Receção unificada
Carregamento na web, e-mail de receção ou telemóvel: o documento entra no mesmo circuito.
Fluxo de validação
Um fluxo de validação claro, da receção ao arquivo
Um documento recebido só é útil se percorrer um circuito fiável: quem o analisa, a quem é atribuído, quem valida, quem é notificado, onde é arquivado. O DocPilot formaliza este percurso num fluxo de trabalho único, visível e rastreável — sem cadeias de e-mails improvisadas.
Percurso típico
Seis etapas, um único processo
O mesmo documento passa pela receção, análise, atribuição, validação, notificação e arquivo — sem mudar de ferramenta.
01
Documento recebido
Entrada única
02
Análise
OCR + IA
03
Atribuição
Encaminhamento
04
Validação
Decisão
05
Notificação
Alertas
06
Arquivo
Pesquisa
Simulação DocPilot
Demonstração interativa do workflow
Lance o circuito: a simulação para na validação — cabe-lhe decidir para avançar para a notificação e o arquivo.
Demonstração interativa
Receção → análise → atribuição → validação → notificação → arquivo
Receção
PDF enviado por e-mail de receção
Análise
OCR + extração por IA
Atribuição
Encaminhamento para Compras
Validação
Decisão humana
Notificação
Alerta aos intervenientes
Arquivo
Processo pesquisável
Etapa 1 / 6
Documento recebido
PDF enviado por e-mail de receção
contrat_nordlog_2026.pdf
Por e-mail · inbound@docpilot.app
Registo do circuito
- A aguardar o início…
Pronto para ilustrar o workflow DocPilot.
Quando o « fluxo de trabalho » se resume a uma caixa de correio
Sem etapas formalizadas, cada documento volta ao mesmo caos: anexo, lembrete, esquecimento. Ninguém vê o estado nem o próximo responsável.
- Documento recebido mas nunca realmente tratado
- Análise e classificação feitas « a olho »
- Atribuição pouco clara: quem tem a responsabilidade?
- Validação verbal sem rasto, notificações manuais, arquivo aleatório
Seis etapas, um único processo
O DocPilot encadeia receção → análise (OCR / IA) → atribuição → validação → notificação → arquivo. O mesmo processo reúne o ficheiro, a ficha, o estado e o registo de ações.
Veja também o glossário: workflow, a página validação de contratos ou o guia automatizar a validação.
O que o fluxo de trabalho DocPilot cobre
Análise assistida
O OCR e a extração por IA propõem o tipo, as partes, os montantes e as datas — a confirmar antes de avançar.
Atribuição direcionada
O validador certo (pessoa, função ou departamento) segundo as suas regras de negócio.
Validação rastreada
Aprovar ou rejeitar com motivo; cada decisão fica registada com data e hora no processo.
Notificações
Os intervenientes são alertados na atribuição e nas mudanças de estado — sem Excel de lembretes.
Arquivo pesquisável
Depois de validado, o documento continua fácil de encontrar, com a respetiva ficha e histórico.
Casos de utilização do circuito
Contratos e aditamentos
Jurídico e depois direção consoante o montante; notificação das partes interessadas; arquivo da versão assinada.
Documentos administrativos
Receção → classificação → validação pela chefia → notificação aos RH / administração → arquivo.
Fornecedores e compras
Encaminhamento para compras / jurídico, validação móvel, prova de auditoria no processo.
Benefícios
- Estado visível em cada etapa do percurso
- Responsável identificável sem o lembrete « em que ponto está »
- Decisões comprováveis em caso de auditoria
- Menos documentos perdidos entre caixas de correio e pastas
FAQ
Perguntas frequentes
Qual é a diferença em relação a uma simples validação de contratos?
A página de validação de contratos detalha os circuitos de negócio (funções, rejeições, limiares). Aqui, visualiza-se o percurso documental completo — da receção ao arquivo — aplicável a contratos e a outros documentos.
São necessárias seis etapas para cada documento?
Não. O esquema ilustra o percurso-tipo. Configura circuitos mais curtos ou mais longos consoante o tipo, o montante ou o departamento.
A análise é obrigatória antes da validação?
A extração por IA acelera o preenchimento da ficha; o utilizador confirma os campos essenciais. Sem confirmação, o fluxo de trabalho não avança com dados não verificados.
Quem recebe as notificações?
O validador atribuído e, consoante a configuração, os intervenientes do processo (requerente, departamento, direção). Os alertas acompanham o estado do fluxo de trabalho.
Soluções por área
Páginas adaptadas às prioridades de cada equipa.
- AdministraçãoCentralize correspondência, atas, Kbis, declarações e documentos transversais: captura por e-mail, OCR, classificação, workflows e pesquisa. DocPilot para a administração.
- Departamento jurídicoCentralize NDA, contratos e adendas, extraia as cláusulas-chave, valide em circuito e arquive com histórico. DocPilot para as equipas jurídicas.
- Recursos humanosCentralize contratos de trabalho, recibos de vencimento, documentos de identificação e declarações: OCR, validação de RH, acesso por funções e pesquisa. DocPilot para os recursos humanos.
Guias práticos
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