Pesquisa e relatórios
Filtros, painéis de controlo e alertas assentam em campos estruturados.
Glossário · Gestão documental
Metadados
Informações estruturadas associadas a um documento (tipo, partes, datas, montante, estado) que permitem classificá-lo, filtrá-lo e geri-lo.
Também designado por: metadata · dados descritivos
O que são metadados documentais?
Os metadados descrevem o documento sem serem necessariamente o próprio conteúdo: tipo (contrato, orçamento…), partes, data de fim, pré-aviso, responsável, estado. Transformam um ficheiro num objeto de negócio. Sem metadados, a gestão documental reduz-se a uma estrutura de pastas — frágil assim que o volume cresce.
Porque é que as empresas precisam deles
Filtrar «todos os contratos de fornecedores que expiram nos próximos 90 dias» é impossível apenas com nomes de ficheiros.
Interoperabilidade
Os metadados permitem alimentar as finanças, o jurídico ou as compras sem reintrodução de dados.
Governação
Permissões e retenção gerem-se melhor por tipo e sensibilidade do que por estrutura de pastas.
Armadilhas frequentes
Formulário enciclopédico
Demasiados campos obrigatórios = processos incompletos. Defina uma base mínima útil.
Metadados nunca atualizados
Um estado parado em «em curso» durante dois anos arruína a confiança no repositório.
Metadados no DocPilot
Cada documento ou contrato tem uma ficha estruturada. O OCR e a IA propõem valores; a pessoa confirma. Os metadados alimentam a pesquisa, os workflows e os prazos.
- Ficha de documento / contrato estruturada
- Proposta assistida seguida de validação humana
- Filtros e alertas sobre os campos-chave
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