Circuitos com várias etapas
Encadeie jurídico, compras e direção consoante o tipo ou o montante.
Validação de contratos
Validação de contratos: um circuito claro em vez de lembretes sem fim
A validação de contratos falha muitas vezes por falta de processo: o PDF circula, os comentários perdem-se, a rejeição não é fundamentada, a direção não vê o estrangulamento. O DocPilot formaliza o circuito — quem valida, por que ordem, com que notificações — mantendo o documento e a respetiva ficha no centro.
Quando a validação se faz « por chat »
Um sim verbal, um emoji, um e-mail « por mim, ok »: nada fica associado ao documento. Em caso de dúvida, ninguém encontra a decisão.
- Ordem de validação pouco clara (o jurídico antes ou depois das compras?)
- Lembretes manuais e esquecidos
- Rejeições sem um motivo útil para corrigir
- Nenhuma visão de conjunto dos processos pendentes
Fluxos de validação no DocPilot
Depois da extração e da confirmação da ficha, o contrato entra num circuito: etapas, validadores, notificações. Validação ou rejeição fundamentada a partir da web ou do telemóvel. Cada ação fica registada.
Saiba mais sobre como funciona o DocPilot ou consulte a documentação.
Funcionalidades ao serviço da validação
Notificações e fila de espera
Cada validador vê o que tem pendente; os lembretes deixam de depender de um acompanhamento em Excel.
Rejeição fundamentada
Um comentário estruturado evita idas e voltas pouco claras e acelera a correção.
Validação móvel
Aprovar um aditamento a partir do comboio ou das instalações de um cliente, sem perder o rasto.
Exemplos de circuitos
Limiar consoante o montante
Abaixo de X €: só compras. Acima: jurídico e depois direção.
NDA e contratos-padrão
Circuito curto para os modelos já enquadrados, circuito longo para as exceções.
Aditamentos urgentes
Priorização na fila e validação móvel para não bloquear uma operação.
Mais cenários concretos no blog DocPilot.
Benefícios
- Responsabilidades explícitas em cada etapa
- Prazos de validação mensuráveis
- Prova de quem decidiu, útil numa auditoria
- Menos bloqueios devidos a ausências (visibilidade + telemóvel)
FAQ
Perguntas frequentes
É possível ter vários circuitos de validação?
Sim. Define fluxos de trabalho adaptados aos tipos de documentos ou às regras internas (montante, natureza do contrato, etc.).
O que acontece em caso de rejeição?
A rejeição é registada com um motivo. O documento pode ser corrigido e reenviado para o circuito, de acordo com a sua organização.
Todos os validadores precisam de ter uma conta?
Sim, os intervenientes do circuito são utilizadores do espaço da organização, com as permissões adequadas.
Como definir prioridades sem Excel?
As filas de espera, os estados e os metadados (montante, prazo) permitem tratar primeiro o que é crítico — sem folha de cálculo paralela.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- ComprasAcompanhe contratos de fornecedores, notas de encomenda e orçamentos: extração dos prazos, circuitos compras–jurídico–finanças, notificações e pesquisa. DocPilot para as Compras.
- FinançasCentralize faturas, orçamentos, notas de despesa e comprovativos de IBAN, extraia montantes e partes, valide em workflow e pesquise sem Excel. DocPilot para as finanças.
Guias práticos
Métodos passo a passo para avançar de forma concreta.
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- Gerir contratosGuia prático para gerir os contratos da empresa: repositório, aprovação, prazos e arquivo. Método, etapas, erros a evitar e checklist.
- Acompanhar os prazosGuia para acompanhar os prazos e pré-avisos dos contratos: calendário partilhado, responsabilidades, alertas. Etapas, erros a evitar e DocPilot.
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- Validação lentaValidações bloqueadas nos e-mails, sem responsável nem prazo. O DocPilot formaliza os circuitos, notifica os validadores e mostra o estado em tempo real.
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