FAQ DocPilot

O DocPilot é uma solução de gestão documental com IA e multi-organização: centraliza documentos e contratos, lê o conteúdo (OCR + DocpilotAI) e depois orquestra os circuitos de validação até ao arquivo num repositório pesquisável.

Aos departamentos jurídico, de compras, financeiro e à direção-geral, bem como às PME que pretendem um percurso documental sem um projeto de gestão documental complexo nem um motor BPM externo.

Os documentos dispersos, os contratos perdidos nos e-mails, a reintrodução manual de dados, as validações lentas e a falta de uma visão clara sobre o estado de um processo.

Sim. O DocPilot é um SaaS multi-organização: cada organização dispõe do seu próprio espaço. A organização ativa é determinada pela sessão de autenticação, e não por um parâmetro manipulável pelo cliente. O isolamento é reforçado na base de dados (RLS) e no armazenamento de objetos (prefixo dedicado). Consulte também a página Segurança.

O site e as aplicações DocPilot estão alojados numa infraestrutura cloud na União Europeia.

Não. O produto descreve práticas de conceção (isolamento multi-organização, auditoria, originais imutáveis, verificação antivírus na integração por e-mail). Nenhuma certificação ISO, SOC 2, HDS nem garantia regulamentar é reivindicada neste site. Consulte a página Segurança.

Na integração por e-mail, é feita uma verificação antivírus (ClamAV) antes do OCR e do encaminhamento. Os carregamentos na web controlam o tipo de ficheiro (magic bytes) na finalização; os acessos aos ficheiros passam por URL assinados com duração limitada.

Sim. Um registo de auditoria só de acrescento (append-only) regista as ações sensíveis e o desenrolar dos workflows: quem recebeu, confirmou, validou, rejeitou ou pediu uma alteração, e quando.

O serviço foi concebido para respeitar o RGPD (alojamento na UE, direitos dos titulares dos dados, subcontratantes documentados), sem atestado de conformidade absoluta. Resumo na página RGPD; detalhe dos tratamentos na política de privacidade.

O OCR torna legível o conteúdo do ficheiro (texto nativo ou reconhecimento ótico). É a primeira etapa do pipeline de leitura, distinta do circuito de validação de negócio. Pode também ser gerada uma pré-visualização para consulta.

Sim. Os documentos podem chegar por e-mail, carregamento na web ou fotografia no telemóvel. O pipeline lê depois o ficheiro para produzir um texto utilizável pela classificação, pela extração e pela pesquisa.

Sim. Os fornecedores de OCR (e de LLM) são escolhidos por organização. O DocPilot não reivindica o treino de modelos com os seus contratos.

Propõe um tipo documental, extrai os campos previstos para esse tipo (número, partes, datas, montantes, cláusulas-chave, etc.) e preenche a ficha com uma pontuação de confiança e uma proveniência. O utilizador confirma antes de lançar o circuito.

Não. O DocpilotAI propõe; as validações continuam a ser humanas e rastreadas. Aprovar, rejeitar ou pedir uma alteração é uma decisão humana no workflow.

O documento não avança automaticamente para o workflow. Passa para revisão humana: um utilizador autorizado corrige os campos, o histórico conserva a extração anterior e o circuito pode então começar com a versão corrigida. Os originais nunca são substituídos.

Escolhe o tipo com um clique; a extração é refeita de acordo com o esquema associado a esse tipo.

Assim que o texto está disponível, seleciona um ou vários documentos e faz uma pergunta. O DocpilotAI responde com base no conteúdo (assistente documental na web e no telemóvel).

Não. Não é reivindicado nenhum treino com os seus contratos. A política de OCR / modelos de IA (fornecedores) pode ser definida por organização.

Um contrato é um objeto de negócio distinto do ficheiro: partes, montante, datas, departamento, responsável, prazo e ligação a um ou vários documentos. O seu estado de negócio acompanha o avanço do circuito de validação.

Não, não é atualmente o núcleo do produto. O DocPilot orquestra a vida dos documentos e das validações em torno do contrato (receção, leitura, circuito, arquivo).

Na web: lista de contratos (título, referência, estado do workflow, departamento, responsável, prazo) e ligação ao documento associado. No telemóvel: criação e acompanhamento de pequenos contratos, como complemento da caixa de validação.

Não. Os workflows são nativos: definições com controlo de versões, uma versão ativa por tipo documental, tarefas na caixa de entrada, ações de aprovação e registo imutável. O OCR e a extração continuam a ser um pipeline distinto, acionado antes do circuito de negócio.

Cada organização define os seus circuitos. Uma etapa pode ser atribuída a um utilizador, a uma função, a um departamento (p. ex., jurídico) ou a um domínio (p. ex., compras). Os modos «basta um», «todos» ou quórum adaptam a decisão à forma de trabalhar da equipa.

Os administradores da organização (e as funções com as permissões correspondentes) publicam as definições com controlo de versões. Os validadores tratam as tarefas sem alterar o circuito.

Após um encaminhamento documental bem-sucedido: tipo confirmado, confiança suficiente (ou revisão humana concluída) e workflow ativo associado ao tipo. A instância fica fixada na versão do circuito em vigor no momento do arranque.

As funções de sistema incluem nomeadamente: administrador da organização (equipa, departamentos, domínios, workflows), gestor, validador (caixa de validação), utilizador (carregamento e consulta no seu perímetro) e leitor (apenas consulta).

A partir da página Equipa, um administrador envia um convite com uma função. O colaborador ativa a conta através da ligação recebida por e-mail, indica a sua identidade e escolhe uma palavra-passe, juntando-se depois ao espaço da organização.

A web suporta a gestão documental completa, a administração e a configuração dos workflows. A aplicação móvel foi concebida para a caixa de validação (consultar, aprovar, rejeitar, pedir uma alteração) e para o acompanhamento simples de contratos — não para replicar toda a gestão documental.

O DocPilot combina uma função (RBAC) com perímetros: departamento, domínio e autorizações por documento. Os direitos seguem esta estrutura; cada pessoa só vê o seu perímetro.

Não necessariamente. Além da função, o acesso pode ser limitado por departamento e por domínio. Dois validadores podem, portanto, ter filas e processos diferentes.

O descarregamento do original depende da permissão documents.download, concedida consoante a função e o perímetro — e não automaticamente a todos os membros da organização.

Por e-mail (endereço de integração da organização), por carregamento na web ou por fotografia a partir do telemóvel. O tratamento (controlo, OCR, extração e eventual workflow) começa depois de forma assíncrona.

Não. A interface web propõe uma lista filtrável, metadados (departamento, domínio, etiquetas) e uma pesquisa — não um explorador de pastas. A visibilidade respeita sempre o perímetro, sem fugas entre organizações.

Não. Os originais são imutáveis: uma nova versão acrescenta-se às anteriores e o histórico das versões e das extrações é conservado. Nenhuma substituição silenciosa.

O documento pode passar para o estado de falha técnica. Verifique o formato e o tamanho e depois relance o tratamento ou volte a carregar o ficheiro. Os metadados e o histórico continuam disponíveis para diagnóstico.

A gestão documental web propõe uma pesquisa de texto integral e filtros. Pode pesquisar no título, no texto OCR, no número do contrato, nas partes e nas etiquetas e, depois, filtrar por tipo, departamento, domínio, estado e datas.

Não. A classificação (departamento, domínio, etiquetas) ajuda no encaminhamento e nos filtros, mas a pesquisa também se apoia no conteúdo OCR e nos campos extraídos. Não há nenhuma árvore de pastas a manter à mão.

Após a classificação (departamento, domínio) e a leitura por IA, o documento segue o seu circuito. Cada validador pode aprovar, pedir uma alteração ou rejeitar. As decisões ficam registadas.

Sim. A aplicação móvel foi concebida para a caixa de validação: consultar o documento, ver os dados extraídos, aprovar, rejeitar ou pedir uma alteração.

Sim: notificações na aplicação e e-mails, consoante a configuração da organização (documento recebido, tarefa a tratar, decisão tomada).

Após a validação (ou de acordo com o ciclo de vida de negócio da organização), o processo passa para o estado arquivado e permanece no repositório da organização, com o respetivo histórico.

Sim. O arquivo conserva o processo no repositório: continua pesquisável, com o registo de auditoria e o histórico das versões. Não se trata de uma eliminação.

O ciclo de vida de negócio inclui nomeadamente: rascunho, em revisão, aprovado, rejeitado, alterações pedidas, arquivado — além do estado de tratamento do pipeline (extração, encaminhamento, falha, etc.).