Reduzir o caos informativo
Menos duplicados, menos versões concorrentes e menos pastas «pessoais».
Glossário · Gestão documental
Gestão documental
Conjunto de práticas e sistemas (muitas vezes um DMS / uma GED) para criar, classificar, partilhar, aprovar e arquivar os documentos da empresa.
Também designado por: document management · DMS · Document Management System
O que é a gestão documental?
A gestão documental (em inglês, document management) designa a gestão do ciclo de vida dos documentos: captação, classificação, partilha controlada, aprovação, difusão e arquivo. Em francês fala-se de «gestion documentaire»; a ferramenta correspondente é uma GED ou um DMS (Document Management System). O contract management é uma especialização orientada para os compromissos contratuais.
Âmbito na empresa
Procedimentos, faturas, contratos, processos de RH, documentos de projeto: a gestão documental abrange todo o acervo documental, e não apenas os contratos.
Proteger o acesso
Permissões por função ou sensibilidade, em vez de links partilhados sem fim.
Acelerar o trabalho
Encontrar e fazer circular o documento certo sem insistir junto de três departamentos.
Armadilhas frequentes
Projeto «big bang»
Migrar dez anos de arquivos antes de ter um processo simples atrasa a criação de valor. Dê prioridade aos fluxos ativos.
Esquecer as pessoas
Sem funções definidas e sem uma formação mínima, até o melhor sistema de gestão documental fica vazio.
Gestão documental com o DocPilot
O DocPilot combina gestão documental, OCR, extração e workflows para os documentos e contratos operacionais — do fluxo de entrada ao arquivo pesquisável.
- Captação e classificação centralizadas
- Aprovação e rastreabilidade
- Pesquisa semântica e por metadados
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