Quem deve validar um contrato consoante o montante?

«Quem deve assinar?» é a pergunta que bloqueia mais processos. Sem regras de montante, coexistem dois extremos: tudo sobe até à Direção (estrangulamento) ou cada um assina «no seu canto» (risco). Limites claros, alinhados com a delegação de poderes, são o núcleo de uma gestão de contratos com governação.

Este tema apoia-se no guia de gestão de contratos e na repartição de funções entre Compras / Jurídico / Direção.

Princípios antes dos números

• Uma única definição de «montante» (anual sem IVA, total da duração, etc.)
• Poucos patamares (3 a 4) para serem fáceis de memorizar
• Exceções escritas (urgência, exclusividade, dados pessoais)
• Um rasto: quem validou, quando, sobre que versão

Exemplo de grelha (a adaptar)

Os limites abaixo são ilustrativos. Baseie-os na sua delegação bancária / de assinatura e no seu apetite pelo risco.

1. Até S1: área de negócio ou Compras, modelo standard, checklist curta.
2. De S1 a S2: Compras + responsável da área de negócio; Jurídico se estiver fora do modelo.
3. De S2 a S3: + Jurídico sistemático; Direção informada.
4. Acima de S3: validação da Direção (ou da comissão executiva) obrigatória antes da assinatura.

O montante não é o único critério

Alguns contratos de baixo montante continuam a ser sensíveis: exclusividade, penalizações pesadas, dados pessoais, cláusula de não concorrência, compromisso plurianual. Prever uma «escalada para o Jurídico» independente do montante evita ângulos mortos. A checklist antes da assinatura complementa a grelha de valores.

Adendas, contratos-quadro e valor acumulado

Uma adenda de 8 mil € num contrato-quadro já próximo do limite da Direção pode fazer mudar de patamar o compromisso total. Decida se valida com base apenas no montante da adenda, no valor acumulado ou em ambos. Sem esta regra, as equipas fracionam artificialmente os compromissos.

Fazer viver a regra no dia a dia

• Mostrar o limite aplicável na ficha do contrato
• Encaminhar automaticamente o workflow consoante o montante extraído
• Medir os processos «fora do circuito» (assinatura por e-mail sem rasto)
• Rever os limites uma vez por ano com a Direção

Armadilhas frequentes

• Limite demasiado baixo → Direção sobrecarregada, decisões apressadas
• Limite demasiado alto → compromissos pesados sem olhar estratégico
• Montante mal introduzido → circuito errado (daí o interesse da extração)
• Validação verbal «OK» sem versão anexada

Comunicar a grelha sem jargão

Publique a grelha numa página interna de meia página: definição do montante, três limites, exceções, contacto em caso de dúvida. Forme as Compras e os gestores uma vez; depois, é o workflow que deve aplicar a regra. Se cada validação recomeça com um debate sobre «quem é que assina?», a grelha não está operacional.

O DocPilot e os limites de validação

O DocPilot extrai o montante à entrada (OCR + extração), desencadeia o workflow adequado, mantém o registo de auditoria, permite pesquisar o processo completo e validar no telemóvel. O e-mail de entrada evita que o PDF fique numa caixa de correio pessoal à espera «do validador certo».

Para passar da grelha em PowerPoint ao circuito real, utilize o software de gestão de contratos DocPilot: comece por um tipo de contrato e dois limites e, depois, alargue.