Extração dos campos do fornecedor
Identidade do fornecedor, montantes, datas e pré-avisos propostos automaticamente para acelerar o tratamento.
Contratos com fornecedores
Gestão de contratos com fornecedores: do anexo ao acompanhamento operacional
Os contratos com fornecedores concentram o risco operacional: aumentos de preços, SLA, pré-avisos, renovação tácita. As compras e o jurídico precisam do mesmo processo atualizado. O DocPilot centraliza estes contratos, extrai as informações úteis para a gestão e orquestra a validação entre departamentos.
O contrato com o fornecedor perdido no correio eletrónico
O comercial do fornecedor envia o PDF juntamente com a nota de encomenda. O comprador arquiva-o « algures ». O pré-aviso de 90 dias só é visto tarde demais.
- Nenhuma visão única dos compromissos em curso
- Pré-avisos e datas de termo ausentes das ferramentas de compras
- Discrepâncias entre orçamento assinado, nota de encomenda e contrato-quadro
- Subcontratados e múltiplos anexos mal associados
Um processo de fornecedor vivo no DocPilot
Receba o contrato (ou o aditamento) por e-mail ou carregamento, valide a ficha (fornecedor, montante, prazo, pré-aviso), lance o circuito compras → jurídico → direção, se necessário, e conserve o documento pesquisável para as renovações e os litígios.
Saiba mais sobre como funciona o DocPilot ou consulte a documentação.
Funções úteis para as compras
Circuito compras / jurídico
Clarifique quem questiona o preço e quem questiona a cláusula, sem misturar as cadeias de e-mails.
Associação documental
Mantenha contratos, aditamentos e documentos associados no mesmo espaço da organização.
Alertas através do acompanhamento das datas
Os prazos extraídos servem para priorizar as renovações — antes da corrida de última hora.
Casos de utilização em compras
Renovar sem andar atrás das pessoas
Antecipe o termo dos contratos graças às datas da ficha, e não à memória de cada um.
Subcontratado com muitos anexos
Centralize o contrato-quadro e os anexos recebidos em vários envios.
Orçamento assinado ≠ contrato
Trate o orçamento assinado como um compromisso a validar e a arquivar, enquanto aguarda o contrato definitivo.
Mais cenários concretos no blog DocPilot.
Benefícios para as compras e o jurídico
- Menos renovações « surpresa »
- Melhor colaboração entre compras e jurídico
- Processos de fornecedores prontos em caso de inspeção ou litígio
- Menos tempo gasto à procura da versão certa
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot substitui uma ferramenta de compras / um ERP?
Não. O DocPilot complementa o ERP ao gerir o documento contratual, a sua validação e o seu arquivo. As encomendas e as faturas analíticas continuam no seu sistema de compras.
É possível gerir vários fornecedores no mesmo espaço?
Sim. O espaço da organização acolhe todos os seus contratos; os filtros e os metadados permitem isolar um fornecedor.
Como são tratados os aditamentos?
Como documentos de pleno direito, associados ao mesmo percurso de validação, com os seus próprios montantes e datas, se necessário.
As equipas de compras podem validar no telemóvel?
Sim. A validação móvel evita bloqueios durante as deslocações ou os inventários junto dos fornecedores.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- FinançasCentralize faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos de IBAN, extraia montantes e partes, valide em workflow e pesquise sem Excel. DocPilot para as finanças.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Acompanhar os prazosGuia para acompanhar os prazos e pré-avisos dos contratos: calendário partilhado, responsabilidades, alertas. Etapas, erros a evitar e DocPilot.
- Gerir contratosGuia prático para gerir os contratos da empresa: repositório, aprovação, prazos e arquivo. Método, etapas, erros a evitar e checklist.
- Automatizar a aprovaçãoGuia para automatizar a aprovação de contratos: funções, etapas, SLA, notificações. Método, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
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