Guia do utilizador DocPilot

Este guia destina-se aos utilizadores de negócio (carregamento, pesquisa, validação) e aos administradores da organização (equipa, circuitos, tipos documentais). Descreve o produto tal como é disponibilizado no espaço de trabalho web e na aplicação móvel.

• Promessa do produto: centralizar os contratos, automatizar o seu tratamento, acelerar as validações.
• Fio condutor: receção → controlo → leitura por IA → circuito de validação → decisão rastreada.
• Duas interfaces: gestão documental e administração na web; caixa de validação no telemóvel.
• Ajuda humana: formulário de contacto do site público (sem tickets nem chat integrados).

1. 1

   Ativar uma conta por convite

   Se recebeu um convite, abra a ligação de ativação, indique o seu nome próprio e apelido, escolha uma palavra-passe (pelo menos 10 caracteres, com maiúscula, minúscula e algarismo) e inicie sessão no espaço da sua organização.

2. 2

   Iniciar sessão

   Abra o espaço de trabalho e introduza as suas credenciais. Após o início de sessão, o painel mostra os documentos recentes, as tarefas na caixa de entrada, os documentos em revisão pela IA e os contratos em curso.

3. 3

   Perfil

   No perfil, consulte a sua identidade, a sua organização e a sua função. Pode também alterar a sua palavra-passe.

4. 4

   Compreender o seu perímetro

   Além da função, o acesso aos documentos pode ser limitado por departamento. Duas pessoas com a mesma função não veem necessariamente os mesmos processos.

tenant_admin

Administra a organização: equipa, departamentos, cadeias de validação e parametrização documental.

manager

Supervisiona os circuitos e pode agir de forma mais ampla sobre os documentos e as tarefas do seu perímetro.

validator

Trata a caixa de entrada: aprovar, rejeitar, pedir alterações, comentar.

user

Carrega e consulta documentos no seu perímetro; participa de acordo com os direitos concedidos.

viewer

Apenas consulta, sem ações de validação nem de administração.

Departamento

Quem valida: Jurídico, Finanças, Compras, RH… O DocpilotAI deteta automaticamente o departamento de um documento; pode corrigi-lo com um clique. Cada organização começa com uma lista completa de departamentos predefinidos.

Tipo documental

Catálogo por organização: esquema de extração (campos esperados) e cadeia de validação predefinida associada.

A partir da página Equipa, um administrador convida membros com uma função, associa-os a um ou vários departamentos e gere a lista de departamentos. As permissões de convite e de gestão estão reservadas às funções autorizadas.

Cada organização dispõe de um endereço de integração. Os anexos recebidos tornam-se documentos, tal como um carregamento na web. Um destinatário desconhecido é ignorado; o tratamento (controlo, OCR, extração, workflow) começa depois de forma assíncrona.

1. 1

   Carregamento na web

   Arraste e largue um ficheiro, escolha o título e o tipo; o DocpilotAI propõe o departamento, que pode corrigir, bem como etiquetas. O ficheiro é enviado para o armazenamento seguro e passa depois pela verificação antivírus e pelo pipeline de leitura.

2. 2

   Após a receção

   Uma notificação pode assinalar o documento recebido. Os estados técnicos (extração, falha, revisão) permanecem distintos dos estados de negócio (rascunho, em revisão, aprovado…).

• Formatos: tipos MIME autorizados pela plataforma (em primeiro lugar PDF e imagens comuns).
• Tamanho máximo: aplicado no carregamento; um ficheiro demasiado grande é recusado antes do tratamento.
• Antivírus: nenhum tratamento de OCR nem workflow começa num ficheiro detetado como infetado.

Ciclo de vida de negócio

DRAFT, IN_REVIEW, APPROVED, REJECTED, CHANGES_REQUESTED, ARCHIVED.

Estado de tratamento

Indica em que ponto está o pipeline: revisão necessária, extração em curso, encaminhado para um workflow ou em falha.

Versões

Uma nova versão não substitui o original. O histórico das versões e das extrações é conservado.

• Ficha do documento: pré-visualização, campos extraídos, metadados, versões, etiquetas, histórico, comentários.
• Assistente documental: painel sempre acessível para interrogar um documento (e documentos associados) assim que o texto está disponível.
• Classificação: departamento (detetado automaticamente pelo DocpilotAI, editável), etiquetas e metadados manuais — muitas vezes necessários antes de lançar um circuito.
• Descarregamento do original de acordo com a permissão documents.download.
• Pesquisa: título, texto OCR, número de contrato, partes, etiquetas; filtros por tipo, departamento, estado, datas.

1. 1

   OCR

   O ficheiro é lido (texto nativo ou reconhecimento). Pode ser gerada uma pré-visualização para consulta.

2. 2

   Classificação

   É proposto um tipo documental com uma pontuação de confiança. Abaixo do limiar configurado pela organização, é exigida uma revisão humana.

3. 3

   Extração

   Os campos do esquema do tipo são preenchidos (p. ex., contrato de fornecedor: número, partes, datas, montante, moeda, pré-aviso, jurisdição, signatários). Cada campo tem uma pontuação e uma proveniência.

Na revisão humana (HITL), um utilizador autorizado corrige os campos. O histórico conserva a extração anterior; o circuito pode depois começar com a versão corrigida. Os originais nunca são substituídos.

• Limiares de confiança configuráveis por organização (classificação e extração).
• Fornecedores de OCR / LLM escolhidos por organização; não é reivindicado nenhum treino com os seus contratos.
• O conteúdo dos documentos não é registado nos logs da aplicação.

Tipos de etapa

APPROVAL, REVIEW, INFORMATION, SIGNATURE, ARCHIVE.

Cadeia de validação

Uma lista ordenada de validadores nomeados, própria de cada departamento. O documento encaminhado para um departamento segue a respetiva cadeia etapa a etapa.

Decisão

Em cada etapa, o validador valida (passagem à etapa seguinte e, por fim, aprovação), rejeita (fim do circuito) ou pede alterações (regresso ao autor e, depois, retoma a partir da primeira etapa).

A partir da caixa de entrada Tarefas, abra uma tarefa para ver a pré-visualização, os campos extraídos e o histórico. Ações possíveis: aprovar, rejeitar, pedir alterações, reatribuir, comentar. Os prazos e lembretes ajudam a não deixar nada sem resposta.

• Administração: criar / editar um circuito (nova versão), publicar, pôr em pausa, retomar ou cancelar uma instância.
• Ajuda contextual: nas páginas Workflows, um painel «Compreender e configurar um workflow» detalha etapas, atribuições, quórum e publicação.
• O workflow só começa após um encaminhamento documental bem-sucedido (tipo + confiança + workflow ativo).
• Cada ação alimenta um registo imutável para efeitos de rastreabilidade.

• Na web: lista de contratos (título, referência, estado do workflow, departamento, responsável, prazo) e ligação ao documento associado.
• No telemóvel: criação e acompanhamento de pequenos contratos, como complemento da caixa de validação.
• O estado de negócio do contrato mantém-se alinhado com o avanço do circuito de validação.

Os eventos de negócio geram notificações na aplicação (sino na web) e, consoante a configuração, e-mails. As preferências permitem ajustar o que recebe.

• Documento recebido, OCR / extração concluídos, revisão necessária.
• Workflow iniciado, tarefa atribuída, lembrete de prazo.
• Decisão: aprovado, rejeitado, circuito concluído.
• Notificações push no telemóvel: arquitetura prevista; a utilização corrente continua a ser a caixa de entrada + notificações na aplicação.

• Consultar o documento e os campos extraídos.
• Aprovar, rejeitar ou pedir uma alteração.
• Receber as notificações de tarefas; ligação direta (deep link) para uma tarefa.
• Criar / acompanhar contratos nativos simples; juntar várias fotografias num único PDF quando o percurso o propõe.
• Assistente documental e visita guiada (discovery tour) para descobrir os gestos essenciais na primeira utilização.

• Android: descarregamento do APK a partir da página inicial (#mobile), instalação manual.
• iOS: distribuição através do TestFlight (ligação pública assim que for publicada no App Store Connect).

• Isolamento da organização através do token de autenticação, reforço na base de dados (RLS) e prefixo de armazenamento de objetos dedicado.
• RBAC + perímetros de departamento / autorizações por documento.
• Originais imutáveis: as novas versões acrescentam-se, sem nunca haver substituição silenciosa.
• Auditoria só de acrescento (append-only) das ações sensíveis e do registo dos workflows.
• Verificação antivírus (ClamAV) na integração por e-mail, antes do OCR e do encaminhamento.
• Política de IA: fornecedores escolhidos por organização; não é reivindicado nenhum treino com os seus contratos.

1. 1

   Um fornecedor envia um PDF por e-mail

   A mensagem chega ao endereço de integração → documento criado → OCR / extração → revisão se a confiança for insuficiente → o DocpilotAI deteta o departamento (p. ex., Compras) e lança a respetiva cadeia de validação → arquivo. Cada decisão fica no registo.

2. 2

   Um colaborador carrega uma digitalização

   Carregamento na web → o DocpilotAI deteta o departamento; acrescente etiquetas se necessário → o documento aparece na gestão documental → pesquisa posterior por fornecedor, número ou palavra-chave do OCR.

3. 3

   Um validador trata a sua fila

   Abre a caixa de entrada → seleciona uma tarefa → lê a pré-visualização e a extração → aprova, rejeita ou pede alterações. No telemóvel, o mesmo percurso cabe na caixa dedicada.

4. 4

   Um administrador publica um circuito

   Convida validadores → configura a cadeia de validação do departamento de Compras (ordem dos validadores nomeados) → publica a cadeia ativa.

1. 1

   A partir do site

   Abra a secção Contacto (#contact). Um resumo convida a preencher o formulário ou a escrever diretamente para o endereço indicado (por predefinição social@docpilot-app.com).

2. 2

   Formulário

   Indique primeiro um endereço de e-mail para resposta e, depois, o seu nome, eventualmente a sua empresa e a sua mensagem. Respondemos para esse endereço; a mensagem é transmitida à equipa DocPilot por e-mail.

3. 3

   No espaço de trabalho

   Para um orçamento Enterprise, a faturação e a página Preços propõem uma ligação mailto para o mesmo endereço de contacto. As questões de utilização tratam-se primeiro através desta documentação, da ajuda contextual dos workflows e do assistente documental.