Γλωσσάριο contract management: 40 όροι που πρέπει να γνωρίζετε

Τι περιλαμβάνει ο πόρος

• 40 επιχειρησιακοί όροι, σύντομοι ορισμοί
• Προσανατολισμένο σε ΜμΕ και μεσαίες επιχειρήσεις (χωρίς περιττή ορολογία)
• Ιδανικό για παράθεση σε άρθρο, σημείωμα ή εκπαίδευση

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το γλωσσάριο

• Ευθυγραμμίστε την ορολογία σε εργαστήριο νομικού / προμηθειών / οικονομικού τμήματος.
• Παραθέστε έναν ορισμό μαζί με τον κανονικό σύνδεσμο αυτής της σελίδας.
• Συμπληρώστε με τους δικούς σας εσωτερικούς όρους (κωδικοί έργων, κατηγορίες).

Ορισμοί

Contract management (CLM)

Το σύνολο των διαδικασιών και εργαλείων για τη διαχείριση του κύκλου ζωής των συμβάσεων: σύνταξη, διαπραγμάτευση, έγκριση, υπογραφή, εκτέλεση, ανανέωση και αρχειοθέτηση.

Κύκλος ζωής της σύμβασης

Η αλληλουχία των σταδίων από το αίτημα έως τη λήξη ισχύος (καταγγελία, λήξη ή ανανέωση), περνώντας από την υπογραφή και την παρακολούθηση της εκτέλεσης.

Έκδοση αναφοράς

Το μοναδικό αντίτυπο που θεωρείται πηγή αλήθειας (συνήθως το υπογεγραμμένο PDF), διακριτό από τα προσχέδια και τα τοπικά αντίγραφα.

NDA (συμφωνία εμπιστευτικότητας)

Σύμβαση που ρυθμίζει την ανταλλαγή ευαίσθητων πληροφοριών μεταξύ των μερών, με διάρκεια, πεδίο εφαρμογής και εξαιρέσεις.

Σύμβαση-πλαίσιο

Συμφωνία που ορίζει τους γενικούς όρους που εφαρμόζονται σε μεταγενέστερες παραγγελίες ή πρόσθετες πράξεις, χωρίς απαραίτητα να δεσμεύει συγκεκριμένο όγκο.

Πρόσθετη πράξη

Πράξη που τροποποιεί μια υφιστάμενη σύμβαση (ποσό, διάρκεια, πεδίο εφαρμογής) και παραμένει συνδεδεμένη με τον φάκελο της αρχικής σύμβασης.

Προθεσμία καταγγελίας

Ελάχιστο χρονικό διάστημα που πρέπει να τηρηθεί για τη γνωστοποίηση καταγγελίας ή μη ανανέωσης πριν από την ημερομηνία λήξης.

Σιωπηρή ανανέωση

Αυτόματη ανανέωση της σύμβασης κατά τη λήξη της, εφόσον κανένα από τα μέρη δεν την έχει καταγγείλει εντός της προθεσμίας καταγγελίας.

SLA (Service Level Agreement)

Δεσμεύσεις επιπέδου υπηρεσίας (χρόνοι, διαθεσιμότητα, ποιότητα) που συχνά επισυνάπτονται σε σύμβαση παροχής υπηρεσιών.

Ροή εργασίας έγκρισης

Διαδοχικό κύκλωμα εγκρίσεων (ρόλοι, όρια, SLA) πριν από την υπογραφή ή την αρχειοθέτηση ενός εγγράφου.

Όριο εξουσιοδότησης

Ποσό ή επίπεδο κινδύνου πάνω από το οποίο καθίσταται υποχρεωτικός ένας επιπλέον εγκρίνων (νομικό, οικονομικό τμήμα, διοίκηση).

Συμβατικά μεταδεδομένα

Δομημένα δεδομένα που συνδέονται με το αρχείο: συμβαλλόμενα μέρη, ποσό, ημερομηνίες, τύπος, υπεύθυνος, κατάσταση — απαραίτητα για την αναζήτηση και τις ειδοποιήσεις.

Επιχειρησιακός υπεύθυνος

Το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την επιχειρησιακή παρακολούθηση μιας σύμβασης (ανανέωση, εκτέλεση), διαφορετικό από εκείνον που απλώς την κατέθεσε.

Ιχνηλασιμότητα

Η δυνατότητα να εντοπίζεται ποιος δημιούργησε, τροποποίησε, ενέκρινε ή κοινοποίησε μια έκδοση, με χρονοσήμανση.

Audit trail

Αμετάβλητο (ή δύσκολα αλλοιώσιμο) αρχείο συμβάντων που χρησιμεύει ως αποδεικτικό σε περίπτωση ελέγχου ή διαφοράς.

Τυποποιημένος όρος / playbook

Βιβλιοθήκη διατυπώσεων και διαπραγματευτικών θέσεων για να επιταχύνεται ο νομικός έλεγχος χωρίς να ξεκινάτε από το μηδέν.

Redlining

Συνεργατικός έλεγχος σχεδίου σύμβασης με σήμανση των αλλαγών και σχόλια.

Ηλεκτρονική υπογραφή

Μέθοδος που επιτρέπει την υπογραφή εγγράφου εξ αποστάσεως, με νομική ισχύ που εξαρτάται από το επίπεδο υπογραφής (απλή, προηγμένη, εγκεκριμένη).

Αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ

Οργανωμένη διατήρηση που αποσκοπεί στη διαφύλαξη της ακεραιότητας και της αντιτάξιμης ισχύος του εγγράφου για όλη τη διάρκεια διατήρησης.

Διάρκεια διατήρησης

Το χρονικό διάστημα κατά το οποίο η σύμβαση (και τα συνδεδεμένα έγγραφα) πρέπει να παραμένει προσβάσιμη, σύμφωνα με τις νομικές υποχρεώσεις και τις επιχειρησιακές ανάγκες.

Υποχρέωση μέσων / αποτελέσματος

Διάκριση ως προς το επίπεδο δέσμευσης του παρόχου: εύλογη επιμέλεια έναντι υποσχόμενου αποτελέσματος.

Ποινικές ρήτρες / liquidated damages

Κατ’ αποκοπή ποσά που προβλέπονται σε περίπτωση αθέτησης (καθυστέρηση, μη συμμόρφωση), διακριτά από τη δικαστικά επιδικαζόμενη αποζημίωση.

Ανωτέρα βία

Εξωτερικό, απρόβλεπτο και ανυπέρβλητο γεγονός που απαλλάσσει προσωρινά ή οριστικά ένα μέρος από τις υποχρεώσεις του.

Καταγγελία για υπαιτιότητα

Πρόωρη λήξη της σύμβασης λόγω σοβαρής αθέτησης ενός μέρους, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπει η σύμβαση.

Εφαρμοστέο δίκαιο / δικαιοδοσία

Το δίκαιο και το δικαστήριο (ή η διαιτησία) που ορίζονται για την επίλυση των διαφορών που αφορούν τη σύμβαση.

Υπεργολαβία

Η ανάθεση σε τρίτο της εκτέλεσης του συνόλου ή μέρους των υποχρεώσεων, συχνά υπό την προϋπόθεση προηγούμενης συναίνεσης του πελάτη.

ΓΚΠΔ (GDPR) / προσωπικά δεδομένα

Το πλαίσιο που εφαρμόζεται όταν η σύμβαση συνεπάγεται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (ρόλοι υπευθύνου / εκτελούντος την επεξεργασία, DPA).

DPA (Data Processing Agreement)

Συμφωνία που ρυθμίζει την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από εκτελούντα την επεξεργασία για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας.

Συμβατικός έλεγχος due diligence

Επισκόπηση των τρεχουσών δεσμεύσεων (προθεσμίες, κίνδυνοι, κρίσιμοι όροι), συχνά στο πλαίσιο ελέγχου, άντλησης κεφαλαίων ή εξαγοράς.

Repository / κεντρικό αρχείο συμβάσεων

Ενιαίος χώρος όπου αποθηκεύονται οι ενεργές συμβάσεις και τα μεταδεδομένα τους, σε αντίθεση με τη διασπορά σε e-mail / Drive / Excel.

Υποχρέωση αναφορών

Δέσμευση για την παροχή περιοδικών αναφορών (SLA, όγκοι, συμβάντα) όπως προβλέπεται στη σύμβαση.

Τιμαριθμική αναπροσαρμογή

Μηχανισμός αυτόματης αναθεώρησης των τιμών βάσει δείκτη (πληθωρισμός, κόστος πρώτων υλών).

Αποκλειστικότητα

Όρος που περιορίζει τη δυνατότητα ενός μέρους να συμβάλλεται με τρίτους σε ένα καθορισμένο πεδίο.

Non-solicitation

Απαγόρευση προσέλκυσης των εργαζομένων ή των πελατών του άλλου μέρους για ορισμένο χρονικό διάστημα.

Escrow

Μηχανισμός μεσεγγύησης (πηγαίος κώδικας, κεφάλαια) που ενεργοποιείται υπό συγκεκριμένες συμβατικές προϋποθέσεις.

Συμβατικός KPI

Δείκτης που παρακολουθείται για τη διαχείριση της εκτέλεσης (χρόνος έγκρισης, ποσοστό ανανεώσεων, απόθεμα χωρίς υπεύθυνο).

Υποχρέωση ενημέρωσης

Καθήκον ενημέρωσης του άλλου μέρους για κίνδυνο, καθυστέρηση ή συμβάν που επηρεάζει τη σύμβαση.

Εκχώρηση σύμβασης

Μεταβίβαση των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων σε τρίτο, συχνά υπό την προϋπόθεση έγγραφης συναίνεσης.

Ανανέωση ενοχής (novation)

Αντικατάσταση μιας υποχρέωσης ή ενός μέρους από νέα, με απόσβεση της παλαιάς.

Playbook έγκρισης

Εσωτερικοί κανόνες (ποιος εγκρίνει τι, σε ποια προθεσμία) που εφαρμόζονται ομοιόμορφα σε κάθε νέα σύμβαση.