Modelo gratuito
Modelo de plano de classificação documental para PME
Um plano de classificação pronto a adaptar para uma PME: tipos de documentos por área, metadados obrigatórios, regras de nomenclatura, permissões por função e referências de conservação.
Um bom plano de classificação de PME cabe numa página: cerca de dez tipos de documentos, quatro ou cinco metadados obrigatórios e permissões por função, em vez de uma árvore de 200 pastas.
Um plano de classificação descreve que tipos de documentos a empresa conserva, como identificá-los, quem os pode consultar e durante quanto tempo devem ser guardados. Numa solução de gestão documental, deixa de ser uma árvore de pastas: a classificação assenta em tipos e metadados, o que permite que o mesmo documento apareça em várias vistas sem ser duplicado.
Este modelo é propositadamente curto. Parta de um fluxo-piloto (muitas vezes os contratos ou as faturas), aplique o modelo e alargue depois área a área. Os prazos de conservação indicados são referências habituais em França: peça ao seu contabilista certificado ou ao seu consultor jurídico que os valide.
O que contém este recurso
- Tipos de documentos por área, prontos a adaptar
- Metadados obrigatórios e regras de nomenclatura
- Permissões por função e referências de conservação
1. Princípios
- Classificar por tipo de documento e por metadados, não por árvore de pastas.
- Uma única versão de referência por documento; os rascunhos ficam fora do repositório.
- Um responsável por tipo de documento, encarregado de manter as respetivas regras.
2. Tipos de documentos por área
- Contratos: contratos com clientes, contratos com fornecedores, NDA, adendas.
- Finanças: faturas de fornecedores e de clientes, orçamentos, notas de encomenda, notas de despesas.
- Recursos humanos: contratos de trabalho, adendas, recibos de vencimento, documentos administrativos.
- Jurídico e societário: estatutos, extrato Kbis (certidão de registo comercial), atas, delegações de poderes.
- Compras e qualidade: fichas de fornecedores, atestados, certificados, procedimentos.
3. Metadados obrigatórios
- Para todos os tipos: tipo, data do documento, parte envolvida (cliente, fornecedor, colaborador), responsável, estado.
- Para os contratos: data de início, data de fim, pré-aviso, montante, renovação tácita (sim ou não).
- Para as faturas: número, montantes sem IVA e com IVA, data de vencimento do pagamento, associação ao contrato ou à encomenda.
4. Regras de nomenclatura e de versão
- Formato recomendado: AAAA-MM-DD_Tipo_Parte_Objeto (p. ex., 2026-03-15_Contrato_Dupont_Manutencao).
- Nada de «final_v3»: a versão ativa tem o estado, a ferramenta guarda o histórico.
- Adendas e anexos associados ao documento principal, nunca arquivados à parte.
5. Permissões por função
- Contribuidor: carrega os documentos e completa os metadados.
- Validador: aprova ou rejeita com um comentário.
- Leitor: consulta de acordo com o seu âmbito (departamento, instalação).
- Acesso restrito para os processos de RH e os documentos sensíveis.
6. Referências de conservação (a validar)
- Documentos contabilísticos e faturas: 10 anos (Code de commerce, art. L123-22).
- Recibos de vencimento: 5 anos para o empregador (Code du travail, art. L3243-4).
- Contratos comerciais: 5 anos, prazo da prescrição comercial (Code de commerce, art. L110-4).
- Estatutos da sociedade: durante toda a vida da sociedade e, depois, 5 anos após o cancelamento da matrícula.
Armadilhas a evitar
- Recriar na gestão documental a árvore de pastas do Drive.
- Multiplicar os tipos e os campos logo no primeiro dia.
- Deixar pastas «Diversos» ou «A classificar» sem responsável.
- Esquecer as regras de eliminação no fim do prazo de conservação.
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