Prazos de conservação
Alinhar a retenção com as obrigações legais ou contratuais e, depois, eliminar o que deve ser eliminado.
Glossário · Gestão documental
Arquivo eletrónico
Conservação organizada dos documentos digitais ao longo do tempo, com regras de retenção, acessibilidade e prova de integridade.
Também designado por: arquivo digital · conservação eletrónica
O que é o arquivo eletrónico?
O arquivo eletrónico consiste em conservar documentos digitais de forma duradoura, pesquisável e governada — e não apenas em «não os apagar». Implica prazos de conservação, permissões de acesso, por vezes requisitos de integridade e a capacidade de encontrar a versão de referência anos mais tarde.
Desafios de negócio e de conformidade
Contratos, faturas, RH, litígios: a empresa tem de conseguir apresentar o documento certo no momento certo, sem vasculhar discos esquecidos.
Acessibilidade
Um arquivo inacessível é tanto uma perda operacional como um risco.
Separação ativo / arquivo
Os processos em curso não se devem perder no acervo histórico — e vice-versa.
Armadilhas frequentes
Arquivar sem metadados
Milhares de PDF chamados «scan_final_v2» não constituem um arquivo utilizável.
Guardar tudo «por via das dúvidas»
Sem política de retenção, o volume dispara e a pesquisa degrada-se.
Arquivo no DocPilot
Após a aprovação, o DocPilot conserva os documentos num repositório pesquisável, com ficha estruturada e histórico — para encontrar a versão que vincula a empresa sem reconstituir uma caixa de correio.
- Arquivo ligado à ficha do contrato / documento
- Pesquisa por conteúdo e metadados
- Histórico das ações e aprovações
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