Captura e ingestão
Endereço de receção por organização, carregamento, captura móvel — incluindo a partir de uma delegação ou em deslocação.
Gestão documental empresarial
Gestão documental empresarial: o essencial, sem a complexidade dos sistemas tradicionais
Um sistema de gestão documental empresarial deve garantir captura, indexação, pesquisa, direitos de acesso e rastreabilidade. As soluções tradicionais acrescentam muitas vezes planos de classificação rígidos e projetos longos. O DocPilot propõe uma gestão documental com IA: o documento entra, a ficha é preenchida, o circuito de validação arranca e o arquivo continua utilizável.
Porque é que os sistemas de gestão documental clássicos travam as PME
A necessidade é real (centralizar, encontrar, rastrear), mas o custo de implementação e de adoção ultrapassa muitas vezes o benefício imediato para equipas reduzidas.
- Configuração pesada antes do primeiro documento útil
- Interface pensada para arquivistas, não para as equipas operacionais
- Pouca ajuda no preenchimento dos metadados
- Fluxos de trabalho inexistentes ou desligados do dia a dia (e-mail, telemóvel)
DocPilot, gestão documental orientada para o percurso
Captura (e-mail, carregamento, fotografia), OCR e extração DocpilotAI, confirmação, fluxos de trabalho, notificações, pesquisa, registo de auditoria, aplicação móvel. A gestão documental passa a ser o sistema onde se trata a informação, e não apenas onde se arruma.
Saiba mais sobre como funciona o DocPilot ou consulte a documentação.
Funções de gestão documental abrangidas
Indexação assistida
Metadados propostos automaticamente, com índice de confiança, para evitar fichas vazias.
Pesquisa e consulta
Filtros orientados para o negócio e acesso consoante as funções definidas no espaço.
Conservação e prova das ações
Histórico das validações e ações: útil para demonstrar quem decidiu o quê.
Perfis que escolhem a gestão documental DocPilot
PME sem departamento de TI dedicado
Precisam de uma gestão documental operacional sem um projeto de classificação massiva.
Médias empresas com vários departamentos
Jurídico, compras e finanças partilham o mesmo repositório com circuitos distintos.
Equipas que já trabalham por e-mail
A ingestão através do correio eletrónico reduz a mudança de hábitos.
Mais cenários concretos no blog DocPilot.
Benefícios de uma gestão documental leve
- Valor desde os primeiros documentos
- Adoção através dos canais já utilizados (e-mail, telemóvel)
- Menos dependência de um plano de classificação perfeito
- Validação e arquivo integrados de origem
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot é um sistema de gestão documental?
Sim, no sentido em que centraliza, indexa, protege o acesso e rastreia as ações sobre os documentos. O fator diferenciador é a extração por IA e os fluxos de validação integrados.
Substitui o SharePoint ou um Drive?
Para os fluxos documentais críticos (contratos, documentos a validar), sim, como repositório operacional. Os ficheiros colaborativos de trabalho (rascunhos Office do dia a dia) podem continuar nas suas ferramentas atuais.
E quanto à conformidade e ao RGPD?
O DocPilot é multi-tenant, com registo de auditoria e funções. Cada cliente continua responsável pelos seus tratamentos; o DocPilot atua como subcontratante no âmbito do contrato. Consulte a política de privacidade para mais pormenores.
Existe uma aplicação móvel?
Sim, em Android e iOS: captura, consulta e validação em mobilidade.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- AdministraçãoCentralize correspondência, atas, Kbis, declarações e documentos transversais: captura por e-mail, OCR, classificação, workflows e pesquisa. DocPilot para a administração.
- Recursos humanosCentralize contratos de trabalho, recibos de vencimento, documentos de identificação e declarações: OCR, validação de RH, acesso por funções e pesquisa. DocPilot para os recursos humanos.
- Direção-geralFaça a gestão das validações, dos documentos críticos e das responsabilidades entre departamentos: painel, workflows, notificações e pesquisa. DocPilot para a direção-geral.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Organizar a gestão documentalGuia para organizar a gestão documental da empresa: governação, tipos, permissões, workflows. Método prático, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
- Centralizar documentosGuia para centralizar os documentos da empresa: fonte de verdade, metadados, acessos e pesquisa. Etapas, erros a evitar e o papel do DocPilot.
- Automatizar o tratamentoGuia para automatizar o tratamento documental: captação, OCR, classificação, aprovação. Método, erros a evitar e DocPilot.
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Para ir mais longe
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- Documentos dispersosCaixas de correio, discos locais, Drive e pastas partilhadas fragmentam os seus documentos. O DocPilot reúne captura, classificação e pesquisa num repositório único.
- Pesquisa de documentosEncontrar uma cláusula, uma fatura ou uma versão demora horas. O DocPilot indexa título, OCR e metadados; o DocpilotAI responde com citações sobre o processo.
- GEDSistema que centraliza os documentos da empresa, classifica-os com metadados, gere as permissões e acompanha o seu ciclo de vida.
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