Πώς να αυτοματοποιήσετε την έγκριση των συμβάσεων;

Πολλές ομάδες εξακολουθούν να «εγκρίνουν» μέσα σε αλυσίδες e-mail ή σε συνομιλίες chat. Είναι γρήγορο… μέχρι τη στιγμή που κανείς δεν ξέρει ποιος είπε ναι, σε ποια έκδοση και με ποιες επιφυλάξεις. Αυτοματοποιώντας την έγκριση, δίνετε μορφή σε αυτή τη διαδρομή χωρίς να την κάνετε άσκοπα άκαμπτη.

Τι μπορεί (και τι δεν μπορεί) να κάνει η αυτοματοποίηση

Μια ροή εργασιών μπορεί να ειδοποιεί τον σωστό υπεύθυνο, να υπενθυμίζει ένα στάδιο που καθυστερεί, να προτείνει σαφείς ενέργειες (έγκριση, απόρριψη, αίτημα τροποποίησης) και να διατηρεί ιστορικό. Δεν αντικαθιστά την επιχειρησιακή ή νομική κρίση. Η απόφαση παραμένει ανθρώπινη· αυτό που γίνεται αξιόπιστο είναι η διαδρομή μέχρι την απόφαση.

• Για αυτοματοποίηση: δρομολόγηση, ειδοποιήσεις, καταστάσεις, σειρά σταδίων, αρχείο ενεργειών
• Για ανθρώπους: κριτική ανάγνωση, εξαιρέσεις, αποφάσεις σε διαφωνίες, τελική υπογραφή σύμφωνα με τους εσωτερικούς σας κανόνες

Τα δομικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής ροής έγκρισης

Στάδια με όνομα

Κάθε στάδιο πρέπει να έχει επιχειρησιακό νόημα: έλεγχος από τις Προμήθειες, νομικός έλεγχος, έγκριση από τη Διοίκηση κ.λπ. Αποφύγετε θολά στάδια του τύπου «θα δούμε»: γίνονται αόρατες ουρές αναμονής.

Ένας υπεύθυνος σε κάθε στιγμή

Ανά πάσα στιγμή, κάποιος πρέπει να έχει την ευθύνη. Όταν ο επόμενος υπεύθυνος είναι σαφής, οι αυτοσχέδιες υπενθυμίσεις μειώνονται. Σκεφτείτε και τους αναπληρωτές: οι απουσίες διαλύουν τις προφορικές διαδικασίες.

Απλοί κανόνες διακλάδωσης

Πολλοί οργανισμοί ήδη διαφοροποιούν τις ροές ανάλογα με το ποσό, τον τύπο εγγράφου ή τον κίνδυνο. Η αυτοματοποίηση χρησιμεύει για να εφαρμόζονται αυτοί οι κανόνες με ενιαίο τρόπο, όχι για να τους εφεύρει. Ξεκινήστε με έναν ή δύο κανόνες που χρησιμοποιούνται πραγματικά.

Ένα ίχνος που μπορείτε να ανατρέξετε

Η έγκριση ή η απόρριψη μέσα σε ένα εργαλείο αφήνει ημερομηνία, συντάκτη και συχνά αιτιολογία. Έξι μήνες αργότερα, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε έναν φάκελο που στέκει και σε μια πρόχειρη ανασύνθεση από στιγμιότυπα οθόνης.

Εφαρμογή χωρίς να μπλοκάρει ο οργανισμός

1. Χαρτογραφήστε την πραγματική διαδρομή (όχι την ιδανική διαδρομή του PowerPoint).
2. Επιλέξτε έναν πρώτο τύπο εγγράφου με μεγάλο όγκο ή μεγάλη σημασία.
3. Περιορίστε τον αριθμό των σταδίων στα απολύτως απαραίτητα.
4. Εκπαιδεύστε όσους εγκρίνουν στις τρεις ενέργειες: έγκριση, απόρριψη, αίτημα τροποποίησης.
5. Παρακολουθήστε τους φακέλους που μένουν μπλοκαρισμένοι πάνω από Χ ημέρες και προσαρμόστε τους κανόνες.

Πού παρεμβαίνει το DocPilot

Στο DocPilot, το έγγραφο μπαίνει σε έναν φάκελο, η καρτέλα του προετοιμάζεται και στη συνέχεια η ροή έγκρισης ειδοποιεί τους σωστούς ανθρώπους. Οι ενέργειες καταγράφονται. Αυτοματοποιείτε τη ροή· διατηρείτε τον έλεγχο της απόφασης.

Για να δοκιμάσετε την προσέγγιση, πάρτε μια ροή που σήμερα γίνεται σε Excel ή μέσω e-mail και αναδημιουργήστε την στο DocPilot. Η διαφορά σε σαφήνεια φαίνεται συχνά ήδη από την πρώτη εβδομάδα.