Gestão documental e organização
Indicadores de gestão de um sistema documental na empresa
Meça a saúde do repositório, não o número de ficheiros armazenados.
Por Equipa DocPilot1 min de leitura
Gerir um sistema de gestão documental sem indicadores é ter esperança. Este artigo satélite do guia de gestão documental propõe medidas acionáveis — distintas do painel de controlo de contratos.
Indicadores a privilegiar
- % de novos documentos com tipo e responsável
- Prazo entre a captura e a disponibilidade na pesquisa
- Número de pedidos «tens a versão?» (indicador indireto de adoção)
- Proporção de documentos ainda ativos vs arquivados
Perguntas frequentes
- Que KPI documentais são úteis?
- Taxa de documentos com tipo preenchido, prazo médio de classificação, volume de incidentes de «documento que não se encontra», proporção estimada de carregamentos fora do repositório.
- É preciso um painel complexo?
- Não. Três a cinco indicadores revistos mensalmente bastam para uma PME.
- Qual a diferença em relação aos KPI de contratos?
- Os indicadores de contratos visam prazos e validações. Aqui mede-se o repositório documental no seu conjunto.
Tornar o repositório mensurável
Com o DocPilot, acompanhe o que entra, o que está classificado e o que continua utilizável.
Recurso gratuito
Descarregue a checklist: 25 pontos para pôr em marcha uma gestão eficaz dos contratos.
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