Ficha de contrato estruturada
Montante, fornecedor, prazo, pré-aviso: os campos úteis para definir prioridades, sem um plano de classificação imposto à mão.
Software de gestão de contratos
Software de gestão de contratos para gerir o ciclo de vida sem Excel nem Drive
O DocPilot é o software de gestão de contratos pensado para equipas que não dispõem de um CLM pesado: cada contrato entra por e-mail, carregamento ou fotografia, a IA prepara a ficha, o circuito de validação formaliza a decisão e, depois, os prazos e a versão assinada continuam visíveis. Um repositório operacional, em francês, alojado na UE.
Os problemas que o DocPilot resolve
Não é o PDF que sai caro: é a falta de um estado, de um responsável e de um prazo visíveis. Compras, jurídico e direção andam atrás uns dos outros para saber « em que ponto está o contrato », enquanto o Excel e o Drive se tornam, por omissão, a fonte de verdade.
- Múltiplas versões sem uma fonte de verdade única
- Prazos e pré-avisos descobertos demasiado tarde
- Validações dispersas por cadeias de e-mails
- Nenhum registo claro em caso de auditoria ou litígio
- Folhas de cálculo que divergem assim que duas pessoas as atualizam
- Contratos com fornecedores e NDA misturados, sem estado fiável
Workflow
Seis etapas, um único processo de contrato
Cada contrato (ou aditamento) entra por e-mail, carregamento ou fotografia. O OCR e a IA propõem o tipo, as partes, o montante, as datas e o pré-aviso; o utilizador confirma; o documento segue o circuito adequado. Depois de validado, continua pesquisável — com o histórico das decisões e os alertas de prazo.
01
Receção
E-mail / carregamento
02
Extração
OCR + IA
03
Ficha
Campos-chave
04
Validação
Circuito
05
Prazos
Pré-aviso
06
Arquivo
Pesquisa
Veja também a validação de contratos, o OCR de contratos e o guia completo.
Demonstração
Do PDF recebido à fonte de verdade
Simulação interativa: a ficha preenche-se e o circuito para na validação — cabe-lhe decidir para avançar para os prazos e o arquivo.
Demonstração — gestão de contratos
Receção → extração → ficha → validação → prazos → arquivo
Receção
PDF ou digitalização recebida
Extração
OCR + campos-chave
Ficha
Partes, montante, datas
Validação
Circuito por função
Prazos
Pré-aviso e renovação
Arquivo
Fonte de verdade
Etapa 1 / 6
Receção
PDF ou digitalização recebida
cadre_alpes_services_2026.pdf
Por e-mail · contratos@a-sua-empresa.pt
Registo do processo
- A aguardar o início…
Pronto para ilustrar o ciclo de vida no DocPilot.
Funcionalidades para gerir os seus contratos
Entrada multicanal
E-mail de receção, carregamento na web ou fotografia no telemóvel: o contrato não fica à espera do « gesto certo » de arquivo.
Circuitos de validação
Jurídico, compras, direção: cada etapa tem um responsável, um estado e uma notificação.
Acompanhamento de prazos
Pré-avisos e renovações visíveis fora dos anexos, para decidir antes da renovação automática.
Pesquisa e filtros
Encontre um contrato por parte, tipo, montante ou data — sem abrir dez pastas partilhadas.
Registo de auditoria
Quem validou, quando e com que comentário: um rasto útil tanto para a comissão executiva como para uma inspeção.
Casos de utilização
Contrato-quadro e aditamentos
Mantenha o contrato-quadro e cada aditamento no mesmo processo, com montantes e datas atualizados.
Acompanhamento das renovações
Antecipe a renegociação ou a denúncia graças aos prazos extraídos, sem folha de cálculo paralela.
Contratos com fornecedores
Compras e finanças partilham o mesmo estado, os mesmos montantes e o mesmo histórico de validação.
Processo de NDA
Circuito curto para deixar de perder os acordos de confidencialidade nas caixas de correio.
Várias instalações
As delegações enviam digitalizações; a sede mantém uma visão única, sem um sistema de gestão documental pesado.
Preparação de auditoria ou litígio
Versão assinada, histórico de validação e documentos associados no mesmo sítio.
Porquê escolher o DocPilot
- Arranque no próprio dia, sem um projeto de TI de seis meses
- Menos « em que ponto está? » entre departamentos
- Decisões de validação visíveis e fáceis de relembrar
- Prazos e pré-avisos acionáveis fora dos anexos
- Arquivo pesquisável após a assinatura
- Interface e suporte em francês, dados alojados na UE
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot é um software de gestão de contratos (CLM)?
O DocPilot cobre o ciclo de vida operacional: receção, extração das informações essenciais, validação interna, acompanhamento de prazos e arquivo. Não é uma suite CLM exaustiva com redação assistida de cláusulas ou negociação colaborativa avançada — é a ferramenta adequada para PME e médias empresas que querem rapidamente um repositório útil.
O que é a gestão de contratos numa empresa?
É o conjunto de atividades que permitem receber, validar, acompanhar, renovar e arquivar os contratos — com uma responsabilidade clara em cada etapa, e não apenas o armazenamento de PDF.
O DocPilot substitui uma ferramenta de assinatura eletrónica?
Não. O DocPilot concentra-se na receção, na extração, na validação interna e no arquivo. A assinatura eletrónica pode continuar na sua ferramenta atual; o contrato assinado regressa depois ao DocPilot.
Para que tipos de contratos?
Contratos com fornecedores, NDA, aditamentos, orçamentos assinados tratados como compromissos, contratos de prestação de serviços — sempre que seja necessário acompanhamento, validação e pesquisa posterior.
Quanto tempo demora a começar?
Cria um espaço, convida os validadores, define um circuito simples e liga o endereço de e-mail de receção. Os primeiros contratos podem ser tratados no próprio dia.
Como se compara o DocPilot com Excel + Drive?
O Excel e o Drive armazenam; não oferecem um estado fiável, um circuito de validação nem um registo de auditoria. O DocPilot acrescenta ficha estruturada, fluxos de trabalho e alertas de prazo logo à entrada do documento. Consulte também os nossos critérios de escolha de um software.
Cluster temático
Cluster SEO: gestão de contratos
Esta página é o hub comercial do DocPilot para a intenção de pesquisa « software de gestão de contratos ». O guia principal e 15 artigos satélite abordam o ciclo de vida, as funções, os prazos e os critérios de escolha.
Página pilarGuia completo — página pilarCritérios de compraCritérios e posicionamento — software de gestão de contratos
- InformativaCiclo de vida de um contrato na empresaAs etapas a não falhar, da receção ao arquivo.
- InformativaChecklist antes de assinar um contratoVerificações mínimas antes de vincular a empresa.
- InformativaPré-aviso de denúnciaTornar o pré-aviso visível e acionável.
- InformativaRenovação tácitaDecidir antes da data de renovação, não depois.
- ComercialO custo oculto de uma má gestãoTempo perdido, riscos e decisões tardias.
- InformativaGerir versões sem perder a fonte de verdadeUma versão em vigor, aditamentos associados.
- InformativaContrato-quadro e aditamentosAssociar o contrato-quadro, os aditamentos e os montantes.
- InformativaPainel de controlo e indicadoresKPI úteis para a direção e para as equipas operacionais.
- InformativaDistribuir as funçõesQuem assume o quê entre Compras, Jurídico e Direção.
- ComercialProcesso de NDA na empresaCircuito curto para deixar de perder os acordos.
- ComercialValidação consoante o montanteLimiares, delegações e circuitos adequados.
- ComercialContratos em várias instalaçõesCentralizar sem apagar as realidades locais.
- ComercialOs limites do ExcelQuando a folha de cálculo se torna um risco operacional.
- ComercialPreparar uma auditoria de contratosProvas, histórico e versões assinadas prontas.
- ComercialCritérios de escolha de um software (PME)Escolher uma ferramenta útil, sem um projeto de seis meses.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- Direção-geralFaça a gestão das validações, dos documentos críticos e das responsabilidades entre departamentos: painel, workflows, notificações e pesquisa. DocPilot para a direção-geral.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
- Gerir contratosGuia prático para gerir os contratos da empresa: repositório, aprovação, prazos e arquivo. Método, etapas, erros a evitar e checklist.
- Acompanhar os prazosGuia para acompanhar os prazos e pré-avisos dos contratos: calendário partilhado, responsabilidades, alertas. Etapas, erros a evitar e DocPilot.
- Automatizar a aprovaçãoGuia para automatizar a aprovação de contratos: funções, etapas, SLA, notificações. Método, erros a evitar e implementação com o DocPilot.
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- Prazos de contratosPré-avisos e renovações descobertos tarde demais. O DocPilot extrai as datas para a ficha do contrato e ajuda a definir prioridades antes do prazo — sem folha de cálculo paralela.
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