Δωρεάν πρότυπο
Πρότυπο σχεδίου ταξινόμησης εγγράφων για ΜμΕ
Ένα σχέδιο ταξινόμησης έτοιμο για προσαρμογή σε μια ΜμΕ: τύποι εγγράφων ανά τομέα, υποχρεωτικά μεταδεδομένα, κανόνες ονοματοδοσίας, δικαιώματα ανά ρόλο και ενδεικτικοί χρόνοι διατήρησης.
Ένα καλό σχέδιο ταξινόμησης για ΜμΕ χωράει σε μία σελίδα: περίπου δέκα τύποι εγγράφων, τέσσερα ή πέντε υποχρεωτικά μεταδεδομένα και δικαιώματα ανά ρόλο, αντί για μια δομή 200 φακέλων.
Ένα σχέδιο ταξινόμησης περιγράφει ποιους τύπους εγγράφων διατηρεί η επιχείρηση, πώς τους αναγνωρίζει, ποιος μπορεί να τους δει και για πόσο καιρό φυλάσσονται. Σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων δεν είναι πλέον μια δομή φακέλων: η ταξινόμηση βασίζεται σε τύπους και μεταδεδομένα, ώστε το ίδιο έγγραφο να εμφανίζεται σε πολλές προβολές χωρίς να αντιγράφεται.
Το πρότυπο αυτό είναι σκόπιμα σύντομο. Ξεκινήστε από μια πιλοτική ροή (συνήθως τις συμβάσεις ή τα τιμολόγια), εφαρμόστε το πρότυπο και στη συνέχεια επεκταθείτε τομέα προς τομέα. Οι χρόνοι διατήρησης που αναφέρονται είναι συνήθεις ενδείξεις στη Γαλλία: ζητήστε από τον λογιστή ή τον νομικό σύμβουλό σας να τους επιβεβαιώσει.
Τι περιλαμβάνει ο πόρος
- Τύποι εγγράφων ανά τομέα, έτοιμοι για προσαρμογή
- Υποχρεωτικά μεταδεδομένα και κανόνες ονοματοδοσίας
- Δικαιώματα ανά ρόλο και ενδεικτικοί χρόνοι διατήρησης
1. Αρχές
- Ταξινομήστε ανά τύπο εγγράφου και μεταδεδομένα, όχι με δομή φακέλων.
- Μία μόνο έκδοση αναφοράς ανά έγγραφο· τα πρόχειρα μένουν εκτός του κεντρικού αρχείου.
- Ένας υπεύθυνος ανά τύπο εγγράφου, που φροντίζει να εφαρμόζονται και να ενημερώνονται οι κανόνες του.
2. Τύποι εγγράφων ανά τομέα
- Συμβάσεις: συμβάσεις πελατών, συμβάσεις προμηθευτών, NDA, πρόσθετες πράξεις.
- Οικονομικά: τιμολόγια προμηθευτών και πελατών, προσφορές, εντολές αγοράς, εξοδολόγια.
- Ανθρώπινο δυναμικό: συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις συμβάσεων, εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, διοικητικά δικαιολογητικά.
- Νομικά και εταιρικά: καταστατικό, απόσπασμα εμπορικού μητρώου (Kbis), πρακτικά, εξουσιοδοτήσεις.
- Προμήθειες και ποιότητα: καρτέλες προμηθευτών, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά, διαδικασίες.
3. Υποχρεωτικά μεταδεδομένα
- Για όλους τους τύπους: τύπος, ημερομηνία εγγράφου, εμπλεκόμενο μέρος (πελάτης, προμηθευτής, εργαζόμενος), υπεύθυνος, κατάσταση.
- Για τις συμβάσεις: ημερομηνία έναρξης ισχύος, ημερομηνία λήξης, προθεσμία καταγγελίας, ποσό, σιωπηρή ανανέωση (ναι ή όχι).
- Για τα τιμολόγια: αριθμός, ποσά προ ΦΠΑ και με ΦΠΑ, προθεσμία πληρωμής, σύνδεση με τη σύμβαση ή την παραγγελία.
4. Κανόνες ονοματοδοσίας και εκδόσεων
- Προτεινόμενη μορφή: ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ_Τύπος_Μέρος_Αντικείμενο (π.χ. 2026-03-15_Σύμβαση_Παπαδόπουλος_Συντήρηση).
- Όχι «τελικό_v3»: η ενεργή έκδοση φέρει την κατάσταση, το εργαλείο διατηρεί το ιστορικό.
- Οι πρόσθετες πράξεις και τα παραρτήματα συνδέονται με το κύριο έγγραφο και δεν αρχειοθετούνται ποτέ χωριστά.
5. Δικαιώματα ανά ρόλο
- Συντάκτης: καταχωρεί τα έγγραφα και συμπληρώνει τα μεταδεδομένα.
- Εγκρίνων: εγκρίνει ή απορρίπτει με σχόλιο.
- Αναγνώστης: βλέπει τα έγγραφα του πεδίου ευθύνης του (τμήμα, εγκατάσταση).
- Περιορισμένη πρόσβαση για τους φακέλους ανθρώπινου δυναμικού και τα ευαίσθητα έγγραφα.
6. Ενδεικτικοί χρόνοι διατήρησης (προς επιβεβαίωση)
- Λογιστικά παραστατικά και τιμολόγια: 10 έτη (Code de commerce, art. L123-22).
- Εκκαθαριστικά μισθοδοσίας: 5 έτη για τον εργοδότη (Code du travail, art. L3243-4).
- Εμπορικές συμβάσεις: 5 έτη, όσο διαρκεί η εμπορική παραγραφή (Code de commerce, art. L110-4).
- Καταστατικό της εταιρείας: καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής της και 5 έτη μετά τη διαγραφή της.
Παγίδες που πρέπει να αποφύγετε
- Αναπαραγωγή της δομής φακέλων του Drive μέσα στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
- Πολλαπλασιασμός τύπων και πεδίων από την πρώτη μέρα.
- Φάκελοι «Διάφορα» ή «Προς ταξινόμηση» χωρίς υπεύθυνο.
- Παράλειψη των κανόνων διαγραφής στο τέλος της περιόδου διατήρησης.
Άλλοι πόροι
Πρακτικοί οδηγοί
Μέθοδοι βήμα προς βήμα για ουσιαστική πρόοδο.
- Εφαρμογή διαχείρισης εγγράφωνΠώς να εφαρμόσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση: πιλοτική ροή, τύποι εγγράφων, μεταδεδομένα, δικαιώματα, ροές εργασιών και διακυβέρνηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και checklist εφαρμογής.
- Συγκέντρωση εγγράφωνΟδηγός για τη συγκέντρωση των εταιρικών εγγράφων: πηγή αλήθειας, μεταδεδομένα, πρόσβαση και αναζήτηση. Βήματα, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και ο ρόλος του DocPilot.
- Αυτοματοποίηση επεξεργασίαςΟδηγός για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας εγγράφων: καταχώριση, OCR, κατηγοριοποίηση, έγκριση. Μέθοδος, λάθη που πρέπει να αποφύγετε και DocPilot.
Σχετικά άρθρα
Άρθρα του blog του DocPilot για το ίδιο θέμα.
- Πολιτική διατήρησης εγγράφων στην επιχείρησηΟρίστε μια πολιτική διατήρησης εγγράφων: διάρκειες, αρμοδιότητες, αρχειοθέτηση και καταστροφή — για μια διαχείριση εγγράφων που μπορεί να εφαρμοστεί.
- Μεταδεδομένα εγγράφων: τα ελάχιστα χρήσιμαΠοια μεταδεδομένα εγγράφων να συμπληρώνετε στην επιχείρηση για να βρίσκετε, να φιλτράρετε και να παρακολουθείτε — χωρίς εγκυκλοπαιδικό σχέδιο ταξινόμησης.
- Πώς να βρίσκετε γρήγορα ένα έγγραφο στην επιχείρησηΠώς να βρίσκετε ένα έγγραφο στην επιχείρηση χωρίς να εξαρτάστε από το όνομα αρχείου: μεταδεδομένα, επιχειρησιακά φίλτρα, καλές πρακτικές αναζήτησης.
Σχετικές σελίδες προϊόντος
Σχετικές σελίδες για να εξειδικεύσετε την αναζήτησή σας.
- Διαχείριση εγγράφωνΔιαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση: ορισμός, διαφορά από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων και την απλή αποθήκευση, συχνές παγίδες και μέθοδος πέντε βημάτων για να συγκεντρώνετε, να βρίσκετε και να εγκρίνετε τα έγγραφά σας.
- Λογισμικό διαχείρισης εγγράφωνΠώς να επιλέξετε λογισμικό διαχείρισης εγγράφων: πλαίσιο κριτηρίων (καταχώριση, OCR/AI, μεταδεδομένα, δικαιώματα, αναζήτηση, ροές εργασιών, συνολικό κόστος), παγίδες που πρέπει να αποφύγετε και η θέση του DocPilot.
- Σύστημα διαχείρισης εγγράφωνΤι είναι ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (DMS); Ορισμός, τρόπος λειτουργίας, βασικές λειτουργίες, οφέλη για την επιχείρηση και παγίδες που πρέπει να αποφύγετε.
Κοινοποίηση
Μοιραστείτε ή παραθέστε αυτόν τον πόρο
Κανονικός σύνδεσμος, κοινωνικά δίκτυα και μορφές παραπομπής έτοιμες για επικόλληση — με αναφορά στο DocPilot.
Παραπομπή σε αυτόν τον πόρο
DocPilot. (2026). Πρότυπο σχεδίου ταξινόμησης εγγράφων για ΜμΕ. https://docpilot-app.com/el/ressources/guide-ged-pme
Ελεύθερη παράθεση και μη εμπορική επαναχρησιμοποίηση με αναφορά της πηγής και σύνδεσμο προς αυτή τη σελίδα. Η εσωτερική χρήση σε επιχειρήσεις επιτρέπεται χωρίς περιορισμούς.