Prazos controlados
Cada etapa tem um responsável identificável; os estrangulamentos tornam-se visíveis.
Glossário · Processos
Workflow
Sequência formalizada de etapas, funções e regras que leva um documento da receção à aprovação ou ao arquivo.
Também designado por: circuito de aprovação · fluxo de trabalho
O que é um workflow documental?
Um workflow (ou circuito de aprovação) descreve quem deve agir, por que ordem e em que condições. Exemplo: Compras → Jurídico → Direção consoante o montante. Ao contrário de uma troca de e-mails, um workflow tem um estado visível, prazos e um registo de cada decisão.
Porquê formalizar os workflows
Sem workflow, a aprovação depende de lembretes pessoais. Os processos ficam parados, as exceções multiplicam-se e ninguém sabe «quem tem o processo em mãos».
Regras de negócio
Montante, tipo de documento, instalação: o circuito adapta-se sem improvisação.
Prova do processo
Numa auditoria, mostra o caminho seguido, e não uma caixa de correio reconstituída à mão.
Armadilhas frequentes
Demasiadas etapas logo de início
Um circuito com dez aprovadores nunca é respeitado. Comece de forma simples e acrescente casos depois.
Workflow sem notificações
Se a pessoa em causa não for alertada, o estado «em aprovação» fica apenas na teoria.
Workflows no DocPilot
O DocPilot orquestra circuitos de aprovação para contratos e documentos: etapas, notificações, registo de auditoria e, depois, arquivo quando assinado ou aprovado.
- Circuitos configuráveis por tipo de documento
- Notificações e acompanhamento das tarefas
- Rastreabilidade de cada aprovação
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