Πηγή αλήθειας
Ένα ενιαίο κεντρικό αρχείο για την έκδοση αναφοράς — συμβάσεις, διαδικασίες, έγγραφα προμηθευτών.
Γλωσσάριο · Διαχείριση εγγράφων
Σύστημα διαχείρισης εγγράφων
Σύστημα που συγκεντρώνει τα εταιρικά έγγραφα, τα ταξινομεί με μεταδεδομένα, διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης και υποστηρίζει τον κύκλο ζωής τους.
Γνωστό επίσης ως: Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων · GED (γαλλικό ακρωνύμιο)
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Το σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (στα γαλλικά «GED», gestion électronique de documents) είναι το σύνολο των πρακτικών και των εργαλείων που επιτρέπουν την παραλαβή, την ταξινόμηση, την αναζήτηση, την έγκριση και την αρχειοθέτηση των εγγράφων έξω από τα γραμματοκιβώτια και τους χαοτικούς κοινόχρηστους φακέλους. Δεν είναι απλώς ένας δίσκος στο cloud: περιλαμβάνει μεταδεδομένα, δικαιώματα, εκδόσεις και συχνά ροές εργασιών.
Τι διακυβεύεται για την επιχείρηση
Χωρίς σύστημα διαχείρισης εγγράφων, κάθε τμήμα επινοεί τη δική του δομή φακέλων. Οι εκδόσεις πολλαπλασιάζονται, τα δικαιώματα είναι αδιαφανή και ο έλεγχος γίνεται ολόκληρο εργοτάξιο.
Διακυβέρνηση
Ποιος μπορεί να δει, να τροποποιήσει, να εγκρίνει: το σύστημα υλοποιεί την πολιτική διαχείρισης εγγράφων.
Συνέχεια
Η αποχώρηση ενός συνεργάτη δεν πρέπει να παίρνει μαζί της το αρχείο που βρισκόταν στο προσωπικό του γραμματοκιβώτιο.
Συνηθισμένες παγίδες
Σύγχυση Drive και συστήματος διαχείρισης εγγράφων
Ένας χώρος κοινής χρήσης αρχείων χωρίς επιχειρησιακά μεταδεδομένα, χωρίς κατάσταση και χωρίς κύκλωμα δεν είναι παρά μια ψηφιακή ντουλάπα.
Υπερβολική μοντελοποίηση από την πρώτη μέρα
Πάρα πολλοί τύποι και πεδία σκοτώνουν την υιοθέτηση. Ξεκινήστε από το ελάχιστο χρήσιμο και εμπλουτίστε στη συνέχεια.
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocPilot
Το DocPilot είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων προσανατολισμένο στις συμβάσεις και στα επιχειρησιακά έγγραφα: παραλαβή, OCR, δομημένες καρτέλες, έγκριση και αναζητήσιμη αρχειοθέτηση.
- Κεντρικό αρχείο για συμβάσεις και έγγραφα
- Επιχειρησιακά μεταδεδομένα και αναζήτηση
- Ενσωματωμένες ροές έγκρισης
Σχετικές σελίδες DocPilot
Για να μάθετε περισσότερα για το προϊόν και τους οδηγούς.
- Εταιρικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων DocPilotΣελίδα προϊόντος: διαχείριση εγγράφων για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.
- Διαχείριση εγγράφων στην επιχείρησηΚεντρική σελίδα και θεματική ενότητα άρθρων για τη διαχείριση εγγράφων.
- Πώς να οργανώσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΜέθοδος, βήματα και checklist εφαρμογής.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive;Σύγκριση συνεργατικής αποθήκευσης και επιχειρησιακής διαχείρισης εγγράφων.
Λύσεις ανά τμήμα
Σελίδες προσαρμοσμένες στις προτεραιότητες κάθε ομάδας.
- Διοικητικές υπηρεσίεςΣυγκεντρώστε αλληλογραφία, πρακτικά, πιστοποιητικά εγγραφής εταιρείας (Kbis), βεβαιώσεις και οριζόντια έγγραφα: καταγραφή μέσω e-mail, OCR, ταξινόμηση, ροές εργασίας και αναζήτηση. DocPilot για τις διοικητικές υπηρεσίες.
- Ανθρώπινο δυναμικόΣυγκεντρώστε συμβάσεις εργασίας, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, έγγραφα ταυτότητας και βεβαιώσεις: OCR, έγκριση από το HR, πρόσβαση ανά ρόλο και αναζήτηση. DocPilot για το ανθρώπινο δυναμικό.
Οδηγοί «πώς να»
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Οργάνωση διαχείρισης εγγράφωνΟδηγός για την οργάνωση ενός εταιρικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων: διακυβέρνηση, τύποι, δικαιώματα, ροές εργασιών. Πρακτική μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και εφαρμογή με το DocPilot.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: ποιες είναι οι διαφορές;Σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή Google Drive: οι πρακτικές διαφορές για μια επιχείρηση (έκδοση αναφοράς, ροές εργασιών, δικαιώματα, αναζήτηση, έλεγχος).
- Διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: ο πλήρης οδηγόςΠλήρης οδηγός για τη διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: ορισμός, κύκλος ζωής, μεταδεδομένα, δικαιώματα, διατήρηση και μέθοδος για να περάσετε από την απλή αποθήκευση σε ένα αξιοποιήσιμο αποθετήριο.
- Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρησηΤα στάδια του κύκλου ζωής ενός εγγράφου στην επιχείρηση: καταγραφή, ευρετηρίαση, χρήση, έκδοση αναφοράς, αρχειοθέτηση — χωρίς να συγχέεται με ένα απλό αρχείο τοποθετημένο κάπου.
Όροι και σελίδες προϊόντος
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΓνωρίστε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων για επιχειρήσεις με επίκεντρο την είσοδο των εγγράφων, το OCR/AI, τις ροές εργασιών και τον έλεγχο — σχεδιασμένο για ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις με το DocPilot.
- Διαχείριση εγγράφωνΠεράστε από τη διάσπαρτη αποθήκευση σε πραγματική διαχείριση εγγράφων για την επιχείρησή σας: μεταφόρτωση, OCR, μεταδεδομένα, αναζήτηση και ροές έγκρισης με το DocPilot.
- Διαχείριση εγγράφωνΣύνολο πρακτικών και συστημάτων (συχνά ένα DMS / σύστημα διαχείρισης εγγράφων) για τη δημιουργία, ταξινόμηση, κοινή χρήση, έγκριση και αρχειοθέτηση των εταιρικών εγγράφων.
- ΜεταδεδομέναΔομημένες πληροφορίες που συνδέονται με ένα έγγραφο (τύπος, μέρη, ημερομηνίες, ποσό, κατάσταση) και επιτρέπουν την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα και τη διαχείρισή του.
Περάστε στην πράξη
Από ένα Drive σε ένα πραγματικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων
Συγκεντρώστε τα κρίσιμα έγγραφά σας με το DocPilot — καταχώριση, ταξινόμηση και έγκριση στο ίδιο κεντρικό αρχείο.