παραμένουν ανθρώπινες, ιχνηλάσιμες και λαμβάνονται την κατάλληλη στιγμή.
Η χειροκίνητη εργασία που συσσωρεύεται με κάθε νέο PDF
Κάθε σύμβαση ξεκινά ξανά την ίδια χειροποίητη αλυσίδα. Όσο αυξάνεται ο όγκος, τόσο πολλαπλασιάζονται τα λάθη και οι καθυστερήσεις — χωρίς να βελτιώνεται η νομική ποιότητα.
- Επαναλαμβανόμενες κινήσεις μεταξύ email και φακέλων
- Δρομολόγηση «στο περίπου» στον λάθος εγκρίνοντα
- Ξεχασμένες υπενθυμίσεις, φάκελοι που λιμνάζουν
- Καμία μέτρηση του χρόνου κύκλου
Μια αυτοματοποιημένη διαδρομή από άκρη σε άκρη
Email που λαμβάνεται → έγγραφο που δημιουργείται στον χώρο εργασίας → καρτέλα που προτείνει η AI → επιβεβαίωση → έναρξη ροής εργασιών → ειδοποιήσεις → αρχειοθέτηση με δυνατότητα αναζήτησης. Εσείς ρυθμίζετε τους κανόνες· το DocPilot εκτελεί τα μηχανικά βήματα.
Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί το DocPilot ή δείτε την τεκμηρίωση.
Μοχλοί αυτοματοποίησης
Εξαγωγή + βαθμός
Λιγότερη πληκτρολόγηση· περισσότερος στοχευμένος έλεγχος στα αβέβαια πεδία.
Δρομολόγηση μέσω ροής εργασιών
Η σωστή ροή σύμφωνα με τους κανόνες σας (τύπος, ποσό, τμήμα).
Ειδοποιήσεις
Οι εγκρίνοντες ειδοποιούνται· η κατάσταση παραμένει ορατή σε όλους τους εξουσιοδοτημένους συμμετέχοντες.
Συγκεκριμένες αυτοματοποιήσεις
Αυξανόμενος όγκος χωρίς προσλήψεις
Διαχειριστείτε περισσότερες συμβάσεις με το ίδιο προσωπικό, αφιερωμένο στην προστιθέμενη αξία (διαπραγμάτευση, ανάλυση).
Πολλαπλά σημεία / πολλαπλές είσοδοι
Υποκαταστήματα, έδρα, εν κινήσει: ίδια αυτοματοποίηση πίσω από διαφορετικά κανάλια.
Πρώτος μήνας χωρίς «σε ποιο σημείο είναι»
Οι καταστάσεις αντικαθιστούν τις αυτοσχέδιες συναντήσεις παρακολούθησης.
Περισσότερα πρακτικά σενάρια στο blog του DocPilot.
Οφέλη
- Μικρότερος χρόνος κύκλου μεταξύ παραλαβής και απόφασης
- Λιγότερα λάθη επαναπληκτρολόγησης
- Μικρότερος νοητικός φόρτος για τις υπενθυμίσεις
- Διατηρημένη ποιότητα αποφάσεων (ο άνθρωπος αποφασίζει επί της ουσίας)
Συχνές ερωτήσεις
Συχνές ερωτήσεις
Αντικαθιστά η αυτοματοποίηση τον νομικό ή τον αγοραστή;
Όχι. Αφαιρεί την επαναλαμβανόμενη εργασία ώστε να εστιάζουν στην ανάλυση, τη διαπραγμάτευση και τη λήψη αποφάσεων. Οι εγκρίσεις παραμένουν ανθρώπινες αποφάσεις.
Τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί από την πρώτη μέρα;
Η είσοδος μέσω email, η υποβοηθούμενη εξαγωγή, μια απλή ροή δύο ή τριών βημάτων και οι ειδοποιήσεις. Οι πιο λεπτομερείς κανόνες βελτιώνονται στη συνέχεια.
Χρειάζεται εργαλείο ενοποίησης (Zapier κ.λπ.);
Όχι για τη βασική διαδρομή του DocPilot. Προηγμένες ενοποιήσεις μπορούν να εξεταστούν στο Enterprise, ανάλογα με το πληροφοριακό σας σύστημα.
Πώς μετράτε το όφελος;
Παρακολουθήστε τον χρόνο μεταξύ παραλαβής και τελευταίας έγκρισης, τον αριθμό των χειροκίνητων υπενθυμίσεων που αποφεύχθηκαν και τον χρόνο αναζήτησης μιας υπογεγραμμένης σύμβασης.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Νομικό τμήμαΣυγκεντρώστε NDA, συμβάσεις και πρόσθετες πράξεις, εξαγάγετε τους βασικούς όρους, εγκρίνετε μέσω κυκλώματος και αρχειοθετήστε με ιστορικό. DocPilot για νομικές ομάδες.
- ΟικονομικάΣυγκεντρώστε τιμολόγια, προσφορές, αναφορές εξόδων και στοιχεία τραπεζικών λογαριασμών, εξαγάγετε ποσά και συμβαλλόμενα μέρη, εγκρίνετε μέσω ροής εργασίας και αναζητήστε χωρίς Excel. DocPilot για το οικονομικό τμήμα.
- ΠρομήθειεςΠαρακολουθήστε συμβάσεις προμηθευτών, εντολές αγοράς και προσφορές: εξαγωγή λήξεων, κυκλώματα προμηθειών–νομικού–οικονομικού, ειδοποιήσεις και αναζήτηση. DocPilot για το τμήμα Προμηθειών.
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Αυτοματοποίηση εγκρίσεωνΟδηγός για την αυτοματοποίηση της έγκρισης συμβάσεων: ρόλοι, βήματα, SLA, ειδοποιήσεις. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
- Παρακολούθηση λήξεωνΟδηγός για την παρακολούθηση λήξεων και προθεσμιών καταγγελίας συμβάσεων: κοινόχρηστο ημερολόγιο, αρμοδιότητες, ειδοποιήσεις. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Ο άνθρωπος εγκρίνει, η AI προτείνει: το σωστό μοντέλο διακυβέρνησηςΔιακυβέρνηση της AI εγγράφων: human-in-the-loop, δείκτες εμπιστοσύνης, αρμοδιότητες και ιχνηλασιμότητα των εγκρίσεων.
- Εξαγωγή ημερομηνιών και ποσών με AI: αξιοπιστία χωρίς επανακαταχώρισηΕξάγετε ημερομηνίες, ποσά και συμβαλλόμενους από ένα έγγραφο με την AI: λιγότερη επανακαταχώριση, έλεγχος των κρίσιμων πεδίων, ταχύτερη συμπλήρωση της καρτέλας.
- Δείκτης εμπιστοσύνης μιας εξαγωγής AI: πότε να ελέγξετε ξανάΚατανοήστε και αξιοποιήστε τον δείκτη εμπιστοσύνης μιας εξαγωγής δεδομένων με AI για να στοχεύσετε τον ανθρώπινο έλεγχο.
Για να μάθετε περισσότερα
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- OCR συμβάσεωνΧρησιμοποιήστε OCR και AI για να διαβάσετε τις συμβάσεις σας σε PDF ή σαρωμένες: τύπος, συμβαλλόμενα μέρη, ποσά, ημερομηνίες και προειδοποιήσεις, με ανθρώπινη επιβεβαίωση στο DocPilot.
- AI για έγγραφαΗ AI για έγγραφα στην επιχείρηση: ταξινόμηση, εξαγωγή, ερωτήσεις, σημασιολογική αναζήτηση — με ανθρώπινη επικύρωση. Οδηγός, FAQ, γλωσσάριο και SEO cluster του DocPilot.
- Διαχείριση συμβάσεωνΛογισμικό διαχείρισης συμβάσεων για γαλλικές ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις: παραλαβή, OCR/AI, ροές έγκρισης, παρακολούθηση προθεσμιών και αρχειοθέτηση με δυνατότητα αναζήτησης. Δωρεάν δοκιμή, φιλοξενία στην ΕΕ.
- Χειροκίνητη επεξεργασίαΛήψη, μετονομασία, ταξινόμηση, επανακαταχώριση, υπενθυμίσεις: η χειροκίνητη διαδρομή φρενάρει τις ομάδες σας. Το DocPilot συνδέει OCR, εξαγωγή, ταξινόμηση και ροή εργασίας με ανθρώπινη επιβεβαίωση.
Λύσεις ανά τμήμα · Πρακτικοί οδηγοί · Blog του DocPilot · Δωρεάν πόροι
Περάστε στην πράξη
Αυτοματοποιήστε τη διαδρομή, όχι την υπογραφή στα τυφλά
Ξεκινήστε το DocPilot σε μια πραγματική ροή (προμηθευτές ή NDA) — δωρεάν δοκιμή ή επίδειξη αυτοματοποίησης.