Tipos de compras no catálogo
Contratos de fornecedores, orçamentos, notas de encomenda, faturas: a classificação e a extração alinham-se com os seus documentos reais.
Solução · Compras
Compras que sabem em que ponto está cada compromisso com fornecedores
Os compradores fazem malabarismos entre orçamentos, notas de encomenda, contratos de fornecedores e adendas. O DocPilot centraliza estes documentos, extrai as informações úteis (partes, montantes, datas) e fá-los circular no circuito de validação certo.
Problemas de negócio das Compras
Sem um repositório único, o ciclo do fornecedor perde-se entre o e-mail, as folhas de cálculo de prazos e as pastas partilhadas.
- Contratos de fornecedores e adendas impossíveis de encontrar no momento de renegociar
- Prazos e pré-avisos descobertos tarde demais
- Validações cruzadas compras / jurídico / finanças em e-mails
- Orçamentos e notas de encomenda não associados ao compromisso final
- Lembretes manuais para saber quem ainda tem de assinar ou validar
Workflow de Compras no DocPilot
Do documento do fornecedor recebido até à decisão, com os validadores certos em cada etapa.
Captura do documento
E-mail de receção dedicado à organização, carregamento a partir da web ou fotografia convertida em PDF na aplicação.
Classificação e ficha
O pipeline distingue contrato de fornecedor, orçamento, nota de encomenda, fatura… e extrai montante, fornecedor e datas.
Encaminhamento por área
O workflow atribui as etapas ao departamento de Compras e depois ao jurídico ou às finanças, conforme a sua definição publicada.
Decisão e acompanhamento
Caixa de tarefas: aprovar, rejeitar ou pedir alterações; notificações na aplicação e por e-mail.
Consulta dos contratos
A lista de contratos permite encontrar os compromissos acompanhados, associados aos documentos e aos workflows.
Veja também como funciona o DocPilot e a documentação.
Funcionalidades relevantes para as Compras
Circuitos entre departamentos
Atribua uma etapa a um departamento, a um domínio, a uma função ou a uma pessoa — ideal para Compras → Jurídico → Finanças.
Notificações e resumo
Os validadores são alertados dos documentos recebidos, das tarefas e das decisões, sem lembretes manuais sistemáticos.
Pesquisa e filtros
Encontre um fornecedor, um montante ou um tipo de documento através do índice (título, OCR, etiquetas, metadados).
Casos de utilização em Compras
Renovação de um contrato-quadro
Prazo extraído, circuito de revalidação, versão assinada arquivada e pesquisável.
Validação de um orçamento e depois de uma nota de encomenda
Cada documento segue o seu workflow; o histórico das decisões fica associado ao documento.
Litígio com um fornecedor
Encontre rapidamente o contrato, as adendas e o histórico de validações para preparar uma resposta.
Mais cenários no blog DocPilot.
Benefícios para as Compras
- Menos folhas de cálculo de prazos paralelas
- Visibilidade sobre o estado de cada validação
- Menos reintrodução de dados entre PDF e Excel
- Colaboração clara com o jurídico e as finanças
- Arquivo utilizável após a assinatura
FAQ
Perguntas frequentes
O DocPilot gere contratos de fornecedores?
Sim, no ciclo receção → extração → validação → arquivo. A lista de contratos pode ser consultada na aplicação; a gestão operacional faz-se através dos documentos e dos workflows.
É possível pôr as finanças a validar uma nota de encomenda depois das Compras?
Sim. Publique um workflow com várias etapas, atribuídas por departamento, função ou utilizador, e com ações de aprovação / rejeição / pedido de alterações.
Como chegam os documentos dos fornecedores?
Através do endereço de e-mail de receção da organização, de carregamento na web (incluindo fotografias convertidas em PDF) ou da aplicação móvel.
Como antecipar uma renovação?
As datas extraídas para a ficha do documento, a pesquisa e as notificações de tarefas ajudam a definir prioridades antes do prazo — sem folha de cálculo separada.
Outras funções
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- FinançasCentralize faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos de IBAN, extraia montantes e partes, valide em workflow e pesquise sem Excel. DocPilot para as finanças.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- Direção-geralFaça a gestão das validações, dos documentos críticos e das responsabilidades entre departamentos: painel, workflows, notificações e pesquisa. DocPilot para a direção-geral.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
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